Öffentliche Ordner in Exchange 2016 einrichten und verwalten

    Exchange 2016 Öffentliche Ordner (Public Folder)Öffentliche Ordner (Public Folder) gibt es in ähnlicher Form schon seit Exchange 5.5. Sie dienen als zentrale Ablage für E-Mails, Kalender, Aufgaben oder Adresslisten, so dass mehrere Personen gleichzeitig darauf zugreifen können. Als Collaboration-Tool für Teams eignen sie sich aber nur bedingt.

    Auch wenn Public Folders schon seit vielen Versionen von Exchange existieren, so verlief ihre Geschichte keineswegs geradlinig. Microsoft kündigte nämlich seit der Version 2007 immer wieder an, dieses Feature aufzugeben und drängte die Anwender, stattdessen SharePoint einzusetzen.

    Modern Public Folders seit Exchange 2013

    Trotz all dieser Versuche, Anwender von der Nutzung der Öffentlichen Ordner abzuhalten, erfreuen sie sich bis heute großer Beliebtheit. Dies veranlasste Microsoft zu einem Gesinnungs­wandel, der in Exchange 2013 zu einem Architektur­wechsel bei den Public Folders führte ("Modern Public Folders").

    Seitdem benötigen sie keine eigene Datenbank mehr (offiziell spricht man nun von "öffentlichen Postfächern"). Dies hat den Vorteil, dass öffentliche Ordner jetzt in normale Postfachdatenbanken mit aufgenommen werden, wo man sie mit einer Database Availibility Group (DAG) hochverfügbar machen kann. Mithin muss für diesen Zweck keine eigene Datenbank vorgehalten werden, die evtl. nur wenige öffentliche Ordner enthält.

    Vor- und Nachteile öffentlicher Ordner

    Der größte Vorteil von öffentlichen Ordnern besteht in der schnellen Einrichtung und der direkten Anbindung an Outlook. Benutzern wird dort die vollständige Struktur angezeigt, so dass sie diese leicht nach den gewünschten Inhalten durchsuchen können. Hinzu kommt die Möglichkeit, dass diese Ordner auch E-Mails empfangen können.

    Öffentlichen Ordner in Outlook anlegen

    Der Zugriff ist bei Exchange 2016 mit Outlook ab 2010 oder Outlook on the Web (OWA) möglich. Bei OWA ist jedoch zu beachten, dass dieses nur eingeschränkt nutzbar ist. Es eignet sich für das Erstellen, Bearbeiten, Löschen und Beantworten von Beiträgen. OWA kann jedoch keine öffentlichen Ordner erstellen oder löschen.

    Öffentlichen Ordner in OWA zu den Favoriten hinzufügen

    Exchange 2016 sieht selbst keine Möglichkeit vor, um auch mobil mit dem Smartphone auf öffentliche Ordner zugreifen zu können. Hier springen mehrere Hersteller mit eigenen Apps ein, deren Funktionsumfang allerdings sehr unterschiedlich ausfällt.

    Für den Zugriff auf öffentliche Ordner mit Mobilgeräten benötigt man eine App von einem Dritthersteller.

    Öffentliche Ordner können nicht nur für das gemeinsame Bereitstellen von Daten verwendet werden. Es ist zudem möglich, den Mail-Verkehr von Gruppen auf einen öffentlichen Ordner umzuleiten um damit die E-Mails einer Verteilergruppe zu archivieren. Dazu muss der öffentliche Ordner nur für E-Mail aktiviert und Mitglied der jeweiligen Verteilergruppe sein.

    Allerdings sollten Public Folder nicht für die Archivierung missbraucht werden, beispielsweise wenn Benutzer ihre Quota ausgeschöpft haben. Das würde die Postfach­beschränkungen aushebeln und den Speicherverbrauch der öffentlichen Ordner übermäßig erhöhen. Exchange bietet für diese Aufgabe eine eigene Archivierungsfunktion.

    Darüber hinaus stellen öffentliche Ordner keine Versions­verwaltung sowie kein Check-in/Check-out zur Verfügung, so dass sie sich für das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten nicht empfehlen.

    Schließlich gestaltet sich die Volltextsuche schwierig, weil Inhalte nicht über mehrere öffentliche Ordner hinweg durchsuchbar sind. Zudem werden sie nicht von der Exchange-Suche indiziert.

    Öffentliche Ordner erstellen

    Es gibt mehrere Möglichkeiten, öffentliche Ordner zu erstellen. Zum einen kann man dies über die Web-Konsole (ECP) tun, zum anderen mittels PowerShell. Zudem lassen sich Public Folder auch direkt im Outlook anlegen. Die Verwaltung der öffentlichen Ordner über die Exchange Toolbox, wie es noch bei Exchange 2010 möglich war, ist in der aktuellen Version nicht mehr vorgesehen.

    Der einfachste Weg führt zweifellos über die Exchange Web Console (ECP). Hier sind die öffentlichen Ordner in der Leiste links zu finden.

    Öffentlichen Ordner in der Web-Konsole von Exchange 2016 erstellen

    Hier können Sie mit einem Klick auf das (+) Pluszeichen einen neuen öffentlichen Ordner erzeugen. Standardmäßig dürfen nur Administratoren öffentliche Ordner auf der Root-Ebene anlegen.

    Sobald der erste öffentliche Ordner existiert, können Sie darunter eine ganze Ordnerstruktur erzeugen. Es gilt dabei jedoch die Einschränkung, dass man über die Exchange Webkonsole den Typ des Ordners (etwa Kalender, Kontakt oder Aufgabe) nicht definieren kann (Standard ist immer ein Ordner). Dieser Schritt muss über Outlook oder PowerShell erfolgen.

    Ordner für den Empfang von Mails konfigurieren

    Um mit einem öffentlichen Ordner E-Mails empfangen zu können, klicken sie in der rechten Leiste bei E-Mail-Einstellungen auf Aktivieren.

    Öffentlichen Ordner für den Empfang von E-Mail konfigurieren

    Das nachfolgende Fenster bestätigen Sie mit Ja. Der ausgewählte Ordner ist jetzt bereit, E-Mails zu empfangen, dies kann man in der Ansicht in der Spalte E-Mail-Aktiviert gut erkennen.

    Die Übersicht zeigt, welche Ordner für den Mail-Empfang eingerichtet wurden.

    Wenn Sie nun den Ordner noch weiter konfigurieren möchten, beispielsweise eine andere E-Mail-Adresse vergeben möchten, dann markieren Sie den eben E-Mail-aktivierten Ordner und klicken Sie danach auf den kleinen Stift in der Symbolleiste.

    Die Mail-Adresse des Ordners lässt sich nach Bedarf anpassen

    Darüber hinaus haben Sie bei Zustelloptionen die Möglichkeit auszuwählen, wer im Namen dieser Mail-Adresse Nachrichten versenden darf (soweit ist erforderlich sein sollte).

    Zugriffsrechte einräumen

    Damit die jeweiligen Benutzer, welche das Postfach oder die Ordner verwenden sollen, auch damit arbeiten können, müssen Sie zum Schluss noch entsprechende Ordner­berechtigungen vergeben. Diese finden Sie wieder in der rechten Leiste unter Ordnerberechtigungen - Verwalten.

    Zugriffsrechte für Public Folder in der Web-Konsole anpassen

    Hier können nach dem gleichen Muster, nach dem man in Outlook einen Ordner für andere Benutzer freigibt, User mit angepassten Berechtigungen eingetragen werden. Die Vergabe von Berechtigungen ist natürlich auch mit dem Outlook-Client oder der PowerShell möglich.

    Beachten Sie dabei bitte: Solle ihr Ordner bereits Unterordner enthalten, so wird die Berechtigung nicht vererbt. Legen Sie hingegen unter diesem Ordner neue Ordner an, dann wird die Berechtigung auf den neu angelegten Ordner übertragen.

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