Tags: Microsoft 365, Collaboration
Wenn Mitarbeiter eines Unternehmens nach einem freien Termin für ein Meeting suchen, dann genügt Ihnen die Free/Busy-Funktion von Outlook und Exchange. Anders sieht es bei der firmenübergreifenden Terminvereinbarung aus. Hier springt Microsoft mit dem kostenlosen FindTime für Office 365 ein.
Wenn Benutzer ein Meeting oder ein Event planen, dann müssen sie in der Regel erst herausfinden, wann alle Teilnehmer Zeit haben. In Outlook bemüht man dafür den Terminplanungsassistenten. Er eignet sich vor allem für die Terminsuche in überschaubaren Gruppen.
Das bekannteste Tool, auf das sowohl Unternehmen als auch private Personen bei der Terminplanung für Events setzen, ist ohne Zweifel jenes von Doodle.com. Microsoft hat mit FindTime ein ähnliches Werkzeug entwickelt. Sein Schwerpunkt liegt aufgrund der Integration mit Office 365 allerdings mehr im Business als im privaten Bereich.
FindTime wird als Add-In für Outlook installiert, allerdings nur von den Benutzern, die zu einem Meeting einladen möchten. Sie benötigen zudem ein Office-365-Konto. Anderen Teilnehmern reicht eine beliebige Mail-Adresse.
Für die Installation des Add-Ins geht man wie folgt vor: Im Menüband unter Start klickt man ganz rechts auf den Button Add-Ins abrufen.
Daraufhin öffnet sich nun der Store von Microsoft AppSource, in dem nach "FindTime" sucht.
Um das Add-In zu installieren, klickt man auf den Link Jetzt holen. Anschließend muss man sich mit einem Microsoft-Konto anmelden.
Das Add-In wird in der OWA hinterlegt und dann via Outlook abgerufen. Es ist jetzt somit in beiden Umgebungen verfügbar, sowohl in OWA als auch im lokalen Outlook.
Um das Feature zu nutzen, erstellt man eine neue Nachricht. Der Mail-Editor enthält nun im Menüband ganz rechts ein Symbol für FindTime. Beim ersten Aufruf ist die nochmalige Anmeldung mit dem Microsoft-Konto erforderlich, um dieses mit dem Service zur Terminfindung zu verknüpfen.
Besprechung organisieren
Um ein Meeting oder ein anderes Ereignis zu organisieren, öffnet man eine neue E-Mail und fügt die Teilnehmer hinzu, welche an der Veranstaltung teilnehmen sollen.
Eine Übersicht über freie und geblockte Zeiten erhält man über Uhrzeit unter Sortieren nach. Im oberen Screenshot ist zu sehen, dass einige Mitglieder, deren Kalender einsehbar sind, am 14.01.2020 zu bestimmten Terminen keine Zeit haben.
Klickt man auf den Link Verfügbarkeit, dann zeigt FindTime die Zeiten an, zu denen alle Mitglieder verfügbar sind.
Aus dieser Liste wählt man nun eine passende Zeit aus fährt mit Weiter fort.
Im nächsten Fenster erwartet das Add-In die Eingabe des Veranstaltungsorts. Unter Besprechungseinstellungen finden sich die im Screenshot ersichtlichen Optionen, die man jeweils ein- oder ausschalten kann.
Mit dem Befehl In E-Mail einfügen kann das Event nun abgeschickt werden.
Der Empfänger klickt in der ihm zugeschickten Nachricht auf Select options, um den Termin einzusehen und den bevorzugten Zeitpunkt zu bestätigen oder gänzlich abzusagen.
Natürlich sollte man bei der ganzen Aktion nicht vergessen, den Termin auch in Outlook zu hinterlegen. Dies muss der jeweilige User offenbar selbst machen, eine automatische Übernahme von FindTime-Terminen in den Outlook-Kalender konnte ich nicht entdecken.
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Roland Eich ist gelernter Fachinformatiker für Systemintegration und in der IT seit über 14 Jahren zu Hause. Roland deckt aufgrund seiner Erfahrungen ein breites Spektrum der Microsoft-Produktpalette ab.Zudem besitzt er verschiedene Zertifizierungen (MCITP, MCSA und MCSE, ITIL, PRINCE2).
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1 Kommentar
Guten Tag,
dass Teilnehmer:innen sich den Termin manuell in Outlook anlegen müssen ist nicht ganz korrekt. Organisator:innen erstellen einen "offiziellen" Termin sobald ein Konzens entstanden ist, und das sogar automatisch, falls gewünscht.
Viele Grüße
Stephan Klauser