Microsoft FindTime: Freie Termine finden mit externen Teilnehmern

Das bekannteste Tool, auf das sowohl Unter­nehmen als auch private Personen bei der Termin­planung für Events setzen, ist ohne Zweifel jenes von Doodle.com. Microsoft hat mit FindTime ein ähnliches Werkzeug entwickelt. Sein Schwerpunkt liegt aufgrund der Integration mit Office 365 allerdings mehr im Business als im privaten Bereich.

FindTime wird als Add-In für Outlook installiert, allerdings nur von den Benutzern, die zu einem Meeting einladen möchten. Sie benötigen zudem ein Office-365-Konto. Anderen Teilnehmern reicht eine beliebige Mail-Adresse.

Für die Installation des Add-Ins geht man wie folgt vor: Im Menüband unter Start klickt man ganz rechts auf den Button Add-Ins abrufen.

Daraufhin öffnet sich nun der Store von Microsoft AppSource, in dem nach "FindTime" sucht.

Um das Add-In zu installieren, klickt man auf den Link Jetzt holen. Anschließend muss man sich mit einem Microsoft-Konto anmelden.

Das Add-In wird in der OWA hinterlegt und dann via Outlook abgerufen. Es ist jetzt somit in beiden Umgebungen verfügbar, sowohl in OWA als auch im lokalen Outlook.

Um das Feature zu nutzen, erstellt man eine neue Nachricht. Der Mail-Editor enthält nun im Menüband ganz rechts ein Symbol für FindTime. Beim ersten Aufruf ist die noch­malige Anmeldung mit dem Microsoft-Konto erforderlich, um dieses mit dem Service zur Termin­findung zu verknüpfen.

Besprechung organisieren

Um ein Meeting oder ein anderes Ereignis zu organisieren, öffnet man eine neue E-Mail und fügt die Teilnehmer hinzu, welche an der Veranstaltung teilnehmen sollen.

Eine Übersicht über freie und geblockte Zeiten erhält man über Uhrzeit unter Sortieren nach. Im oberen Screenshot ist zu sehen, dass einige Mitglieder, deren Kalender einsehbar sind, am 14.01.2020 zu bestimmten Terminen keine Zeit haben.

Klickt man auf den Link Verfügbarkeit, dann zeigt FindTime die Zeiten an, zu denen alle Mitglieder verfügbar sind.

Aus dieser Liste wählt man nun eine passende Zeit aus fährt mit Weiter fort.

Im nächsten Fenster erwartet das Add-In die Eingabe des Veranstal­tungsorts. Unter Besprechungs­einstellungen finden sich die im Screenshot ersichtlichen Optionen, die man jeweils ein- oder ausschalten kann.

Mit dem Befehl In E-Mail einfügen kann das Event nun abgeschickt werden.

Der Empfänger klickt in der ihm zugeschickten Nachricht auf Select options, um den Termin einzusehen und den bevorzugten Zeitpunkt zu bestätigen oder gänzlich abzusagen.

Natürlich sollte man bei der ganzen Aktion nicht vergessen, den Termin auch in Outlook zu hinterlegen. Dies muss der jeweilige User offenbar selbst machen, eine automatische Übernahme von FindTime-Terminen in den Outlook-Kalender konnte ich nicht entdecken.