Microsoft Teams: Kanäle anlegen und berechtigen

    Channels in Microsoft TeamsEin Projekt besteht meistens aus verschiedenen Abschnitten oder Teil­projekten, die sich in Microsoft Teams durch Kanäle abbilden lassen. Für das Projekt-Management kann es daher sinnvoll sein, die Zahl der Teams zu begrenzen und statt­dessen Kanäle anzulegen und diese bei Bedarf speziell zu berech­tigen.

    Ob man in einer bestimmten Situation Teams oder Channels bevorzugt, ist häufig Geschmack­sache. Wichtig ist insgesamt aber, dass durch ein unkon­trolliertes Wachstum von Teams der Überblick nicht verloren geht.

    Channel erstellen

    Sobald man ein Team anlegt, erzeugt Microsoft Teams automatisch den Kanal Allgemein. Dieser ist somit immer vorhanden.

    Einen individuellen neuen Kanal kann wie folgt anlegen: Zuerst klickt man auf die drei Punkte neben dem Team wählt aus dem Dropdown-Feld Kanal hinzufügen aus.

    Neuen Channel in Microsoft Teams anlegen

    Im anschließenden Dialog gibt man ein paar grundlegende Informationen ein, darunter den Namen und eine Beschreibung.

    Name und Beschreibung für neuen Kanal in Teams hinterlegen

    Hier ist es wichtig, dem Kanal einen sprechenden Namen und eine aussage­kräftige Beschreibung zu geben, um seine Funktion zu einem späteren Zeitpunkt immer noch verstehen zu können.

    Wer nun sein Team weiter strukturieren möchte, kann beim Punkt Datenschutz eigene Berechtigungen vergeben. Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel Mitglieder eines Teams aus Teilprojekten ausschließen, die für sie nicht relevant sind.

    In mein Beispiel-Team habe ich alle Autoren eingeladen, aber diese sind auf verschiedene Fach­bereiche spezialisiert. Ein Autor für Exchange braucht daher nicht die Artikel für VMware sehen, nachdem er dazu keinen Bezug hat.

    In Projektmanagement-Teams lassen sich auf diese Weise nur Benutzer berechtigen, welche bloß einen Teil einer Projektphase sehen sollen. Dazu ändert man die Einstellung Datenschutz des Channels von Standard auf Privat.

    Channels lassen sich wie Teams selbst auf einen berechtigten Personenkreis einschränken.

    Hinweis: Wenn Sie ein Team mit dem Merkmal Privat angelegt haben, so können Sie dessen Status jederzeit wieder in Öffentlich zurücksetzen. Bei einem Kanal lässt sich dieser Status dagegen aktuell nicht ändern. Das Problem scheint Microsoft allerdings bereits bekannt zu sein, und ich gehe davon aus, dass es hier auch irgendwann eine entsprechende Lösung geben wird.

    Zurück in der Übersicht erkannt man, dass der Kanal mit einem Vorhängeschloss-Icon markiert wurde, weil wir ihn mit der Datenschutz­option Privat versehen haben.

    Mitglieder lassen sich in zu einem Kanal hinzufügen, indem man diesen zum Bearbeiten öffnet.

    Anschließend wählt man auch hier wie beim Anlegen eines Teams Benutzer und/oder Gruppen aus, welche eine Berechtigung erhalten sollen.

    Wie bei einem Team fügt man auch hier Mitglieder hinzu, den indem man aus dem zugehörigen Menü Kanal verwalten auswählt oder gleich den Befehl Mitglieder hinzufügen ausführt.

    Benutzer, welche zu einem Kanal hinzugefügt werden, sollten zuerst auch Berechtigungen auf Team-Ebene erhalten. Sie lassen sich ansonsten nicht für die Berechtigung eines Kanals auswählen.

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