Freigegebene Postfächer in Office 365 einrichten

    Freigegebenes Postfach in Exchange Wie unter der On-prem-Version von Exchange ist es auch in Office 365 möglich, freigegebene Post­fächer einzu­richten. Sie haben dort die gleiche Funktion und können etwa ge­nutzt werden, um ein info@-Postfach anzulegen. Die Verwaltung und die Rechte­vergabe erfolgen hier aber etwas anders.

    Angelegt werden kann ein frei­gegebenes Postfach entweder wie gewohnt über das Web-basierte ECP von Exchange Online oder im Office 365 Admin Center. Letzteres ist wahrscheinlich die einfachere Methode. Dazu wechselt man unter Gruppen zu Freigegebene Postfächer.

    Der Befehl ist für die meisten Anwender vermutlich nicht auf Anhieb zu finden, weil er rein logisch hier nicht hinpasst. Dies dürfte die größte Hürde für diese Variante sein.

    Der Befehl zum Anlegen einer Shared Mailbox über das Microsoft 365 Admin Center findet sich unter 'Gruppen'.

    Im ersten Schritt gibt man den Namen des Postfachs und die Mail-Adresse ein, wobei man hier die Domäne über ein Pulldown-Menü auswählen kann, wenn mehrere davon zur Verfügung stehen.

    Eingeben des Namens und der Mail-Adresse für das neue freigegebene Postfach

    Nach dem Klick auf Hinzufügen wird das Postfach angelegt. Weitere Einstellungen und Berech­tigungen können Sie nun im nächsten Durchgang bearbeiten. Die Links dafür finden sich auf der Folgeseite, die nach dem Hinzufügen angezeigt wird.

    Nach dem Anlegen der Mailbox zeigt der Wizard die Links zu ihrer weiteren Konfiguration.

    Einer davon lautet "Mitglieder zu diesem Postfach hinzufügen". Damit ordnet man der Mailbox Benutzer­konten zu, welche Berech­tigungen erhalten sollen. Über Suche kann man die Liste der angezeigten Accounts einschränken.

    Mitglieder zur neu erstellen Shared Mailbox hinzufügen

    Die nachfolgende Bestätigung weist darauf hin, dass es bis zu einer Stunde dauern kann, bevor die Änderung in Outlook sichtbar wird.

    Die neuen Mitglieder einer Shared Mailbox müssen sich erst noch etwas gedulden.

    Wichtig zu wissen ist, dass jene User, die wir gerade hinzugefügt haben, per Vor­einstellung alle Rechte am Postfach erhalten, also Vollzugriff/Senden als. Beendet man aber diesen Wizard und öffnet das freige­gebene Postfach nochmals, so bekommt man die Möglichkeit, die Berech­tigungen anzupassen.

    Berechtigungen der Mitglieder eines freigegebenen Postfachs bearbeiten

    Es können von hier aus ebenfalls User hinzugefügt oder entfernt werden.

    Liste der für die Mailbox vergegebenen Rechte

    Geht man einen Schritt zurück in die Übersicht des Postfachs, so sind dort weitere Einstellungen vorgesehen. So kann man zum Beispiel unter E-Mail => Apps bestimmen, mit welchen Clients und über welche Protokolle auf das Postfach zugegriffen werden darf.

    Clients und Protokolle, die auf das Postfach zugreifen dürfen, lassen sich einschränken.

    Postfach über Exchange ECP anlegen

    Alternativ kann man, wie bereits erwähnt, ein Postfach natürlich auch über die Exchange Online ECP anlegen. Hier sieht der Wizard so aus, wie man ihn vom Exchange im eigenen Haus kennt.

    Anlegen eines neues freigegebenen Postfachs aus der Exchange ECP

    Auch die weitere Konfiguration des Postfachs, darunter die Vergabe von Berechtigungen, ist genau gleich wie in der On-prem-Version.

    Rechteverwaltung für die Shared Mailbox über die ECP von Exchange Online

    Wer also lieber auf die gewohnten Mittel für das Erstellen und Verwalten von Postfächern zurückgreift, kann dies in Exchange Online ohne Einschränkungen tun.

    2 Kommentare

    Bild von Michael
    Michael sagt:
    10. Juli 2019 - 20:58

    Hallo,

    Sehr guter Artikel.
    Welche Rechte können auf das Postfach vergeben werden?

    Schön wäre auch, wenn man nur Ordner eines bestimmten Typs anzeigen könnte. Z.B. Nur Ordner vom Typ Mail.

    Beste Grüße
    Michael

    Bild von Roland
    Roland sagt:
    11. Juli 2019 - 7:36

    Hallo Michael,
    am besten verwendet du auch hier wieder die Powershell, wenn du unterschiedliche Rechte und z.B. unterschiedlichen Ordnernrechte vergeben möchtest.
    Wie das genau geht, habe ich in verschiedenen Artikel von mir hier im Blog beschrieben.
    Grüße
    Roland