Signaturen für E-Mails in Exchange Online zentral erstellen und pflegen

Wenn Unternehmen die Mail-Signaturen nicht zentral verwalten, sondern deren Gestaltung den Mitarbeitern überlassen, dann wirkt sich dieser Wildwuchs negativ auf die Außenwirkung von Organi­sationen aus. Zusätzlich kann es Probleme beim richtigen Inhalt und somit mit Compliance geben.

Transportregel für Signatur verwenden

Wie erwähnt, hat Exchange Online keine ausgewiesene Funktion für das zentrale Einfügen einer Signatur. Man kann dafür aber eine Transportregel "missbrauchen". Dazu wechselt man im Exchange Admin Center zu E-Mail-Fluss => Regel.

Dort klickt man auf Eine Regel hinzufügen und wählt anschließend aus der Liste Verzichtserklärungen anwenden ("Disclaimer") aus.

Danach kann man die Regelbedingungen festlegen. Hier bestimmt man unter anderem, ob eine Regel für die gesamte Organisation oder aber nur für einzelne Benutzer gelten soll. Auf diese Weise kann man etwa eigene Signaturen für verschiedene Abteilungen definieren.

Es empfiehlt sich, diese Regeln vorerst an einem kleinen Benutzerkreis auszuprobieren, damit eine eventuelle Fehlkonfiguration keinen zu großen Schaden anrichtet.

Im Textfeld fügt man anschließend die gewünschte Signatur ein. Hier kann man neben statischem Text auch Variablen verwenden, eine vollständige Liste findet sich auf Microsoft Learn. Ein Beispiel dafür könnte so aussehen:

<p>%%Company%%<br />
%%StreetAddress%%<br />
%%PostalCode%% %%City%%</p>

Grafiken, etwa für ein Logo, kann man nur mit einem Trick hinterlegen.

Dieser besteht darin, dass man über den HTML-Code eine externe Grafik einbindet:

<p><img alt="Logo" src="https://www.windowspro.de/images/WP_Logo.png" /></p>

Der Nachteil dieses Verfahrens besteht darin, dass ein solches Logo etwa von Outlook nicht automatisch geladen wird.

Unter Select One kann man eine Fallback-Option auswählen, falls der Haftungsausschluss, den wir für unsere Signatur umgebaut haben, nicht angewendet werden kann.

Zuletzt kann man unter Außer wenn einen Filter konfigurieren, der dafür sorgt, dass die Signatur auf eine Nachricht, einen Absender, etc. nicht angewandt wird.

Im letzten Schritt legt man die Regeleinstellungen fest. Der Regelmodus Erzwingen bewirkt, dass die Regel sofort angewendet wird. Zusätzlich sollte man einen Schweregrad und ein Datum für den Start der Regel definieren.

Nach dem Speichern der Regel ist diese per Voreinstellung deaktiviert und muss per Hand aktiviert werden.

Nun kann man die Signatur zum Beispiel mit Outlook testen. Benutzer haben dabei nach wie vor die Möglichkeit, ihre Grußformel oder ihren Namen selbst einzufügen, alle weiteren Angaben kommen dann von der Richtlinie.

Beachtet werden sollte, dass Outlook die Mails standardmäßig im HTML-Format verschickt. Wenn diese hingegen als Rich-Text oder Nur Text gesendet werden, dann sieht die Signatur natürlich anders aus, weil die Formatierung der eingebetteten Inhalte mittels HTML in diesem Fall nicht mehr greift.

Zusammenfassung

Exchange Online verfügt über kein Management für Mail-Signaturen im engeren Sinn. Allerdings kann man für diesen Zweck eine Transportregel für Verzichtserklärungen (Disclaimer) einsetzen. Diese lassen sich auf einen bestimmten Benutzerkreis eingrenzen, außerdem kann man über Filter bestimmen, wann die Fußzeile nicht eingefügt werden soll.

Insgesamt stößt man mit dieser Lösung schnell an ihre Grenzen, weil sie keine Verwendung von Platzhaltern oder das Einbetten von Grafiken erlaubt. Produkte von Drittanbietern sind hier wesentlich flexibler.