Microsoft Teams: Gruppenarbeit in Breakout Rooms auslagern

    Gruppenraum in Teams umbenennenMicrosoft hat kürzlich die auf der letzt­jährigen Ignite ange­kün­digten Gruppen­räume (Breakout Rooms) für Teams frei­gegeben. Organi­satoren von Meetings können damit die Teil­nehmer in kleine Gruppen auf­teilen, in denen diese etwa Teilprojekte bearbeiten. Deren Ergebnisse lassen sich an­schließend zu­sammen­führen.

    Die so genannten Breakout Sessions sind eine beliebte Einrichtung auf amerikanischen Konferenzen, wo sich die Teilnehmer nach den Präsen­tationen oder Keynotes im Plenum auf kleinere Veranstaltungs­räume verteilen, um dort anschließend bestimmte Themen zu vertiefen.

    Das neue Teams-Feature erlaubt nach diesem Vorbild das Abhalten auch größerer Online-Konferenzen oder Schulungen, wo man etwa Beiträge von verschiedenen Dozenten anhören kann.

    Augenmerk auf Bildungsinstitutionen

    Das Konzept der Gruppenarbeit ist zudem bei Bildungs­einrichtungen populär, die aktuell zu virtuellen Lektionen gezwungen sind. Dabei beteiligen sich die Studenten an einem gemeinsamen Projekt, wobei sich jede Gruppe in der Regel einem anderen Aspekt widmet. Nach der Rückkehr in das Plenum präsentieren die einzelnen Teams ihre Ergebnisse.

    Diese Form der Kooperation unterstützt nun Teams mit den Breakout Rooms. Mit ihnen erhält die Software neben Teams und Kanälen eine weitere virtuelle Einheit, um User und ihre Aktivitäten zu koordinieren. Sie sind aber nicht hermetisch abgegrenzt, sondern erlauben den Austausch und die Konsolidierung von Informationen unter der Aufsicht eines Veranstaltungs­leiters.

    In den einzelnen Gruppen­räumen stehen alle von Teams bekannten Werkzeuge zur Verfügung. Dazu zählen Chats, Whiteboards, das Teilen des Bildschirms oder das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Alle während der Breakout-Phase erzeugten Inhalte bleiben für die nachträgliche Präsentation im Plenum erhalten.

    Ausgangspunkt für Breakout Rooms ist eine zentrale Besprechung, von wo der Moderator die Teilnehmer automatisch oder manuell den jeweiligen Gruppenräumen zuweisen kann.

    Gruppenraum in Microsoft Teams anlegen

    Bis dato lässt das Feature nur im Desktop-Client verwalten, aber Teilnehmer können sich über den Web-Client in die Besprechung einklinken. Der erste Schritt besteht darin, dass der Veranstalter zu einer Besprechung einlädt, in der sich alle Teilnehmer zusammen­finden.

    Die Gruppenarbeit startet mit einer Einladung des Moderators zu einer Auftaktbesprechung.

    In der Werkzeugleiste am oberen Rand des Fensters sollte neben den drei Punkten nun das Zeichen für die Gruppenräume zu sehen sein.

    Der Teams-Client enthält ein Symbol für das neue Feature der Gruppenräume.

    Benutzer lassen sich nun automatisch oder manuell in bis zu 50 Gruppenräume aufteilen.

    Die Zuordnung der Teilnehmer zu den Gruppenräumen erfolgt wahlweise manuell oder automatisch.

    Nachdem die Gruppenräume erstellt wurden, erscheinen diese in der rechten Seitenleiste und lassen sich dort verwalten. So kann man ihnen individuelle Namen geben, um die Orientierung zu erleichtern.

    Die Gruppenräume tauchen in der rechten Seitenleiste auf, wo man verschiedene Aktionen auf sie anwenden kann.

    Über die Option Teilnehmer zuweisen kann man die Gruppenarbeit organisieren und den Beteiligten einen Raum zuweisen.

    Teilnehmer einem Raum zuweisenFalls man während des Meetings merkt, dass die An­zahl der Räume nicht aus­reicht, er­stellt man über die Schalt­fläche Raum hinzu­fügen einfach weitere.

    Der Moderator kann nun jeder­zeit über die Schalt­fläche Chatroom öffnen die zuge­wiesen Teil­nehmer dort ein­lassen.

    Chatroom öffnen transferiert die Teilnehmer in einen Gruppenraum.Der Status des Raumes wechselt dabei von ge­schlos­sen zu Öff­nen, und die Be­nutzer, welche in den Raum ver­scho­ben wer­den sollen, er­halten eine Nach­richt.

    Umgekehrt trans­feriert der Befehl Raum schließen alle Benutzer, welche diesem Breakout Room zuge­ordnet wurden, wieder zurück in die Haupt­besprechung. Eine erneute Zu­weisung in einen anderen Raum kann dann jeder­zeit erfolgen.

    Sobald der Raum offen ist, können Teilnehmer dorthin befördert werden.Dem Moderator steht es frei, über die Schalt­fläche Raum betreten zwischen den Breakout Rooms zu wechseln. Bei einer größeren Veran­staltung werden sich mehrere Modera­toren um die Teil­nehmer kümmern, was Teams auch unter­stützt.

    Der Organisator hat zudem die Möglich­keit, Ankündi­gungen in alle Gruppen­räume zentral zu versenden.

    Der Moderator kann an die Teilnehmer aller Gruppenräume eine Nachricht schicken.

    Die Ankündigung landet dann im Chat-Fenster der Benutzer mit dem Vermerk Wichtig!.

    Fazit und Ausblick

    Die neue Funktion der Gruppenräume ist insgesamt sehr einfach zu handhaben. Bisher müssen die Gruppenräume allerdings immer zu Beginn des Meetings erstellt werden, zudem sollte man dann ungefähr wissen, wie viele davon man braucht und welche Teilnehmer in welchen Gruppenraum sollen.

    Microsoft hat angekündigt, eine Funktion zur Vorausplanung im kommenden Jahr nachzuliefern, denn gerade bei größeren Veranstaltungen kann das Erstellen der Räume und das Zuweisen der Benutzer doch einige Zeit in Anspruch nehmen.

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    1 Kommentar

    29. Januar 2021 - 10:22

    Guten Tag, Danke für den tollen Blog über Teams-Gruppenräume. Sie erwähnen darin, dass man für die Räume auch verschiedene/mehrere Moderatoren benennen kann. Leider habe ich noch nicht rausgefunden, wie das geht. Könnten Sie das bitte noch erklären ? Besten Dank.