Noreply-E-Mail-Adressen in Exchange konfigurieren


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    Antworten ablehnen mit No-Reply-AdressenFür ver­schiedene Zwecke kann es erfor­derlich sein, eine so genannte NOREPLY-Adresse anzu­legen. Exchange hat dafür keine spezi­fische Funk­tion, aber mit den Bord­mitteln lässt sich diese Anfor­derung um­setzen. Dafür eignen sich eigens konfi­gurierte Gruppen oder Benutzer- und Freigabe­postfächer mit Regeln.

    Eine Noreply-Adresse hat vor allem die Aufgabe, E-Mails aus einem Unter­nehmen zu versenden (z.B. Rechnungs­ausgang), aber sie sollte keine Nach­richten annehmen und gar ver­arbeiten. Der Mail-Empfang muss also verhindert werden.

    E-Mail-Adresse über eine Gruppe

    Dabei wird eine Gruppe auf dem Exchange-Server angelegt (beispiels­weise noreply@contoso.com). Damit Benutzer nun über diese Gruppe Nachrichten versenden dürfen, muss man ihnen dort das Recht "Senden als" erteilen.

    Damit Benutzer über die Gruppe Mails verschicken können, muss man ihnen das entsprechende Recht einräumen.

    Damit keine Mails an diese Gruppe geschickt werden können, sind zwei weitere Einstellungen notwendig:

    • Als Mitglieder sollten keine User enthalten sein
    • In der Zustell­verwaltung nur Absender von innerhalb der Firma zulassen. Nachrichten von außerhalb werden damit nicht zugestellt.

    Über die Zustell­verwaltung kann man sicherstellen, dass Mails von außerhalb der Firma nicht angenommen werden.

    Benutzer- oder Freigabepostfach

    Eine weitere Möglichkeit besteht darin, ein Benutzer- oder Freigabepostfach anzulegen und dieses ähnlich wie bei der vorhin angelegten Gruppe zu berechtigen. Der Vorteil bei einem Postfach wäre, dass ausgehende E-Mails noch zentral in seinem Post­ausgang gesammelt würden.

    Damit E-Mails allerdings von einem Postfach abgelehnt werden, muss man in Exchange mit Regelwerken arbeiten. Diese sind zu finden unter Nachrichtenfluss => Regeln.

    Neue Regel unter 'Nachrichtenfluss' erstellen

    Hier gibt es nun zwei Möglichkeiten, eine eingehende Mail nicht bis zum Postfach durchkommen zu lassen.

    Nachricht mit Erklärung ablehnen

    Hierbei handelt es sich um eine Regel, welche dem Absender einen so genannten NDR (NON Delivery Report) zusammen mit der dort hinter­legten Erklärung schickt.

    Regel, um Nachrichten abzulehnen und einen NON Delivery Report an den Absender zu schicken.

    Für den Absender ist eine solche Nachricht aber oft irritierend, selbst wenn eine solche Rück­meldung unseren Text als Erklärung enthält.

    Eingehende Mails löschen

    Eine andere Möglichkeit besteht darin, die an das Postfach gerichtete E-Mail direkt zu löschen. Der Absender bekommt keine Rückmeldung, dass seine E-Mail nicht angenommen wurde. Es liegt auf der Hand, dass auch dies keine optimale Lösung ist, weil der Absender mangels Feedback vergeblich auf eine Antwort wartet.

    Regel, um Nachrichten bei Eingang automatisch und ohne Verständigung des Absenders zu löschen

    Insgesamt wäre es im Sinne der Kunden­freundlichkeit wünschenswert, dem Absender auf eine NoReply-Mail eine informative und optisch ansprechende Nachricht zurück­zuschicken und nicht bloß einen NDR.

    Hier bietet Exchange selbst allerdings keine tauglichen Mittel an, um dieses Problem zu lösen. Stattdessen bleibt hier nur der Griff nach Dritt­anbieter­programmen, mit denen man dann auch vernünftige grafische HTML-Nachrichten an den Absender schicken kann.

    Unerwünschte Antwort bei Mails an No-Reply

    Im Hinterkopf sollte man bei solchen Überlegungen allerdings immer haben, dass ein NoReply-Postfach immer das erste ist, welches auf eine Spam-Nachricht antworten würde, falls eine Spam-Welle auf die Firma zurollt.

    Unter diesem Aspekt sind der Einsatz von Gruppen oder das automatische Löschen von Nachrichten per Regel vorzuziehen. Um Empfänger der Mails davon abzuhalten, darauf zu antworten, sollte man in jedem Fall für die Mail-Adresse einen sprechenden Namen wie "no-reply" oder "nicht-antworten" wählen.

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