Profilfotos zu Office 365 hinzufügen

In vielen Unter­nehmen ist es üblich, Bilder von Mit­arbeitern in deren Profil zu hinter­legen. In Office 365 können Benutzer ihre Fotos entweder selbst hoch­laden oder der Admini­strator über­nimmt diese Auf­gabe mit Hilfe von PowerShell. Ein kosten­loses Tool empfiehlt sich als Alter­native für nicht-technische Anwender.

Das Profilbild lässt das Benutzer­profil freundlicher wirken und gerade in größeren Organi­sationen mit mehreren Nieder­lassungen ist es schön, auch ein Gesicht zur Stimme zu haben. Das Profilfoto inklusive Profildaten kann dabei bis zum CTI durchgereicht werden, wenn man vom Computer aus telefoniert.

Synchronisierung der Profilbilder zwischen Anwendungen

In Office 365 gibt es wie schon beim internen Exchange die Möglichkeit, Profilbilder hochzuladen. Microsoft synchronisiert diese Fotos zwischen den Anwen­dungen von Office 365, so dass diese mit maximal 72 Stunden Verzögerung etwa auch in SharePoint Online zur Verfügung stehen.

Betreibt man Exchange im Hybridmodus, dann werden Profilbilder aus dem lokalen AD nach Azure AD übertragen und gelangen von dort zu den Anwendungen von Office 365. Die Größe und Auflösung dieser Thumbnails ist aber möglicher­weise nicht ausreichend, so dass man Fotos mit besserer Qualität direkt in Office 365 hinterlegen wird.

Vorgaben für Images

Unabhängig davon, wer auf welchem Weg die Fotos hochlädt, gelten bestimmte Vorgaben für die Bilder. Sie sollten nicht größer als 4 MB sein und in den Formaten JPG, PNG oder GIF vorliegen.

Außerdem zeigt Office 365 die Fotos in einem quadratischen Format an, so dass Bilder, die dieser Vorgabe nicht entsprechen, automatisch zugeschnitten werden. Das Ergebnis kann allerdings unbe­friedigend sein.

Einpflegen der Fotos durch Benutzer

Unternehmen können es den Benutzern überlassen, welches Bild sie in ihrem Profil anzeigen möchten. Damit ein User sein Profilbild hinzufügen bzw. ändern kann, muss er sich auf office.com mit seinen Benutzer­daten anmelden. Die Bilddatei darf sowohl vom lokalen PC als auch von OneDrive kommen.

Rechts oben ist nun ein kleiner Kreis mit den Initialen des Benutzers zu sehen.

Wird dieser angeklickt, dann erscheint eine Sidebar mit dem Titel Mein Konto und dem darin enthaltenen Link Mein Konto. Diesem folgt man, um die Einstellungen für das Konto bearbeiten zu können. Unter dem Reiter Persönliche Informationen lässt sich dann das Profilbild ändern.

Ändern des Profilbild durch den Administrator

Anstatt das Management der Profilbilder den Mitarbeitern zu überlassen, kann der Admini­strator die Fotos zentral einpflegen. Dazu stehen ihm zwei Möglichkeiten offen, entweder ebenfalls über die GUI oder mittels PowerShell.

Für die erste Variante benötigt man die Exchange Online Konsole (ECP). Hier klickt man wie oben beschrieben auf das Icon, um die Sidebar zu öffnen, und folgt anschließend dem Link Anderer Benutzer.

Anschließend wählt man aus der Liste der Konten das gewünschte aus.

Es sollte sich nun das Profil des betreffenden Benutzers öffnen. Hier klickt man auf Informationen bearbeiten.

Dort kann man dann jetzt das Profilfoto des Users setzen.

Bei der PowerShell-Variante baut der Admin im ersten Schritt eine Remote-Session zu Exchange Online auf.

Anschließend nutzt man das Cmdlet Set-UserPhoto, um ein Bild hochzuladen:

Set-UserPhoto <username> -PictureData ([System.IO.File]::ReadAllBytes("C:\Temp\MeinFoto.jpg"))

Nach einiger Zeit sollte das Foto im Profil erscheinen.

Für das Hochladen einer großen Zahl von Profilbildern zu SharePoint gibt es ein kostenloses Kommandozeilen-Tool auf Github. Dieses ist besonders dann interessant, wenn man Exchange Online nicht nutzt und Bilder aus dem lokalen AD daher nicht nach SharePoint synchronisiert werden.

Profilbilder mit GUI-Tool verwalten

In viele Firmen ist es nicht die Aufgabe der Admins, sich um die Profilfotos zu kümmern. Da es sich um keine rein technische Ange­legenheit handelt, sondern auch interne Richtlinien zum Aussehen der Bilder eine Rolle spielen, wäre dafür eher die Personal­abteilung zuständig.

Allerdings sind Scripts und Kommandozeilen-Tools für die Mitarbeiter dort kaum zumutbar. Für diese Zielgruppe bieten sich daher GUI-Tools an, die nebenbei auch noch einfache Funktionen für die Bild­bearbeitung beherrschen.

Eine Reihe solcher Werkzeuge existiert für das Importieren von Fotos in das Active Directory. Einer dieser Anbieter, nämlich CodeTwo, liefert auch ein Tool für das Management der Profilbilder in Office 365. User Photos for Office 365 ist eine kostenlose Software, die auch den Massen-Upload von Bildern erleichtert, indem sie die Fotos anhand der Dateinamen den User-Konten zuordnet.