Multifaktor-Authentifizierung in Office 365 aktivieren

Die Multifaktor-Authentifizierung (MFA) wird im Microsoft 365 Admin Center unter Einstellungen => Dienste und Add-Ins konfiguriert. Dort wählt man Azure Multi-Factor Authentification aus.

Danach erscheint ein Dialog mit grundlegenden Informationen zu diesem Feature, bevor man dann zur eigent­lichen admini­strativen Oberfläche gelangt.

Hier kann der Admin nun für alle oder nur für einzelne Benutzer die Multifaktor-Authentifizierung aktivieren.

In unserem Beispiel nehme ich den User Ernie Mustermann. Nachdem er markiert wurde, erscheint in der Leiste auf der rechten Seite ein Link zum Einschalten der MFA. Wählt man mehrere User aus, bleibt das Verfahren gleich.

Nach dem Klicken auf Aktivieren erscheint nochmal ein Dialog zum Betätigen der Aktion.

Das war es dann auch schon. Für den Administrator ist die Arbeit jetzt eigentlich getan. Um den Rest muss sich der User dann selbst kümmern.

Anpassen der MFA durch den Benutzer

Um Anrufe beim Helpdesk zu vermeiden, sollten die Anwender allerdings nicht vor vollendete Tatsachen gestellt und sich selbst überlassen werden. Gerade nicht EDV-affine User können mit den nach­folgenden Schritten schnell überfordert sein und falsche Entscheidungen treffen.

Am besten unterstützt man die Anwender, indem man die folgenden Schritte dokumentiert. Dabei starten die User mit der Anmeldung auf https://office.com. Es erscheint nun der erste Dialog des Assistenten für die Zusätzliche Sicherheitsüberprüfung.

Eine einfache Möglichkeit, die das Tool standard­mäßig vorschlägt, wäre nun, sich per SMS ein Token schicken zu lassen. Im Menü mit der Vorgabe Authenti­fizierungs­telefon findet sich jedoch zusätzlich die Option, sich per App zu authentifizieren.

Entscheidet man sich für diese Variante, dann erklärt der folgende Dialog, wo man die Authenticator App bekommt und wie man sie konfiguriert. Die Einrichtung auf dem Smartphone ist sehr einfach, wenn man den Anweisungen des Assistenten genau folgt.

Als nächstes sollte ein so genannter Backup-Zugang angelegt werden, falls das Telefon einmal verloren geht und kein Zugriff auf die App besteht.

Für Anwendungen, welche nicht in der Lage sind, die Eingabe eines Codes anfordern und die somit MFA nicht unterstützen, bietet der Assistent im nächsten Schritt das Erzeugen von so genannten App-Kennwörtern an. Diese hinterlegt man anstelle des normalen Passworts in der Applikation, typischerweise handelt es sich dabei um ein Mail-Programm wie Outlook oder Apple Mail.

Die Konfiguration ist nun abgeschlossen. Meldet der User sich nun am Office-Portal an, dann greift ab sofort die Multifaktor-Authentifizierung.

Die eben getätigten Einstellungen kann der Benutzer natürlich wieder über das Office 365 Portal in seinen Konto­einstellungen ändern, und zwar unter Sicherheit und Datenschutz => Zusätzliche Sicherheitsprüfung.

Die ist beispiels­weise notwendig, wenn der User ein neues Smartphone bekommt oder sich seine Handynummer geändert hat. Auch können hier die Kennwörter für alle Anwendungen verwaltet werden, welche die Multifaktor-Authentifizierung nicht unterstützen.