Office-Dokumente in Microsoft Teams gemeinsam bearbeiten

    Microsoft Office Online AppsFort­geschrit­tene Collaboration-Tools bieten Benutzern die Mög­lichkeit, gemein­sam und gleich­zeitig an einem Doku­ment zu arbeiten, ohne dabei Versions­konflikte befürchten zu müssen. Microsoft Teams unter­stützt dieses Feature beim Editieren von Office-Dateien mit Hilfe der integrierten Online-Apps.

    Gegenüber der herkömmlichen Art, Dokumente zu teilen, indem man sie auf einer Netzfreigabe ablegt, bedeutet das Teams-Feature einen großen Fortschritt. Vorbei sind damit die Zeiten, in denen die jeweilige Datei immer nur von einer Person geöffnet und bearbeitet werden konnte.

    Das gemeinsame Editieren einer Datei (.docx (Word), .pptx (PowerPoint), and .xlsx (Excel)) ist wie folgt möglich. Ein Benutzer postet diese zuerst in einem Kanal, in unserem Beispiel handelt es sich m ein Word-Dokument.

    Neues Dokument in einen Teams-Channel publizieren

    Wer dagegen eine vorhandene Datei in einem Channel editieren möchte, kann unter dem Reiter Dateien nach ihr suchen.

    Vorhandene Dateien in einem Teams-Kanal öffnen

    Durch Klicken auf den jeweiligen Namen öffnet sich das Dokument in Word Online. Möchte nun zeit­gleich ein anderer Benutzer dieselbe Datei bearbeiten, dann ist diese nicht gesperrt und lässt sich mithin in Word laden.

    Dokument in Word Online bearbeiten

    Im ersten Moment sehen die User gar nicht, dass sie an ein und derselben Datei arbeiten. Fängt nun einer der beiden an, das Dokument zu verändern, dann erkennt der andere User dies anhand eines Markers. Dieser hat die Form einer Sprechblase und enthält den Namen des Benutzers.

    Die Aktivitäten der anderen User erkennt man an einem Marker mit den Benutzernamen.

    Der Marker springt immer dorthin, wo der jeweilige Benutzer gerade arbeitet. Die Kollegen können so in Echtzeit sehen, was der jeweils andere ändert oder einfügt und dementsprechend darauf reagieren. Das Dokument wird dabei im Hintergrund gespeichert.

    Das Co-Editieren beschränkt sich übrigens nicht auf zwei gleichzeitige User, vielmehr gibt Microsoft ein Limit von 99 Benutzern an, die gemeinsam an einem Dokument arbeiten können. Die Empfehlung lautet indes auf 10 gleichzeitige User.

    Eine weitere Funktion für die Zusammenarbeit sind Kommentare, die sich entweder auf einen Hinweis beschränken oder sich zu einer kleinen Diskussion auswachsen können.

    Die Kommentarfunktion lässt auch Antworten auf Anmerkungen zu.

    Anwender können zu diesem Zweck auf andere Kommentare reagieren.

    Als zusätzliche Möglichkeit, sich während der Arbeit an einem Dokument auszutauschen, gibt es noch die Unterhaltungs­funktion. Diese Chats bleiben nach dem Ende der Sitzung ebenfalls erhalten.

    Das Co-Editing eines Dokuments lässt sich durch Chats ergänzen.

    Insgesamt erhalten Benutzer mit den Office Online-App im Kontext von Teams die Mittel an die Hand, die eine echte Zusammen­arbeit beim Erstellen von Dokumenten erlaubt. Traditionelle On-Prem-Umgebungen können dies auf Basis der Desktop-Anwendungen und von Fileshares nicht bieten.

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