Microsoft Teams schneller erstellen über Vorlagen

    Vorlagen - TemplatesZu den neuen Features, die Micro­soft kürz­lich für Teams frei­gegeben hat, gehören Vor­lagen. Admins können darin mehrere Ein­stellungen, Channels oder Apps für be­stimmte Auf­gaben konfi­gurieren, so dass Benutzer ihre Teams nicht von Grund auf er­stellen müssen. Zusätz­lich bringt Teams auch eigene Templates mit.

    Microsoft befindet sich mit dieser neuen Funktion gerade im Rollout, dieser soll Ende Oktober abgeschlossen sein. Wesentlicher Zweck der Vorlagen ist es, sich wieder­holende Arbeiten beim Aufbau eines neuen Teams zu vermeiden und den Vorgang so zu beschleunigen. Sie sind sowohl im Windows-Client als auch über das Web-Interface verfügbar.

    Vorlagen für bestimmte Aufgaben

    In der Regel werden Templates auf bestimmte Arten von Projekten zugeschnitten, etwa Projekt- Personal- und Event-Management, Helpdesk oder Marketing-Aktionen. Microsoft liefert Vorlagen unterschiedliche Zwecken bereits mit Teams aus. Zusätzlich kann man aber auch seine eigenen einrichten.

    Für ein Template kann man unter anderen Kanäle, Register­karten und Add-in Apps vor­konfigurieren und dieses mit beschreibenden Informationen versehen, so dass die Benutzer erkennen, wofür es vorgesehen ist.

    In seiner ersten Ausführung hat das Feature noch einige Einschränkungen. So lassen sich Kanäle nicht konfigurieren und auch nicht vorab als privat markieren. Die von Microsoft bereitgestellten Templates kann man weder bearbeiten, löschen oder ausblenden.

    Eigene Templates erstellen

    Die Vorlagen, welche Benutzer bei der Anlage neuer Teams nutzen dürfen, konfiguriert man über das Teams Admin Center unter Teams => Teamvorlagen.

    Übersicht über die in Teams enthaltenen Vorlagen

    Hier finden sich die erwähnten Templates von Microsoft. Sobald man selbst welche erzeugt, werden sie ebenfalls in der Liste angezeigt. Die Standard­vorlagen kann man als Basis für seine eigenen Templates nehmen, indem man sie vorher dupliziert, oder man kreiert mit Hinzufügen eine völlig neue Vorlage.

    Eine neue Vorlage kann man von Grund auf oder auf Basis bestehender Teams oder Templates erstellen.

    Im ersten Schritt wird daher gefragt, wie man die Vorlage erstellen möchte. In diesem Beispiel generieren wir eine komplett neue Vorlage. Anschließend geben wir einige Informationen ein, allen voran eine Beschreibung, aus der hervorgehen sollte, wozu das Template dient.

    Beschreibung für eine Vorlage eingeben

    Danach kann man auf die Bedürfnisse der Benutzer und die Aufgabe eingehen, für welche die Vorlage gedacht ist. Im folgenden Screenshot fügen wir Apps in einen Kanal als Registerkarte hinzu.

    Forms-App einer Registerkarte zuordnen

    Die App Forms wird nach dem Anlegen des Kanals im unteren Abschnitt bei den Apps eingeblendet.

    Weitere Apps kann man der Vorlage unabhängig von Kanälen hinzufügen.

    Dort ist es darüber hinaus auch ohne die Angabe eines Kanals möglich, weitere Apps hinzuzufügen, welche die Benutzer später per Vorgabe installiert bekommen.

    Das Erstellen einer neuen Vorlage wäre damit abgeschlossen. Im Teams- oder Web-Client können die Benutzer auf dieser Basis nun Teams anlegen.

    Hinweis: Es kann einige Stunden dauern, bis ein neues Template im Katalog erscheint und die Benutzer diese auswählen können.

    Teams auf Basis einer Vorlage erzeugen

    Der Vorlagenkatalog sollte beim Erstellen eines neuen Teams erscheinen.

    Neues Team auf Basis der zuvor erstellten Vorlage anlegen

    In unserem Beispiel heißt die vorhin erstellte Vorlage Team Exchange 2022, sie kann nun ausgewählt werden. Wie man sieht, werden die eigenen Templates vor jenen angezeigt, die von Microsoft stammen.

    Nach dem Klick auf die Vorlagen­kachel erscheint eine kurze Übersicht, aus der hervorgeht, welche Elemente diese Vorlage enthält.

    Beim Anlegen eines Teams sieht man, welche Elemente in einer Vorlage enthalten sind.

    Nachdem dem Klick auf die Schaltfläche Start erscheint die Auswahl, die abfragt, um welche Art von Team (privat oder öffentlich) es sich handeln soll. Dies dürfte den meisten Teams-Usern bekannt sein, da diese Auswahl auch bei der Anlage einfacher Teams ohne Vorlage zu treffen ist.

    Wahl zwischen privatem und öffentlichem Team

    Das Gleiche gilt für die weiteren Schritte. Man wird nun im nächsten Schritt gefragt, wie das Team heißen soll, der Vorlagename wird hier nicht übernommen.

    Name für das neue Team eingeben

    Nach einer kurzen Einrichtungszeit ist das neue Team dann verfügbar. Der nächste Schritt wäre nun, weitere Benutzer auf das Team zu berechtigen.

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