Mail-Adressen für mehrere Domänen in Exchange bereitstellen

Dies lässt sich wie folgt über das Exchange Admin Center umsetzen:

Unter Nachrichtenfluss => Akzeptierte Domänen klickt man auf das kleine Plus (+), um eine neue akzeptierte Domäne hinzuzufügen.

Im darauf­folgenden Fenster kann diese dann eingetragen werden. Der Name hat keine praktische Auswirkung, er dient nur der Übersicht in der Konsole. Im Feld Akzeptierte Domäne sollte die betreffende Domäne exakt so eingetragen werden, wie sie später die User als SMTP-Domäne erhalten.

Unter Diese akzeptierte Domäne ist können noch verschiedene Eigenschaften ausgewählt werden. Da dieser Mail-Server für diese Domäne zuständig sein und alle E-Mails für sie verwalten soll, setzen wir hier den Schalter auf Autoritativ (dies ist der Default).

Dieser Schritt ist damit abgeschlossen, die Domäne sollte nun in der Übersicht in der Exchange-Konsole erscheinen.

Neue E-Mail-Adressrichtlinie einrichten

Die nächste Aufgabe besteht darin, eine E-Mail-Adressrichtlinie zu konfigurieren. Dazu folgen wir dem gleichnamigen Menüpunkt unter Nachrichtenfluss.

Bei einer frischen Exchange-Installation ist dort immer die Default Policy enthalten, welche, wenn noch keine weiteren Richtlinien definiert wurden, allen Benutzern erstmal die lokale AD-Domäne verpasst.

Neue Richtlinien kann man auch hier wieder mit dem kleinen Plus (+) hinzufügen.

Im Konfigurations­fenster der neuen Richtlinie legt man danach die verschiedenen Einstellungen fest. Der Name der Richtlinie vereinfacht wieder ihr Auffinden und ihre Zuordnung.

Im Feld E-Mail-Adressformat wird die vorhin angelegte Domäne ausgewählt, zudem kann man bestimmen, nach welchem Muster aus Vorname, Name oder Initialen die Mail-Adresse der User aufgebaut wird.

Sollte unter E-Mail-Adressformat nicht das richtige dabei sein, so kann man unter Benutzerdefinierte Adresstypen ein eigenes definieren.

Im Bereich Empfängertypen kann man nun entscheiden, wer denn die neuen E-Mail-Adressen bekommt. Wichtig dabei ist, dass die Filter­optionen stimmen. Diese erstellt man über die Schaltfläche Regel hinzufügen.

Besagt beispielsweise die Regel, dass alle Empfänger­typen, welche der Firma Company C angehören, diese neue E-Mail-Adresse erhalten, dann ist notwendig, das Attribut Firma im Active Directory bei den ent­sprechenden Usern und Gruppen sorgfältig zu pflegen. Andernfalls kommt es zu Unstimmig­keiten.

Zu guter Letzt kann man die Adressrichtlinie noch überprüfen, bevor man sie auf die entsprechenden User anwendet. Dies geht über den kleinen Link Vorschau der Empfänger anzeigen, für die diese Richtlinie gilt (ganz unten im Fenster).

Die Richtlinie kann nun mit einem Klick auf Speichern geschlossen werden, dabei erscheint ein Hinweis, wonach die Richtlinie noch nicht aktiv ist.

Mit einem Klick auf den Link Anwenden wird die Richtlinie für die User, welche vorhin in der Vorschau zu sehen waren, scharf geschaltet. Sie wirkt sich auch automatisch auf weitere Benutzer aus, welche neu auf dem Exchange-Server hinzu­kommen oder die in unserem Beispiel zur Firma Company C wechseln.

Wenn man die Richtlinie nicht sofort anwenden möchte, weil sie etwa zur Vorbereitung einer Firmen­gründung angelegt wurde, so greift sie trotzdem, sobald sich ab nun bei einem User das Feld Firma ändert (in unserem Beispiel auf Company C) - auch wenn der Status weiterhin auf Nicht angewendet steht. Gleiches gilt, wenn neue Benutzer auf dem Exchange-Server dazukommen, welche dem Filter dieser Adress­richtlinie entsprechen.

In unserem Beispiel haben die beiden User nach dem Anwenden der Richtlinie ihre korrekten E-Mail-Adressen erhalten.

Wechsel der Mail-Adresse

Zu guter Letzt stellt sich noch die wichtige Frage, was passiert, wenn ein User die Firma wechselt. Was geschieht dann mit seiner alten Mail-Adresse?

Sie würde als sekundäre Adresse stehen bleiben. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel Kunden den Mitarbeiter immer noch unter seiner alten Adresse erreichen können und die Kontakt­daten des Users nicht sofort überall aktualisiert werden müssten.

Gleiches gilt auch, wenn der User beispielsweise bisher nur seine Initialen verwendet hat, also etwa HM@smartsocke-online.de, und nun auf das Schema Vor.Nachname wechseln möchte. Auch hier bleibt die alte E-Mail-Adresse als sekundäre bestehen und kann weiterhin Nachrichten empfangen.