MailTips: Infos beim Erstellen einer E-Mail in Outlook einblenden

Mit E-Mail-Infos können Admins die Benutzer beim Ver­fassen einer neuen Nach­richt unter­stützen. Die User werden damit auf even­tuelle Probleme und Gefahren vor dem Versand hinge­wiesen. Dank dieser Hin­weise können die Anwender ihre Mails ent­sprechend an­passen und so auch Anrufe beim Helpdesk vermeiden.

E-Mail-Infos ("MailTips") sind als Web-Dienst sowohl in Exchange Online als auch in einem lokalen Exchange Server integriert. Wenn ein Benutzer eine Nachricht erstellt, verbindet sich Outlook per Web-Dienst mit dem Server, um Kontext­informationen für die Mail abzurufen.

Vorgegebene MailTips für bestimmte Bedingungen

Als Auslöser fungieren bestimmte Aktionen des Benutzers, nämlich das Hinzufügen eines Empfängers oder eines Anhangs, der Klick auf Antworten oder Allen antworten oder das Öffnen einer Nachricht aus dem Entwurfs­ordner, wenn diese bereits an einen Empfänger adressiert ist.

So erfährt der Mail-Client etwa, dass ein Verteiler sehr viele Mitglieder hat. Wenn der User über die Schaltfläche Allen Antworten seine Mail versehentlich an eine solch große Gruppe von Empfängern verschicken würde, dann lässt sich das durch ein MailTip vermeiden.

Ähnliches gilt, wenn sich unter den Empfängern einer Antwort auch Adressen von außerhalb der Organisation befinden und sie die Nachricht nicht erhalten sollen, weil ihr Inhalt nur für intern bestimmt ist.

Unnötiger Aufwand lässt sich auch vermeiden, wenn die eingegebene Adresse des Empfängers ungültig ist. Sie käme in diesem Fall als unzustellbar zurück. All diese Beispiele kommen Tag täglich in Unternehmen vor und können zu unerwünschten Ergebnissen oder sogar rechtlichen Konsequenzen führen.

Folgende MailTips sind in Outlook sowie in Outlook im Web (OWA) verfügbar (zum Teil auch im Outlook Mobil Client):

Limitierungen

Bei den E-Mail-Infos gibt es aber auch ein paar Einschränkungen. Da der Client für sie immer eine Verbindung zum Server braucht, funktionieren sie im Offline-Modus nicht. Bei Verteiler­gruppen werden die MailTips der einzelnen Empfänger nicht mit angezeigt, es sei denn es handelt sich um einen externen Empfänger.

Wenn eine Nachricht an mehr als 200 Empfänger geht, dann blendet der Client die E-Mail-Infos ebenfalls nicht ein. Exchange Online zeigt MailTips derzeit nur bis zu 1000 Zeichen an und benutzer­definierte Infos sind auf 175 Zeichen begrenzt.

Wenn der Absender damit beginnt, eine E-Mail zu erstellen und diese längere Zeit offen lässt, ohne sie zu verschicken (etwa, weil er in seiner Arbeit unterbrochen wurde), dann fragt Outlook die E-Mail-Infos für "automatische Antwort" und "Postfach voll" nur alle zwei Stunden ab.

MailTips konfigurieren

Die E-Mail-Infos werden zentral via PowerShell auf Exchange (Online oder on-prem) aktiviert. Die folgenden Beispiele beziehen sich auf die Online-Version, das Vorgehen ist für einen lokalen Exchange Server bis auf den Befehl für den Verbindungs­aufbau gleich.

Zuerst stellt man die Verbindung zu Exchange-Online her:

Connect-ExchangeOnline

Mit dem Befehl

Set-OrganizationConfig -MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled $true

aktiviert man die E-Mail-Infos.

Überprüft werden kann die Einstellung anschließend mit

Get-OrganizationConfig | select MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled

Damit ist die Konfiguration auch schon abgeschlossen. Das Feature sollte sofort greifen.

Individuelle Infos konfigurieren

Neben den durch Microsoft vorgegebenen MailTips kann man auch noch eigene erstellen. Sie dienen eigentlich nur dazu, Empfänger (Postfächer, Verteilergruppen, Kontakte, etc.) mit einer Beschreibung zu versehen:

Set-Mailbox "Help Desk" -MailTip "Der User-Support wird sich in Kürze bei Ihnen melden"

Für andere Typen von Empfängern müsste man die entsprechenden Cmdlets verwenden, beispiels­weise Set-MailUser oder Set-DistributionGroup.