Schutz vor Mail-Flut: Reply All Storm Protection in Exchange Online

    Outlook allen antwortenWenn eine Nachricht an eine große Verteiler­gruppe geht und viele der Empfänger reagieren darauf mit "Allen antworten", dann kann sich dies zum einem Mail-Sturm auf­schaukeln. Ein neues Feature in Microsoft 365 soll dies verhindern. On-prem kann man sich mit einer Regel für den Nach­richten­fluss behelfen.

    Meistens entsteht ein solcher Mail-Sturm aus Unachtsamkeit der Anwender, die nicht bemerken, dass sie eine Antwort an einen großen Verteiler schicken. Der Versender der ursprünglichen Nachricht könnte einen solchen unge­wollten Effekt ver­meiden, wenn er die Verteiler­gruppe in das Feld BCC einfügen würde. Von einer Antwort an alle bliebe diese Gruppe dann ausgespart.

    Anti-Storm-Funktion in Exchange 365

    Für Exchange Online gibt es seit einiger Zeit ein neues Feature für Microsoft 365 namens Reply All Storm Protection, welches das Antwort­verhalten von Benutzern regeln soll. Es kommt besonders größeren Organisationen zugute, wo die Gedankenlosigkeit von Benutzern eine große Mail-Welle auslösen kann.

    Das Feature ist per Voreinstellung eingeschaltet, aber Administratoren haben hier bisher keine Möglichkeit, es zu konfigurieren. Aktuell greift es automatisch, wenn auf eine Verteilergruppe mit mehr als 5000 Benutzern 10 Mal innerhalt von 60 Minuten geantwortet wird. Daraufhin wird die Option Allen antworten für vier Stunden gesperrt.

    Der jeweilige Versender erhält dann eine NDR-Nachricht, wonach zu viele Leute in die Konversation involviert sind.

    Die Reply All Storm Protection informiert User mit dieser Nachricht, wenn der Versand an Verteilergruppen blockiert wurde.

    Microsoft will diese Funktion auf Basis von Telemetriedaten der Anwender weiter anpassen, so dass ein größerer Kundenkreis davon profitieren kann. Ob Administratoren die Möglichkeit erhalten, die Einstellungen selbst zu konfigurieren, ist im Moment noch unklar.

    Regel als Alternative für lokales Exchange

    Für Exchange on-prem existiert dieses Feature aktuell noch nicht und es gibt auch keine Ankündigung von Microsoft, es dorthin zu portieren.

    Alternativ dazu kann man sowohl in einem lokalen Exchange als auch in Microsoft 365 mit den Regeln für den Nachrichten­fluss arbeiten, um Benutzer zu zwingen, bei Mails an Verteiler­gruppen immer das Feld BCC zu verwenden.

    So eine Regel könnte wie folgt ausschauen. In der Exchange ECP wechselt man zu Nachrichtenfluss => Regeln und klickt dort auf Neue Regel erstellen.

    Neue Regel für den Nachrichtenfluss, die User zwingt, eine bestimmte Verteilergruppe unter bcc: einzufügen.

    Unter Diese Regel anwenden, wenn… muss man den Absender definieren. Da diese Regel für alle User innerhalb der Organisation gelten soll, wählt man hier Der Absender befindet sich in… Innerhalb der Organisation.

    Über ein weiteres Regelfeld muss noch das Postfach bzw. die Verteilergruppe definiert werden, an die eine Nachricht geschickt wird. In meinem Beispiel ist es die Verteilergruppe Test-Alle. Leider kann man hier nicht die Felder An und CC zugleich als Bedingung verwenden, weil es als Verknüpfung nur und, aber kein oder gibt. Daher benötigt man dafür separate Regeln.

    Danach wählt man unter Folgendermaßen vorgehen… die Option Nachricht mit Erklärung ablehnen… und hinterlegt eine Erklärung für den Benutzer, die ihn auffordert, Verteilergruppen über BCC einzufügen.

    Ein Feld für BCC gibt es unter Bedingung hinzufügen nicht, was die Konfiguration und Pflege solcher Regeln doch recht aufwändig macht. Daher ist dies hier nur als ein Beispiel zu sehen, das sich nur für einige ausgesuchte Verteiler­gruppen eignet. Sollte so etwas wirklich zum Einsatz kommen, empfiehlt sich die Pflege über einen Automatismus per PowerShell.

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