Neue Kalenderfunktionen in Exchange 2019: Besprechungen entfernen, Integration mit Abwesenheitsassistent

    Kalender in OWAZu den Neuerungen von Exchange 2019 gehört ein erweitertes Kalender-Management. Diesem Zweck dient das PowerShell-Cmdlet Remove-CalendarEvents, mit dem Admins Be­sprechungen absagen können. Neu sind auch die Verknüpfung von Out-of-Office mit Kalender-Aktionen. Das Sperren der Weiter­leitung fehlt jedoch.

    Für Admini­stratoren ist es wichtig, dass sie Kalender zentral verwalten können, ohne dass sie dafür Zugang zu den Anmelde­daten eines Mitarbeiters oder dessen Outlook benötigen. So lassen sich zum Beispiel mit Hilfe von PowerShell die Berechtigungen in den Kalendern von Benutzern neu setzen (siehe dazu: Berechtigungen im Exchange-Kalender zentral mit PowerShell ändern).

    Besprechungen entfernen

    In Exchange 2019 kommt nun eine Funktion hinzu, die dabei hilft, verwaiste Kalender­elemente zu vermeiden. Das kann etwa passieren, wenn ein Benutzer eine Besprechung anberaumt hat, aber sein Konto gelöscht wurde, weil die betreffende Person das Unter­nehmen verlassen hat.

    Um der Entstehung solcher Zombie-Termine vorzubeugen, muss man natürlich die richtige Reihenfolge beim Entfernen des Kontos und der ihm zugeordneten Besprechungen einhalten. Solange der Account noch existiert, kann man die ihm gehörenden Termine mit Remove-CalendarEvents folgender­maßen löschen:

    Remove-CalendarEvents -Identity "Max.Mustermann" -CancelOrganizedMeetings -QueryStartDate 1-10-2019 -QueryWindowInDays 120

    Kalendereinträge für ein bestimmtes Konto mit PowerShell entfernen.

    Betroffen wären bei diesem Aufruf auf einem deutschen Windows Server alle Termine ab dem 1. Oktober 2019, und zwar für einen Zeitraum von 120 Tagen. Lässt man den Parameter QueryStartDate aus, dann gilt der festgelegte Zeitraum ab heute.

    Angenommen, der Benutzer Max Mustermann hat in einen Besprechungs­raum einen Termin eingestellt und der System­verwalter löscht voreilig dessen Account. Erwartungs­gemäß scheitert dann das Entfernen der Besprechung, weil diese sich dem Konto nicht mehr zuordnen lässt und somit verwaist ist.

    Wenn das Konto bereits gelöscht wurde, dann lassen sich die dazugehörigen Termine nicht mehr entfernen.

    Remove-CalendarEvents reagiert in diesem Fall mit einer Fehlermeldung.

    Neue Funktionen beim Abwesenheitsassistenten

    In OWA von Exchange 2019 gibt es beim Erstellen einer Out-of-Office-Nachricht jetzt mehrere Optionen mit Bezug zum Kalender:

    • Meinen Kalender für diesen Zeitraum blocken
    • Neue Einladungen zu Ereignissen während dieses Zeitraums automatisch ablehnen
    • Meine Besprechungen während dieses Zeitraums ablehnen und absagen

    Damit kann man vermeiden, dass Zeiträume während einer geplanten Abwesenheit als verfügbar ausgewiesen werden. Außerdem lassen sich in dieser Zeit Einladungen zu Besprechungen automatisch ablehnen.

    Die neuen Kalender-bezogenen Optionen im Out-of-Office-Dialog

    Wie ich finde, handelt es sich dabei um ein paar sehr praktische Funktionen, welche dem Endbenutzer die Verwaltung des eigenen Kalenders erleichtern. Aktionen für wichtige Termine und Besprechungen werden so automatisch ausgeführt.

    OWA-Bedienerführung

    In der OWA ist mir neben dem neuen Design und der einfacheren Verwaltung, welches an Office365 angelehnt ist, bei den Kalendern aufgefallen, dass diese weiter aufgesplittet wurden. So war etwa unter Exchange 2016 der Geburtstagskalender nicht vorhanden.

    Der Kalender in OWA zeigt die Geburtstage nun getrennt an

    Fehlende Features

    Die neuen Kalender­funktionen von Exchange 2019 wurden im Wesentlichen aus Office 365 über­nommen. Im Vorfeld hatte Microsoft angekündigt, noch weitere Feature von dort auf die On-Prem-Version zu portieren.

    Dazu zählen das Blockieren der Weiterleitung von Kalender­einladungen sowie die Erweiterung der Cmdlets Add- / Get- / Remove- /Set-MailboxFolderPermission, um damit Stellvertreter hinzufügen oder entfernen zu können. Zuständig wäre dafür der neue Parameter SharingPermissionFlags.

    Das Weiterleiten von Terminen lässt sich in Office 365 unterbinden, in Exchange 2019 aktuell noch nicht.

    Laut aktueller Dokumentation sollte Do Not Forward in Exchange 2019 vorhanden sein und die genannten Cmdlets müssten dem Administrator erlauben, User zentral die Rechte als Stellvertreter zuzuweisen.

    Add-MailboxFolderPermission kennt unter Exchange 2019 den Parameter SharingPermissionFlags nicht.

    Tatsächlich zeigt sich derzeit die Option für die Weiter­leitung von Einladungen weder in Outlook 2019 noch in OWA. Und der Aufruf von Add-MailboxFolderPermission mit dem Parameter SharingPermissionFlags führt zur Fehlermeldung, wonach Letzterer nicht unterstützt wird.

    2 Kommentare

    Bild von Stefano De Niro
    Stefano De Niro sagt:
    4. Dezember 2018 - 9:39

    Danke für den guten Artikel. Ist es mit Ex2019 möglich eine Shared Mailbox anzulegen die automatisch Termineinträge akzeptiert? Ich habe das mit Ex2013/Outlook2016 versucht(Einstellung im Outlook Termine akzeptieren). Es kommt aber immer auf der Shared Mailbox der Knopf genehmigen.

    Ich möchte einen Teamkalender machen (als CC), aber OHNE Genehmigen.

    Bild von Roland
    Roland sagt:
    7. Dezember 2018 - 21:04

    Guten Abend,
    eigentlich ist für das automatische Genehmigen ja eher ein Raum oder Gerätepostfach geeignet, da diese schon von Haus aus dieses Feature mitbringt.
    Was Du machen könntest wäre, dass du dir ausreichend Berechtigungen auf den Kalender des SharedPostfaches gibst, sodass du keine Anfragen stellen musst, sondern deine Einträge direkt eingetragen werden.
    Wie man dies bewerkstelligen kann, findest du hier im Blog.
    vg
    Roland