Tags: Exchange, E-Mail
Für verschiedene Zwecke kann es erforderlich sein, eine so genannte NOREPLY-Adresse anzulegen. Exchange hat dafür keine spezifische Funktion, aber mit den Bordmitteln lässt sich diese Anforderung umsetzen. Dafür eignen sich eigens konfigurierte Gruppen oder Benutzer- und Freigabepostfächer mit Regeln.
Eine Noreply-Adresse hat vor allem die Aufgabe, E-Mails aus einem Unternehmen zu versenden (z.B. Rechnungsausgang), aber sie sollte keine Nachrichten annehmen und gar verarbeiten. Der Mail-Empfang muss also verhindert werden.
E-Mail-Adresse über eine Gruppe
Dabei wird eine Gruppe auf dem Exchange-Server angelegt (beispielsweise noreply@contoso.com). Damit Benutzer nun über diese Gruppe Nachrichten versenden dürfen, muss man ihnen dort das Recht "Senden als" erteilen.
Damit keine Mails an diese Gruppe geschickt werden können, sind zwei weitere Einstellungen notwendig:
- Als Mitglieder sollten keine User enthalten sein
- In der Zustellverwaltung nur Absender von innerhalb der Firma zulassen. Nachrichten von außerhalb werden damit nicht zugestellt.
Benutzer- oder Freigabepostfach
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, ein Benutzer- oder Freigabepostfach anzulegen und dieses ähnlich wie bei der vorhin angelegten Gruppe zu berechtigen. Der Vorteil bei einem Postfach wäre, dass ausgehende E-Mails noch zentral in seinem Postausgang gesammelt würden.
Damit E-Mails allerdings von einem Postfach abgelehnt werden, muss man in Exchange mit Regelwerken arbeiten. Diese sind zu finden unter Nachrichtenfluss => Regeln.
Hier gibt es nun zwei Möglichkeiten, eine eingehende Mail nicht bis zum Postfach durchkommen zu lassen.
Nachricht mit Erklärung ablehnen
Hierbei handelt es sich um eine Regel, welche dem Absender einen so genannten NDR (NON Delivery Report) zusammen mit der dort hinterlegten Erklärung schickt.
Für den Absender ist eine solche Nachricht aber oft irritierend, selbst wenn eine solche Rückmeldung unseren Text als Erklärung enthält.
Eingehende Mails löschen
Eine andere Möglichkeit besteht darin, die an das Postfach gerichtete E-Mail direkt zu löschen. Der Absender bekommt keine Rückmeldung, dass seine E-Mail nicht angenommen wurde. Es liegt auf der Hand, dass auch dies keine optimale Lösung ist, weil der Absender mangels Feedback vergeblich auf eine Antwort wartet.
Insgesamt wäre es im Sinne der Kundenfreundlichkeit wünschenswert, dem Absender auf eine NoReply-Mail eine informative und optisch ansprechende Nachricht zurückzuschicken und nicht bloß einen NDR.
Hier bietet Exchange selbst allerdings keine tauglichen Mittel an, um dieses Problem zu lösen. Stattdessen bleibt hier nur der Griff nach Drittanbieterprogrammen, mit denen man dann auch vernünftige grafische HTML-Nachrichten an den Absender schicken kann.
Unerwünschte Antwort bei Mails an No-Reply
Im Hinterkopf sollte man bei solchen Überlegungen allerdings immer haben, dass ein NoReply-Postfach immer das erste ist, welches auf eine Spam-Nachricht antworten würde, falls eine Spam-Welle auf die Firma zurollt.
Unter diesem Aspekt sind der Einsatz von Gruppen oder das automatische Löschen von Nachrichten per Regel vorzuziehen. Um Empfänger der Mails davon abzuhalten, darauf zu antworten, sollte man in jedem Fall für die Mail-Adresse einen sprechenden Namen wie "no-reply" oder "nicht-antworten" wählen.
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Roland Eich ist gelernter Fachinformatiker für Systemintegration und in der IT seit über 14 Jahren zu Hause. Roland deckt aufgrund seiner Erfahrungen ein breites Spektrum der Microsoft-Produktpalette ab.
Zudem besitzt er verschiedene Zertifizierungen (MCITP, MCSA und MCSE, ITIL, PRINCE2).
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1 Kommentar
Hallo, mich ärgert die Kommunikation mit Noreply-Mails, ich würde die gerne ausschließen bei unserem Empfang. Die Frage ist, ob es eine Möglichkeit gibt, die zu erkennen und nicht anzunehmen?
Mit freundlichen Grüßen
Norbert Reimann