Mail-Adressen für mehrere Domänen in Exchange bereitstellen

    Exchange E-Mail-AdressrichtlinienIn vielen Unter­nehmen gibt es die Anforderung, Mail-Adressen mit verschiedenen SMTP-Suffixen (zum Beispiel @contoso.com) einzu­richten, etwa wenn es für Tochter­gesell­schaften eigene Domänen gibt. In Exchange lässt sich dies über Richt­linien mit eigenen Filter­eigen­schaften für verschiedene User-Gruppen realisieren.

    Für jede Domäne einen eigenen Mail-Server aufzusetzen, wäre zu aufwändig und teuer. Zum Glück lässt sich das durch eine ent­sprechende Konfiguration von Exchange vermeiden. Grund­voraus­setzung dafür ist, dass die betreffenden Domains auf dem Exchange-Server als Akzeptierte Domänen eingerichtet wurden.

    Akzeptierte Domäne hinzufügen

    Dies lässt sich wie folgt über das Exchange Admin Center umsetzen:

    Unter Nachrichtenfluss => Akzeptierte Domänen klickt man auf das kleine Plus (+), um eine neue akzeptierte Domäne hinzuzufügen.

    Neue akzeptierte Domäne im Exchange Admin Center hinzufügen

    Im darauf­folgenden Fenster kann diese dann eingetragen werden. Der Name hat keine praktische Auswirkung, er dient nur der Übersicht in der Konsole. Im Feld Akzeptierte Domäne sollte die betreffende Domäne exakt so eingetragen werden, wie sie später die User als SMTP-Domäne erhalten.

    Einstellungen der neuen akzeptierten Domäne bearbeiten

    Unter Diese akzeptierte Domäne ist können noch verschiedene Eigenschaften ausgewählt werden. Da dieser Mail-Server für diese Domäne zuständig sein und alle E-Mails für sie verwalten soll, setzen wir hier den Schalter auf Autoritativ (dies ist der Default).

    Dieser Schritt ist damit abgeschlossen, die Domäne sollte nun in der Übersicht in der Exchange-Konsole erscheinen.

    Nach dem erfolgreichen Hinzufügen der neuen akzeptierten Domäne taucht diese in der Übersicht auf.

    Neue E-Mail-Adressrichtlinie einrichten

    Die nächste Aufgabe besteht darin, eine E-Mail-Adressrichtlinie zu konfigurieren. Dazu folgen wir dem gleichnamigen Menüpunkt unter Nachrichtenfluss.

    Bei einer frischen Exchange-Installation ist dort immer die Default Policy enthalten, welche, wenn noch keine weiteren Richtlinien definiert wurden, allen Benutzern erstmal die lokale AD-Domäne verpasst.

    Auf einem frisch installierten Exchange-Server existiert als Adressrichtlinie nur die Default Policy.

    Neue Richtlinien kann man auch hier wieder mit dem kleinen Plus (+) hinzufügen.

    Im Konfigurations­fenster der neuen Richtlinie legt man danach die verschiedenen Einstellungen fest. Der Name der Richtlinie vereinfacht wieder ihr Auffinden und ihre Zuordnung.

    Name für die neue E-Mail-Adressrichtlinie vergeben

    Im Feld E-Mail-Adressformat wird die vorhin angelegte Domäne ausgewählt, zudem kann man bestimmen, nach welchem Muster aus Vorname, Name oder Initialen die Mail-Adresse der User aufgebaut wird.

    Adressformat für die neue E-Mail-Adressrichtlinie-festlegen

    Sollte unter E-Mail-Adressformat nicht das richtige dabei sein, so kann man unter Benutzerdefinierte Adresstypen ein eigenes definieren.

    Im Bereich Empfängertypen kann man nun entscheiden, wer denn die neuen E-Mail-Adressen bekommt. Wichtig dabei ist, dass die Filter­optionen stimmen. Diese erstellt man über die Schaltfläche Regel hinzufügen.

    Empfängertypen für die neue Mail-Adressrichtlinie auswählen und neue Regel erstellen

    Besagt beispielsweise die Regel, dass alle Empfänger­typen, welche der Firma Company C angehören, diese neue E-Mail-Adresse erhalten, dann ist notwendig, das Attribut Firma im Active Directory bei den ent­sprechenden Usern und Gruppen sorgfältig zu pflegen. Andernfalls kommt es zu Unstimmig­keiten.

    Die neue Mail-Adressrichtlinie wird den Benutzern über eine Regel zugeordnet.

    Zu guter Letzt kann man die Adressrichtlinie noch überprüfen, bevor man sie auf die entsprechenden User anwendet. Dies geht über den kleinen Link Vorschau der Empfänger anzeigen, für die diese Richtlinie gilt (ganz unten im Fenster).

    Die Vorschau zeigt in unserem Beispiel zwei Konten, die von den neuen Regel betroffen wären.

    Die Richtlinie kann nun mit einem Klick auf Speichern geschlossen werden, dabei erscheint ein Hinweis, wonach die Richtlinie noch nicht aktiv ist.

    Mit einem Klick auf den Link Anwenden wird die Richtlinie für die User, welche vorhin in der Vorschau zu sehen waren, scharf geschaltet. Sie wirkt sich auch automatisch auf weitere Benutzer aus, welche neu auf dem Exchange-Server hinzu­kommen oder die in unserem Beispiel zur Firma Company C wechseln.

    Die neue Mail-Adressrichtlinie muss erst explizit angewendet werden, um für alle User zu greifen.

    Wenn man die Richtlinie nicht sofort anwenden möchte, weil sie etwa zur Vorbereitung einer Firmen­gründung angelegt wurde, so greift sie trotzdem, sobald sich ab nun bei einem User das Feld Firma ändert (in unserem Beispiel auf Company C) - auch wenn der Status weiterhin auf Nicht angewendet steht. Gleiches gilt, wenn neue Benutzer auf dem Exchange-Server dazukommen, welche dem Filter dieser Adress­richtlinie entsprechen.

    In unserem Beispiel haben die beiden User nach dem Anwenden der Richtlinie ihre korrekten E-Mail-Adressen erhalten.

    Nach Anwenden der neuen Mail-Adressrichtlinie erhalten die von der Regel betroffenen User eine neue Mail-Adresse.

    Wechsel der Mail-Adresse

    Zu guter Letzt stellt sich noch die wichtige Frage, was passiert, wenn ein User die Firma wechselt. Was geschieht dann mit seiner alten Mail-Adresse?

    Sie würde als sekundäre Adresse stehen bleiben. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel Kunden den Mitarbeiter immer noch unter seiner alten Adresse erreichen können und die Kontakt­daten des Users nicht sofort überall aktualisiert werden müssten.

    Nach dem durch die Richtlinie erzwungenen Wechsel der Mail-Adresse bleibt die alte Adresse als sekundäre erhalten.

    Gleiches gilt auch, wenn der User beispielsweise bisher nur seine Initialen verwendet hat, also etwa HM@smartsocke-online.de, und nun auf das Schema Vor.Nachname wechseln möchte. Auch hier bleibt die alte E-Mail-Adresse als sekundäre bestehen und kann weiterhin Nachrichten empfangen.

    5 Kommentare

    Timbo sagt:
    6. Januar 2020 - 17:13

    Hi,

    "so greift sie trotzdem, sobald sich ab nun bei einem User das Feld Firma ändert".
    Das ist meiner Ansicht nach nicht eindeutig. Wenn das Feld Firma geändert wird passiert weiter erstmal nichts. Die E-Mail-Adressrichtlinie wird erst dann angewendet wenn ein Set-Mailbox ausgeführt wird oder die E-Mail-Adressrichtlinie 'angewendet' wird (oder ein neues Postfach angelegt wird).

    LG
    Timbo

    21. Februar 2020 - 8:08

    Hallo,
    den Artikel finde ich sehr hilfreich. Nur bleiben mir dabei noch 2 Fragen offen:
    1. Wie viele Mailboxen und Adressbücher hat der User?
    2. Kann der User auswählen, unter welchem account Mails verschickt werden, sprich welche Mail-Adresse als Absender auftaucht?

    Vielen Dank und einen schönen tag noch!

    MfG
    A. Möller

    Roland sagt:
    21. Februar 2020 - 8:13

    Hallo Herr/Frau Möller,
    zu 1, Der User hat weiterhin nur ein Postfach, es wird nur eine weitere Adresse hinzugefügt unter der das Postfach zu erreichen ist. Bei den Adressbüchern kommt es auf Ihre Adressbuchrichtlinien an.
    zu 2, Nein das geht nur über Zusatzaddins für Outlook. Microsoft selbst bietet hier leider soweit ich weiß nichts vernünftiges an. Schauen Sie sich hierzu z.B. den Aliasmanager von Exclaimer an.
    Beste Grüße
    Roland Eich

    21. Februar 2020 - 11:48

    Hallo,

    vielen Dank für die schnelle Antwort. Dieser Aliasmanager macht auf den ersten Blick einen guten Eindruck. Ich glaube, ich werde ihn mal testen.

    Andreas Möller

    Roland sagt:
    21. Februar 2020 - 14:22

    Hallo Herr Möller,
    sehr gerne. Ich habe den Aliasmanager bereits erfolgreich auf einer größeren Umgebung mit über 1500 Usern einsetzen können.
    Dies lief ohne große Probleme. Ich meine, die Berechtigung ist auch per Gruppe möglich so brauchen Sie nicht für alle aktiven Postfächer eine Lizenz erwerben.

    Falls Sie nicht mit dem Aliasmanager arbeiten möchten, so habe ich hier auf Windowspro auch eine "Alternative" veröffentlicht. Dies muss dann allerdings über Gruppen o.ä. dargestellt werden, ist etwas mehr "Gebastel" dafür dann aber ohne zusätzliche Addins oder Lizenzkosten.
    Beste Grüße
    Roland Eich