Mit Outlook im Web (OWA) offline auf E-Mails zugreifen

Outlook im Web (OWA) er­laubt Be­nutzern, ihre E-Mails schnell und unkom­pliziert über einen Web-Browser abzu­rufen. Um auch ohne Ver­bindung zum Server ar­beiten zu können, bieten Office 365 und Exchange seit 2013 den Offline-Modus. Wenn es der Admini­strator zulässt, können ihn die User selbst aktivieren.

Wenn Outlook im Web für den Offline-Modus konfiguriert ist, dann speichert der Browser Inhalte von Exchange vorüber­gehend lokal. Dafür nutzt er seine integrierte Daten­bank wie zum Beispiel Web SQL (Chrome) oder IndexedDB (Internet Explorer).

Als Web-Browser für den Offline-Modus von OWA empfiehlt Microsoft mindestens den Internet Explorer 10, Safari 5, Chrome 24 oder Microsoft Edge.

Nachholen aller Aktionen nach Wiederherstellen der Verbindung

OWA stellt anhand der Ver­bindungs­qualität zum Exchange-Server fest, ob es offline ist. Wenn Exchange bzw. Office 365 wieder erreichbar ist, dann versucht es, die Inhalte zu aktualisieren.

Alle Aktionen, die der Benutzer in der Zwischen­zeit ausgeführt hat, werden dann dem Server zur Abarbeitung über­geben, so dass etwa auch zwischen­zeitlich verfasste Mails versandt werden. Diese bewahrt OWA zuvor unterhalb des Ordners Outbox auf.

Offline-Modus blockieren

Standard­mäßig ist der Offline-Modus zugelassen, so dass User ihn aktivieren können. Wenn Admins das nicht möchten, dann lässt er sich mit Hilfe von Set-OwaMailboxPolicy nach diesem Muster blockieren:

Set-OwaMailboxPolicy -Identity <Mailbox> -AllowOfflineOn [PrivateComputersOnly | NoComputers | AllComputers]

Alternativ kann der Offline-Modus auf der Ebene eines virtuellen Ver­zeichnisses mit Hilfe von Set-OwaVirtualDirectory mit dem gleichen Parameter unterbunden werden.

Offline-Modus für OWA aktivieren

Der Offline-Modus lässt sich wie folgt einschalten: Melden Sie sich an der OWA an, bei Office 365 unter dieser Adresse. Navigieren Sie unter Einstellungen zum Punkt Offline­einstellungen. Setzen Sie einen Haken bei Offlinezugriff aktivieren.

Es erscheint nun eine Sicherheits­abfrage. Da die Daten auf dem lokalen Computer abgelegt werden und durch Dritte einsehbar wären, sollte sicher­gestellt sein, dass nur Sie diesen Computer verwenden.

Es folgen nun noch einige Informationen, welche mit Weiter bestätigt werden können. Darunter findet sich auch der Hinweis, dass man die Anfrage des Browsers für mehr Speicher­platz genehmigen sollte.

Zum Schluss wird die Konfiguration noch einmal mit OK bestätigt und der Offline-Modus ist damit eingerichtet.

Ordner für den Offline-Modus auswählen

Als nächstes kann man nun entscheiden, welche Ordner offline verfügbar gemacht werden sollen. Für Posteingang und Entwürfe trifft das per Vorgabe immer zu.

Die Inhalte von bis zu 5 weiteren Ordnern lassen sich ohne Verbindung zum Exchange-Server zugänglich machen. Dieses Limit ist natürlich ein Nachteil für User, die eine recht große Ordner­struktur haben.

Damit wäre die Konfiguration auch schon abgeschlossen. Es empfiehlt sich, den Link zu OWA als Favoriten im Browser zu hinterlegen. Sollte der Rechner oder das Notebook einmal offline gehen, etwa wenn man im Flugzeug sitzt, und möchte noch ein paar E-Mails schreiben, dann ist der Zugriff damit einfacher möglich.

Welche Daten sind verfügbar?

Verfügbar sind natürlich die Daten bzw. Ordner, welche eben in der Offline-Konfiguration angegeben wurden. Zudem können die Inhalte der Ordner ca. 3 Tage zurückliegen und dürfen die Grenze von 150 Elementen nicht überschreiten.

Bei Datei­anhängen wird es schwieriger, diese sind größtenteils nicht enthalten oder nicht aufrufbar.

Beim Kalender sind Erinnerungen an Termine verfügbar, zudem ist auch hier der Zeitraum für Einträge eingeschränkt (vorheriger Monat und das zurückliegende Kalenderjahr). Zudem steht nur der primäre, aber kein weiterer Kalender (von Kollegen) zur Verfügung.

Darüber hinaus ist die Suche nach Elementen oder das Sortieren ist nicht möglich. Nicht synchronisiert werden archivierte, Team-, Aufgaben- und Favoritenordner. Die Kontakte sind ebenfalls nur teilweise verfügbar.

Wer also den Offline-Modus nutzen möchte, muss sich im Vergleich zum klassischen Outlook-Client mit Einschränkungen abfinden.

Allerdings sollte man beachten, dass die OWA seit seiner Entstehung immer weiter­entwickelt wurde. Gerade bei Office 365 kann davon ausgegangen werden, dass Microsoft die Offline-Funktionen noch weiter ausbaut.