Microsoft Teams: Kalender für Channels anlegen und in Outlook nutzen

    Microsoft TeamsMicrosoft stellte kürzlich eine App vor, die es Benutzern vereinfacht, Meetings in bestimmten Teams-Kanälen zu verfolgen. Grundlage für die Termin­planung bleibt dabei der Gruppen­kalender, wobei die neue App die Ein­träge nach Kanal filtert. User können sich damit benach­richtigen lassen, und das auch in Outlook.

    Legt man in Microsoft Teams ein Team an, dann wird dieses automatisch mit einer Microsoft-365-Gruppe hinterlegt. Diese basiert ihrerseits auf einer Gruppe in Azure Active Directory und umfasst ein eigenes Postfach einen Gruppen­kalender auf Exchange Online. In Teams dient er der Planung von Meetings und lässt sich unter anderem über die linke Seitenleiste öffnen.

    Der Gruppen- bzw. Teamkalender in Microsoft Teams

    Wenn User für das Anberaumen eines Meetings den Kalender des Teams verwenden, dann können sie dort einen Kanal zu einem Termin hinzufügen. Dieser taucht dann im betreffenden Channel auf und Mitglieder des Teams können an dem Event teilnehmen.

    Ein Nachteil dieses globalen Kalenders besteht darin, dass die Benutzer damit einen Termin leicht verpassen. Die Teilnehmer erhalten nämlich keine Benach­richtigung, solange nicht irgendein Mitglied des Teams explizit eine Einladung versendet. Alternativ lassen sich die Einstellungen so ändern, dass alle Mitglieder über neue Kalender­einträge verständigt werden.

    Die neue Channel Calendar App (auf Deutsch heißt sie Kanalkalender) erlaubt Team-Mitgliedern den Einblick in Meetings mittels einer jeweils eigenen Übersicht pro Channel. Da Gäste über keinen Account verfügen, sehen sie den Kanalkalender nicht. Eine weitere Einschränkung besteht darin, dass er in privaten Channels nicht zur Verfügung steht.

    App hinzufügen

    Per Voreinstellung ist die Kanal-Kalender-App in Teams nicht aktiviert, man kann diese aber schnell und unkompliziert hinzufügen.

    Channel Calendar als App in Teams hinzufügen

    Sollte die App nicht angezeigt werden, prüfen Sie, ob diese eventuell durch irgendwelche Richtlinien im Admin Center verboten wird.

    Beim Hinzufügen der App besteht die Möglichkeit, der neuen Registerkarte gleich einen anderen Namen zu geben.

    Registerkarte für den Kanalkalender umbenennen

    Anschließend wird die neue App neben den anderen Registerkarten im oberen Bereich des Kanals angezeigt und kann ab sofort genutzt werden.

    Der Kanalkalender findet sich auf einer eigenen Registerkarte.

    Die App muss pro Kanal hinzugefügt werden. In unserem Beispiel gibt es sie nur im Kanal Allgemein für das Team Projekt WindowsPro. Dadurch erhalten Anwender mehr Flexibilität, weil vielleicht nicht jeder Kanal einen zusätzlichen Kalender benötigt.

    An Meetings im Kanal-Kalender können alle Team-Mitglieder teilnehmen

    Wenn man neue Meetings für einen Kanal plant, dann werden sie sowohl im Kanalkalender als auch im eigenen Kalender angezeigt. Entfernt man bei der Planung eines Termins den Kanal, dann wird der Eintrag nicht im Kanal angelegt, sondern im eigenen Kalender.

    Channel-Termine in Outlook anzeigen

    Legt man eine M365-Gruppe über Microsoft Teams an, dann ist diese, anders als etwa beim Erzeugen durch SharePoint, standard­mäßig in Outlook nicht sichtbar. Die Funktion muss man erst zentral über die PowerShell von Exchange Online freigeben (siehe dazu: Exchange Online mit PowerShell administrieren). Dies wirkt sich dann sowohl auf den Desktop- als auch auf den Web-Client sowie auf die App aus.

    Mit Exchange Online über das Cmdlet Connect-ExchangeOnline verbinden

    Hierzu ruft man

    Set-UnifiedGroup -Identity <Name-des-Teams> `
    -HiddenFromExchangeClientsEnabled:$false

    auf.

    Channel-Kalender für Outlook-Anwender zugänglich machen

    Damit aktiviert man nicht einzelne Kanäle, sondern Teams, bei welchen es sich ja technisch betrachtet um M365-Gruppen handelt. Diese kann man mit Get-UnifiedGroup auflisten. In Outlook ist dann nach wenigen Minuten im Abschnitt Gruppen der Kalender zu sehen.

    Einblenden des Teams-Kalenders in Outlook unter &quot;Gruppen&quot;.

    Die Termine aus Teams tauchen dann auch im Outlook-Kalender auf.

    Meetings aus Microsoft Teams im Kalender von Outlook

    Erwartungsgemäß sieht man dann keine Kalender für spezifische Kanäle, weil man auf diesem Weg den ganzen Gruppenkalender einbindet. Eine Filterung nach Channels, wie durch Calendar App in Teams, bietet Outlook aktuell noch nicht.

    Zudem kann man noch keine Termin­einladungen im Outlook-Kalender erstellen bzw. versenden. Der Kalender ist zwar nicht schreibgeschützt und Einträge sind möglich, aber diese werden noch nicht zurück an Teams übertragen.

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