Wildwuchs bei Microsoft Teams bekämpfen: Tipps für ein optimales digitales Arbeitsumfeld

Aus bekannten Gründen ist das Arbeiten vom Home-Office ein Mega­trend der letzten ein­einhalb Jahre. Entsprechend schossen auch die Nutzer­zahlen von Microsoft 365 und Micro­soft Teams in die Höhe. Diese Entwicklung hat jedoch in vielen Firmen eine Schatten­seite, nämlich ein unkon­trollierten Wachs­tum von Teams und Channels.

Microsoft berichtet, dass etwa 50 Prozent der mehr als 260 Millionen kommer­ziellen Microsoft-365-Anwender jetzt auch MS Teams verwenden. Einige Exper­ten gehen sogar davon aus, dass die Zahl der Teams-Nutzer heute eher bei 300 Millionen liegt.

Der Wildwuchs bei Teams tritt vor allem dann auf, wenn Unternehmen keine Regelungen für den Umgang mit der IT, sprich keinen Governance-Plan, haben. Diese unkontrollierte Ver­wendung von Teams kann indes erhebliche Probleme bereiten, insbesondere wenn das Unternehmen Tausende von Mitarbeitern beschäftigt. Fusionen und Übernahmen verschärfen die Situation noch, wenn die Parteien ihre Daten konsolidieren wollen.

Was ist Teams-Wildwuchs?

Im Wesentlichen handelt es sich dabei um eine unkontrollierte Ausbreitung ungenutzter, veralteter oder duplizierter und irrelevanter Daten in Teams. Dies ist oft das Ergebnis fehlender Richtlinien für das Daten-Management. Nicht ausreichende Schulung der Mitarbeiter und damit ein mangelndes Verständnis für die Verwendung von Teams sind ein weiterer Grund.

In solchen Umgebungen können Benutzer Teams oder Channels erstellen, die nur einmal oder selten verwendet werden. Sie hängen Daten an diese Kanäle an und speichern möglicher­weise Dateien an mehreren Orten, was zu Verwirrung und Unordnung führt.

Probleme, die dieser Wildwuchs verursachen kann

Existieren mehrere Versionen derselben Datei in Teams, greifen Endbenutzer möglicher­weise auf veraltete Informationen zu. Wenn Mitarbeiter nicht genau wissen, wo sie die benötigten Informationen finden, kann dies zu Missverständnissen innerhalb des Unternehmens und mit externen Partnern oder Kunden führen.

Die Benutzer beginnen dann vielleicht, ihre Dokumente auf ihren lokalen Workstations zu speichern, was die Zusammenarbeit beeinträchtigt und es schwieriger macht, die aktuellste Datei zu finden.

Der Teams-Wildwuchs kann auch zu Sicherheitsrisiken führen. Wenn die Mitgliedschaft in Teams und Kanälen nicht klar geregelt ist, können Personen, die eigentlich keine Berechtigung haben sollten, Zugang zu sensiblen Informationen erhalten. Dies führt zu Datenlecks.

Ein Szenario wäre zum Beispiel, dass ein Benutzer einen externen Gast in einen offenen Kanal einlädt. In diesem Fall könnte dieser Zugang zu internen Informationen erlangen. Oder er könnte Inhalte duplizieren, sie zu einem privaten Kanal hinzufügen, Beiträge bearbeiten oder Daten löschen. Es ist daher wichtig, Benutzer­aktivitäten und Gastkonten zu überwachen, die Zugriff auf die eigene Teams-Umgebung haben.

So lässt sich der Teams-Wildwuchs eindämmen

Zunächst gilt es, Mitarbeiter zu bestimmen, welche die Verwaltung von Teams übernehmen und Governance-Richtlinien einführen. Im Rahmen dieses Prozesses sollten diese Mitarbeiter analysieren, wie Teams im Unternehmen verwendet wird, Richtlinien festlegen und einen Schulungsplan entwickeln.

Sie könnten zum Beispiel einen "Tipps und Tricks"-Kanal einrichten, den sie regelmäßig mit Ratschlägen zu neuen Funktionen aktualisieren und der den Endbenutzern hilft, die Plattform effektiver zu nutzen.

Als Nächstes sollten IT-Administratoren die nativen Tools von Microsoft nutzen, um die Anzahl der Personen zu begrenzen, die M365-Gruppen erstellen, löschen und archivieren können. Diesen Konten soll es vorbehalten bleiben, Benennungs­richtlinien festzulegen, Gruppen­beschreibungen, Mitgliedschaft oder den Zugang nach geografischer Region zu verwalten.

Mit diesen Tools können sie auch dynamische Gruppen erstellen, deren Mitgliedschaften sich automatisch über die Identität der Personen aktualisieren. Damit lässt sich der Zugriff kontrollieren und die Netzwerk­sicherheit verbessern.

Schließlich können sie Team- oder Kanal­moderatoren einrichten, die Benach­richtigungen erhalten und Hilfe beim Erstellen oder Löschen von Inhalten leisten. Personen mit Spezial­kenntnissen sind oft die idealen Moderatoren, da sie die Bedürfnisse der Abteilungen genau kennen.

Fazit

Da täglich mehr Unternehmen und Endbenutzer mit Teams arbeiten, mag der Wildwuchs unvermeidlich erscheinen. Doch das muss nicht sein. Der Trick besteht darin, die Plattform und ihre enthaltenen Daten proaktiv zu verwalten, damit sie nicht außer Kontrolle gerät.

Eine durchdachte Planung und die Konzen­tration auf Governance-Maßnahmen sind das A und O. IT-Verantwortliche helfen ihrem Unternehmen so, die Datenflut in Teams einzudämmen und ihre digitalen Umgebungen effizient zu betreiben.

Über den Autor

James Corbishley ist Senior Technology Strategist bei BitTitan, wo er mit den Produkt-, Vertriebs- und Entwicklungs­teams für MigrationWiz zusammen­arbeitet. Dabei handelt es sich um eine führende SaaS-Lösung für Cloud-Migration. James Corbishley ist spezialisiert auf Unter­nehmens-Software und -systeme, Microsoft Messaging- und Collaboration-Lösungen, Unter­nehmens­architektur und die Ein­führung von Cloud-Lösungen.

*Dies ist ein bzahlter Beitrag von BitTitan.