Tags: Microsoft 365, Exchange, Synchronisierung
Outlook im Web (OWA) erlaubt Benutzern, ihre E-Mails schnell und unkompliziert über einen Web-Browser abzurufen. Um auch ohne Verbindung zum Server arbeiten zu können, bieten Office 365 und Exchange seit 2013 den Offline-Modus. Wenn es der Administrator zulässt, können ihn die User selbst aktivieren.
Wenn Outlook im Web für den Offline-Modus konfiguriert ist, dann speichert der Browser Inhalte von Exchange vorübergehend lokal. Dafür nutzt er seine integrierte Datenbank wie zum Beispiel Web SQL (Chrome) oder IndexedDB (Internet Explorer).
Als Web-Browser für den Offline-Modus von OWA empfiehlt Microsoft mindestens den Internet Explorer 10, Safari 5, Chrome 24 oder Microsoft Edge.
Nachholen aller Aktionen nach Wiederherstellen der Verbindung
OWA stellt anhand der Verbindungsqualität zum Exchange-Server fest, ob es offline ist. Wenn Exchange bzw. Office 365 wieder erreichbar ist, dann versucht es, die Inhalte zu aktualisieren.
Alle Aktionen, die der Benutzer in der Zwischenzeit ausgeführt hat, werden dann dem Server zur Abarbeitung übergeben, so dass etwa auch zwischenzeitlich verfasste Mails versandt werden. Diese bewahrt OWA zuvor unterhalb des Ordners Outbox auf.
Offline-Modus blockieren
Standardmäßig ist der Offline-Modus zugelassen, so dass User ihn aktivieren können. Wenn Admins das nicht möchten, dann lässt er sich mit Hilfe von Set-OwaMailboxPolicy nach diesem Muster blockieren:
Set-OwaMailboxPolicy -Identity <Mailbox> -AllowOfflineOn [PrivateComputersOnly | NoComputers | AllComputers]
Alternativ kann der Offline-Modus auf der Ebene eines virtuellen Verzeichnisses mit Hilfe von Set-OwaVirtualDirectory mit dem gleichen Parameter unterbunden werden.
Offline-Modus für OWA aktivieren
Der Offline-Modus lässt sich wie folgt einschalten: Melden Sie sich an der OWA an, bei Office 365 unter dieser Adresse. Navigieren Sie unter Einstellungen zum Punkt Offlineeinstellungen. Setzen Sie einen Haken bei Offlinezugriff aktivieren.
Es erscheint nun eine Sicherheitsabfrage. Da die Daten auf dem lokalen Computer abgelegt werden und durch Dritte einsehbar wären, sollte sichergestellt sein, dass nur Sie diesen Computer verwenden.
Es folgen nun noch einige Informationen, welche mit Weiter bestätigt werden können. Darunter findet sich auch der Hinweis, dass man die Anfrage des Browsers für mehr Speicherplatz genehmigen sollte.
Zum Schluss wird die Konfiguration noch einmal mit OK bestätigt und der Offline-Modus ist damit eingerichtet.
Ordner für den Offline-Modus auswählen
Als nächstes kann man nun entscheiden, welche Ordner offline verfügbar gemacht werden sollen. Für Posteingang und Entwürfe trifft das per Vorgabe immer zu.
Die Inhalte von bis zu 5 weiteren Ordnern lassen sich ohne Verbindung zum Exchange-Server zugänglich machen. Dieses Limit ist natürlich ein Nachteil für User, die eine recht große Ordnerstruktur haben.
Damit wäre die Konfiguration auch schon abgeschlossen. Es empfiehlt sich, den Link zu OWA als Favoriten im Browser zu hinterlegen. Sollte der Rechner oder das Notebook einmal offline gehen, etwa wenn man im Flugzeug sitzt, und möchte noch ein paar E-Mails schreiben, dann ist der Zugriff damit einfacher möglich.
Welche Daten sind verfügbar?
Verfügbar sind natürlich die Daten bzw. Ordner, welche eben in der Offline-Konfiguration angegeben wurden. Zudem können die Inhalte der Ordner ca. 3 Tage zurückliegen und dürfen die Grenze von 150 Elementen nicht überschreiten.
Bei Dateianhängen wird es schwieriger, diese sind größtenteils nicht enthalten oder nicht aufrufbar.
Beim Kalender sind Erinnerungen an Termine verfügbar, zudem ist auch hier der Zeitraum für Einträge eingeschränkt (vorheriger Monat und das zurückliegende Kalenderjahr). Zudem steht nur der primäre, aber kein weiterer Kalender (von Kollegen) zur Verfügung.
Darüber hinaus ist die Suche nach Elementen oder das Sortieren ist nicht möglich. Nicht synchronisiert werden archivierte, Team-, Aufgaben- und Favoritenordner. Die Kontakte sind ebenfalls nur teilweise verfügbar.
Wer also den Offline-Modus nutzen möchte, muss sich im Vergleich zum klassischen Outlook-Client mit Einschränkungen abfinden.
Allerdings sollte man beachten, dass die OWA seit seiner Entstehung immer weiterentwickelt wurde. Gerade bei Office 365 kann davon ausgegangen werden, dass Microsoft die Offline-Funktionen noch weiter ausbaut.
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Roland Eich ist gelernter Fachinformatiker für Systemintegration und in der IT seit über 14 Jahren zu Hause. Roland deckt aufgrund seiner Erfahrungen ein breites Spektrum der Microsoft-Produktpalette ab.
Zudem besitzt er verschiedene Zertifizierungen (MCITP, MCSA und MCSE, ITIL, PRINCE2).
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