Hardware (PCs, Drucker, Monitore, Büromöbel, Autos) verwalten mit ACMP von Aagon

Es zählt zu den Aufgaben des Client-Manage­ments, Hard- und Soft­ware eines Unter­nehmens zu er­fassen. Das auto­matisch er­kannte Inven­tar bildet die Grund­lage für ein Asset-Manage­ment, in das auch kauf­männische Infor­ma­tionen ein­fließen. ACMP von Aagon ver­waltet nicht nur IT-Hardware, sondern alle Wert- und Anlage­güter.

Jede ordentlich geführte Firma möchte den Über­blick über die von ihr ange­schafften Arbeitsmittel, Einrichtungs­gegenstände und die zu einem Arbeitsplatz insgesamt gehörende Ausstattung behalten. Dazu zählen Software und Hardware, die verschiedene Anforderungen an ein Asset-Management stellen.

SAM über ACMP Lizenz-Management

Die meisten Client-Management-Lösungen nutzen einen Agent, der einen Großteil der IT-Assets ermitteln kann. Anders als PCs, Drucker oder Monitore unterliegen Computer-Programme meist einer kompli­zierten Lizenzierung.

Die relativ spärlichen Informationen, die ein auto­matischer Scan einsammelt, reichen aber für ein Lizenz-Management nicht aus, das vor Compliance-Verstößen oder einer Über­lizenzierung schützt.

Deswegen bietet Aagon für das Software Asset Management in ACMP ein separates Modul, das den Finger­abdruck eines Programms nutzt, um die erforderlichen Metadaten aus einem Software-Katalog zu entnehmen.

Heterogene Hardware-Assets

Hardware hingegen ist sehr heterogen, und es gibt daher, anders als bei Software kein einheitliches Schema und keinen zentralen Katalog für ihre Beschreibung. Ein Asset-Management muss vielmehr offen sein für unter­schiedlichste Hardware-Typen.

Auch hier liefert eine automatische Inventa­risierung nur Basis­informationen, bei nicht zur IT gehörender Hardware wie Dienstwagen, Möbel, Feuerlöscher, Büro­schlüssel oder Tankkarten gar keine.

Je nach Kategorie müssen also entweder alle Merkmale oder zumindest Daten wie die Bezugsquelle, der Preis, das Kaufdatum oder Garantie­zeiträume manuell hinterlegt werden.

Vorlagen für Asset-Typen

Um das Einpflegen von Inventar zu vereinfachen, verwendet ACMP für jeden Typus eine eigene Schablone. Es steht den Anwendern frei, nach eigenem Bedarf solche Vorlagen zu erstellen und dabei auch benutzerdefinierte Felder anzulegen.

Während IT-Hardware zumeist automatisch erkannt wird und so schnell in das Asset-Management übernommen werden kann, müssen andere Gegenstände von Anfang an konsequent manuell erfasst werden.

Rollenabhängiger Zugriff

Es liegt auf der Hand, dass nicht jeder Benutzer alle Arten von Assets sehen oder gar ändern soll. Daher greift die in ACMP integrierte rollen­basierte Zugriffs­verwaltung auch hier, so dass beispielsweise nur die Fuhrpark­verwaltung die ins System eingepflegten Autos sehen kann. Umgekehrt wird man dieser Abteilung aber den Einblick in die IT-Assets verwehren.

Geschäftliche Vorteile

Der Nutzen eines solchen Asset-Managements beschränkt sich keineswegs darauf, dass Unter­nehmen ihren Bestand an Arbeitsmitteln und Ein­richtungs­gegen­ständen im Blick behalten. Vielmehr hilft es Ihnen, Kosten für künftige Ausgaben besser abzuschätzen sowie ihre Ausstattung effizienter zu nutzen und zu warten.

Zu den Eigenschaften von Assets in ACMP gehört es nämlich, dass sie sich einer Person, einer Abteilung und einer Kostenstelle zuordnen lassen. Auf diese Weise kann ein Report im Zusammen­spiel mit dem Asset- und Lizenz-Management sehr schnell Auskunft darüber geben, wie viel die Ausstattung für einen bestimmten Arbeitsplatz durchschnittlich kostet. Mit dieser Information lässt sich das passende Budget bereitstellen, wenn eine neue Stelle geschaffen wird.

Diese Verknüpfung von Arbeitsmitteln mit einem Mitarbeiter erweist sich natürlich auch als Vorteil, wenn dieser das Unter­nehmen verlässt. In diesem Fall kann die Personal­abteilung auf einen Blick erkennen, ob die betreffende Person bereits alle ihr zugeteilten Assets zurück­gegeben hat.

Verknüpfung von zusammengehörigen Assets

Für eine konsistente Verwaltung von Gegenständen sorgt zudem die Möglichkeit, Beziehungen zwischen ihnen zu definieren oder zusammen­gehörige Assets zu einer Kollektion zusammen­zufassen. Wenn zum Beispiel in einen PC nachträglich eine SSD eingebaut und der Rechner danach an eine andere Niederlassung verlegt wird, dann ändert sich in ACMP ebenfalls der Standort der verknüpften Komponente.

Das Asset-Management kann zudem die Nutzung erworbener oder geleaster Gegenstände durch das Hinterlegen von Wartungs­intervallen und Garantie­zeiträumen optimieren.

Wenn ein Report das bevorstehende Ablaufen der Gewähr­leistung anzeigt, dann läge es nahe, diesen auf eventuell aufgetretene Mängel zu prüfen. Im Fall von Rauchmeldern oder Feuerlöschern könnte das Gebäude-Management auf eine erforderliche Wartung hingewiesen werden.

Ausstattung zwischen Abteilungen verleihen

Schließlich trägt zu einer besseren Auslastung von Ressourcen bei, wenn Gegenstände zwischen Mitarbeitern oder Abteilungen verliehen werden. Erfolgt dies jedoch spontan und lässt sich der Vorgang später nicht nach­verfolgen, dann werden Dinge häufig gar nicht mehr oder beschädigt zurückgegeben.

Aktuell kann ACMP den Status eines Assets auf ausgeliehen setzen und hinterlegen, wer es sich ausgeborgt hat und wann er es zurückgibt. Im 4. Quartal 2018 erhält das Modul ein Update, so dass Anwender dann Geräte vorab reservieren können. Außerdem ist für diese Version eine interne Leistungs­verrechnung vorgesehen, so dass Abteilungen ihre Arbeitsmittel gegen eine Gebühr vermieten können.