Microsoft FindTime: Freie Termine finden mit externen Teilnehmern

    Microsoft FindTimeWenn Mitarbeiter eines Unter­nehmens nach einem freien Termin für ein Meeting suchen, dann genügt Ihnen die Free/Busy-Funktion von Outlook und Exchange. Anders sieht es bei der firmen­über­greifenden Termin­verein­barung aus. Hier springt Microsoft mit dem kosten­losen FindTime für Office 365 ein.

    Wenn Benutzer ein Meeting oder ein Event planen, dann müssen sie in der Regel erst herausfinden, wann alle Teilnehmer Zeit haben. In Outlook bemüht man dafür den Termin­planungs­assistenten. Er eignet sich vor allem für die Termin­suche in überschaubaren Gruppen.

    Das bekannteste Tool, auf das sowohl Unter­nehmen als auch private Personen bei der Termin­planung für Events setzen, ist ohne Zweifel jenes von Doodle.com. Microsoft hat mit FindTime ein ähnliches Werkzeug entwickelt. Sein Schwerpunkt liegt aufgrund der Integration mit Office 365 allerdings mehr im Business als im privaten Bereich.

    FindTime wird als Add-In für Outlook installiert, allerdings nur von den Benutzern, die zu einem Meeting einladen möchten. Sie benötigen zudem ein Office-365-Konto. Anderen Teilnehmern reicht eine beliebige Mail-Adresse.

    Für die Installation des Add-Ins geht man wie folgt vor: Im Menüband unter Start klickt man ganz rechts auf den Button Add-Ins abrufen.

    Installation des Add-Ins für FindTime starten

    Daraufhin öffnet sich nun der Store von Microsoft AppSource, in dem nach "FindTime" sucht.

    Add-In für FindTime aus dem Store von Microsoft AppSource herunterladen

    Um das Add-In zu installieren, klickt man auf den Link Jetzt holen. Anschließend muss man sich mit einem Microsoft-Konto anmelden.

    Das Add-In wird in der OWA hinterlegt und dann via Outlook abgerufen. Es ist jetzt somit in beiden Umgebungen verfügbar, sowohl in OWA als auch im lokalen Outlook.

    FindTime ist auch für Outlook on the Web (OWA) verfügbar

    Um das Feature zu nutzen, erstellt man eine neue Nachricht. Der Mail-Editor enthält nun im Menüband ganz rechts ein Symbol für FindTime. Beim ersten Aufruf ist die noch­malige Anmeldung mit dem Microsoft-Konto erforderlich, um dieses mit dem Service zur Termin­findung zu verknüpfen.

    Beim ersten Aufruf des Add-Ins muss man es mit einem Microsoft-Konto verknüpfen.

    Besprechung organisieren

    Um ein Meeting oder ein anderes Ereignis zu organisieren, öffnet man eine neue E-Mail und fügt die Teilnehmer hinzu, welche an der Veranstaltung teilnehmen sollen.

    Terminvorschläge, über die abgestimmt werden soll, sortiert nach Uhrzeit

    Eine Übersicht über freie und geblockte Zeiten erhält man über Uhrzeit unter Sortieren nach. Im oberen Screenshot ist zu sehen, dass einige Mitglieder, deren Kalender einsehbar sind, am 14.01.2020 zu bestimmten Terminen keine Zeit haben.

    Klickt man auf den Link Verfügbarkeit, dann zeigt FindTime die Zeiten an, zu denen alle Mitglieder verfügbar sind.

    Die Sortierung nach Verfügbarkeit vereinfacht die Suche nach Terminen, an denen alle Teilnehmer Zeit haben.

    Aus dieser Liste wählt man nun eine passende Zeit aus fährt mit Weiter fort.

    Im nächsten Fenster erwartet das Add-In die Eingabe des Veranstal­tungsorts. Unter Besprechungs­einstellungen finden sich die im Screenshot ersichtlichen Optionen, die man jeweils ein- oder ausschalten kann.

    Mit dem Befehl In E-Mail einfügen kann das Event nun abgeschickt werden.

    Nach dem Einfügen der Terminvorschläge in die E-Mail kann man diese an alle eingeladenen Teilnehmer verschicken.

    Der Empfänger klickt in der ihm zugeschickten Nachricht auf Select options, um den Termin einzusehen und den bevorzugten Zeitpunkt zu bestätigen oder gänzlich abzusagen.

    Die Empfänger wählen für ihre Antwort den Termin aus, der bei ihnen am besten passt.

    Natürlich sollte man bei der ganzen Aktion nicht vergessen, den Termin auch in Outlook zu hinterlegen. Dies muss der jeweilige User offenbar selbst machen, eine automatische Übernahme von FindTime-Terminen in den Outlook-Kalender konnte ich nicht entdecken.

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