Postfächer aus Office 365 in PST-Dateien exportieren


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    Postfächer aus Office 365 in eine PST-Datei exportierenFür die Migration oder die kurz­fristige Sicherung von Post­fächern bietet sich der Export in eine PST-Datei an. Bei Exchange im eige­nen Rechen­zentrum über­nimmt Power­Shell diese Aufgabe. Bei Office 365 da­gegen ist die GUI von eDiscovery dafür zu­ständig, die diesen Vor­gang aber relativ kompli­ziert macht.

    Die ersten Schritte zur Vorbereitung des PST-Exports sind in Office 365 gleich wie einem On-Prem-Exchange (siehe dazu: Exchange-Postfächer exportieren und importieren im PST-Format). Mit

    New-ManagementRoleAssignment -Role "Mailbox Import Export" -User <BENUTZERAME>

    muss man erst die Berechtigung für die Import- und Exportfunktion schaffen.

    Keine Cmdlets für den PST-Export in O365

    Schaut man sich anschließend nach den Cmdlets für das Importieren und Exportieren von PST-Dateien um, so bemerkt man schnell, dass diese bei Office 365 nicht vorhanden sind.

    Die von Exchange bekannten Cmdlet für den Import und Export von PST-Dateien fehlen in Office 365.

    Aus der Sicht von Microsoft scheint es keinen Grund für eine Migration weg aus der Cloud zu geben. Und für das Backup existieren eigene Programme wie Altaro Office 365 Backup oder Veeam Backup für Office 365.

    Dennoch gibt es eine Möglichkeit, wie ein Administrator die Postfächer von Office 365 in eine PST-Datei exportieren kann. Das Stichwort hier heißt eDiscovery. Grund­legendes zu diesem Feature findet sich in folgendem TechNet-Artikel.

    eDiscovery konfigurieren

    Um es zu nutzen, melden Sie sich im Office 365 Portal an (https://admin.microsoft.com oder https://portal.office.com) und wechseln sie zu Security und Compliance. Alternativ kann man direkt die URL https://protection.office.com eingeben. Dort folgen Sie in der Navigation dem Link Berechtigungen.

    Security und Compliance öffnen im Office 365 Portal

    In der Berechtigungs­liste wählen Sie eDiscovery Manager aus. Auf der rechten Seite sollte sich nun ein Fenster öffnen, in dem diese Berechtigung konfiguriert werden kann.

    Berechtigungen für den eDiscovery Manager bearbeiten

    Zuerst sollte man hier kontrollieren, ob unter Zugewiesene Rollen die Rolle Export enthalten ist. Ist dies nicht der Fall, dann wäre der spätere Export in eine PST-Datei nicht möglich.

    Liste der eDiscovery-Administratoren bearbeiten

    Wichtig ist es nun, dass ein Benutzer, der später den Export durchführen soll, als eDiscovery-Administrator eingetragen wird.

    eDiscovery-Administrator für den PST-Export hinzufügen

    Im nächsten Schritt wählen Sie nun in der linken Navigations­leiste unter Suchen die Inhaltssuche aus.

    Übersicht für Inhaltssuche öffnen

    Hier definieren Sie nun eine neue Suche.

    Neue Suche für den PST-Export konfigurieren

    Schlüssel­wörter wird man hier in der Regel keine eingeben. Damit aber nicht im kompletten Office 365 gesucht wird, empfiehlt es sich, die Suche unter Bestimmte Orte einzugrenzen. Wir wollen ja nur in Exchange nach Postfächern suchen und keine Ergebnisse von SharePoint oder OneDrive.

    Suche von eDiscovery auf Exchange eingrenzen

    Daher macht es Sinn, den Schieber bei Exchange-E-Mail zu aktivieren. Unter Bedingungen hinzufügen könnten Sie die Suche noch beliebig verfeinern, das wird allerdings für dieses Szenario nicht benötigt.

    Mit einem Klick auf Speichern und ausführen wird die Suche nun unter einem definierten Namen gespeichert.

    eDiscovery-Suche speichern

    Nachdem die Suche gestartet wurde, könne Sie direkt wieder zurück auf die Übersicht gehen. Nach einem kurzen Refresh wird der vorhin angelegte Such-Job angezeigt.

    Übersicht über die Such-Jobs

    Klickt man diesen an, werden die Details zum Job sichtbar.

    Den Export können Sie nun unter der Schaltfläche Mehr starten.

    Gefundene Postfächer über den Befehl Ergebnisse exportieren in eine PST schreiben

    Hier sind nun verschiedene Optionen auswählbar, wie die Dateien exportiert werden sollen. So können Sie etwa festlegen, ob jedes Postfach in eine eigene oder gemeinsam mit anderen in einer PST-Datei gespeichert werden soll. Für den Test habe ich alles auf Standard belassen.

    Optionen für den Export von Postfächern in eine PST-Datei

    Nun kommt es beim Export anscheinend darauf an, welchen Browser Sie ver­wenden. In Google Chrome erhielt ich bei diesem Versuch einen Client-Fehler und der Export brach ab. In Microsoft Edge ist dieses Problem nicht aufgetaucht.

    Nachdem die Abfrage mit Exportieren abgeschlossen wurde, kann nun wieder in der oberen Leiste auf Exporte geklickt werden um den Export-Job zu sehen. Sollte dieser nicht angezeigt werden, sollten Sie das Browser-Fenster einmal aktualisieren.

    Download der PST-Datei in den Details des Export-Jobs anstoßen

    Durch das Anklicken des Export-Jobs kann nun das endgültige Speichern auf einen lokalen Datenträger eingeleitet werden.

    Schlüssel, der anschließend vom Export-Tool benötigt wird

    Wichtig ist hier, dass Sie den Exportschlüssel kopieren oder anderweitig aufbewahren, denn er wird im weiteren Verlauf benötigt. Mit der Schaltfläche Ergebnisse herunterladen stoßen Sie den Export an.

    Setup des Microsoft Office 365 eDiscovery Export Tools

    Daraufhin startet das Setup des Microsoft Office 365 eDiscovery Export Tool. Dieses ist recht klein und sollte in wenigen Sekunden installiert sein. Das Tool fragt nun nach dem Export-Key, welchen wir vorhin gesichert haben und nach einem Speicherort für die PST-Dateien.

    Schlüssel in das Microsoft Office 365 eDiscovery Export Tool eingeben

    Der Export auf den lokalen Computer startet nun und ist nach wenigen Sekunden abgeschlossen, da meine Postfächer nicht so groß sind.

    Erfolgreicher Download der exportierten PST-Dateien

    In meinem Zielordner liegen nun die exportierten PST-Dateien meiner Postfächer. Zusätzlich sind dort noch einige Berichte zum Export zu finden, welche allerdings nicht allzu spannend sind.

    Die PST-Datei lässt nun ganz normal in Outlook öffnen. Allerdings wird Ihnen dabei auffallen, dass die Ordnerstruktur etwas anders aussieht, wie man sie von einem normalen PST-Export über die PowerShell aus Exchange gewohnt ist.

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