IMAP-Postfächer nach Exchange migrieren

Office 365 bietet die Möglich­keit, Post­fächer von anderen Mail-Systemen über das IMAP-Protokoll nach Exchange zu über­nehmen. Mit dieser Funktion um­geht man lang­wierige Migrations­wege, bei denen alle E-Mails manu­ell in eine PST-Datei herunter­geladen und dann in ein Exchange-Postfach impor­tiert werden.

Eine Migration von E-Mails steht typischer­weise an, wenn Unternehmen von einem anderen Provider zu Office 365 wechseln. Ein weiterer Anlass ist die Übernahme oder die Fusion von Firmen, die unter­schiedliche Systeme einsetzen.

Keine Migration von Kalendern und Aufgaben

Aktuell steht das Tool für den Umzug von E-Mails nach Exchange nur unter Office 365, aber nicht bei On-Prem-Installationen zur Verfügung. Firmen, die Exchange im Hybrid­modus betreiben, können aber die Postfächer nach dem Import der Mails in O365 auf das lokale Exchange verschieben.

Allerdings lassen sich per IMAP nicht komplette Postfächer umziehen, vielmehr beschränkt sich die Migration auf die Nachrichten. Aufgaben, Kalender­einträge oder Ähnliches werden nicht berück­sichtigt und müssen ggf. manuell ex- und importiert werden. Das Gros der Daten machen aber meistens die Mails aus.

Wichtig: Es sollte auf dem Exchange-Server bereits ein Postfach vorhanden sein, in welches später die E-Mails per IMAP übertragen werden. Zudem sollte darauf geachtet werden, dass das zu migrierende Postfach auch wirklich per IMAP ansprechbar ist. Es kommt vor, dass bei einigen Providern der IMAP-Dienst per Vor­einstellung abgeschaltet ist und erst aktiviert werden muss.

Das Tool für die IMAP-Migration findet sich in der Exchange ECP unter Empfänger => Migration. Dort muss man nun auf das kleine Pluszeichen (+) klicken und Zu Exchange Online migrieren auswählen.

Hier werden nun verschiedene Möglichkeiten angezeigt, wie Postfächer übernommen werden können. Man sieht dabei auch sehr deutlich, dass Microsoft bemüht ist, Unter­nehmen von alten Exchange-Versionen auf Office 365 umzustellen.

Für IMAP wählen wir hier den untersten Punkt "IMAP Migration (von Exchange und anderen E-Mail-Systemen unterstützt)".

Im nächsten Fenster muss man die Liste der Postfächer, welche migriert werden sollen, über eine CSV-Datei bereit­stellen. Über den Link Weitere Informationen erhält man Details zum Aufbau einer solchen CSV-Datei sowie ein Beispiel, an dem man sich orientieren kann.

Achtung: Die CSV-Datei beinhaltet zum einen das Zielpostfach auf dem Exchange-Server und zum anderen das IMAP-Postfach nebst Passwort.

Im nächsten Schritt spezifiziert man den IMAP-Server, von dem die Mails über­nommen werden sollen, also zum Beispiel "imap.1und1.de", "imap.strato.de", o.ä.

Anschließend vergibt man für den Migrationsbatch einen beliebigen Namen. Zudem können Ordner vom Umzug ausgeschlossen und gewisse Grenz­werte eingegeben werden. Als Ausnahmen kämen etwa Gelöschte Elemente oder der Spam-Folder in Frage.

Im letzten Schritt legt man bei Bedarf noch fest, wann der Task laufen und wer darüber benachrichtigt werden soll.

Der Task wird nun auf der Seite Migration angezeigt und beginnt gleich mit dem Transfer, wenn man Batch automatisch starten gewählt hat. Dazu wird die Mailbox einmal initial übertragen und danach gleicht Exchange täglich die Unterschiede zwischen dem Quell- und Zielpostfach ab.

Sollte die Migration soweit abgeschlossen sein und es wurden alle Daten übertragen, dann lassen sich die Postfächer auf dem Exchange-Server produktiv nutzen. In diesem Fall müssen der MX, CNAME und andere DNS-Einträge des IMAP-Postfachs auf den Exchange-Server geändert werden, so dass ins IMAP-Postfach keine E-Mails mehr eingehen.