Archivierung von E-Mails: technische und gesetzliche Anforderungen, geschäftlicher Nutzen

Geschäftliche Mails ent­halten oft sen­sible oder wichtige Infor­mationen, die nicht ver­loren gehen dürfen. Dafür sprechen nicht nur recht­liche Vor­gaben, sondern auch der Wert des darin ent­hal­tenen Wissens. Lösungen für eine auto­matische rechts­konforme Speicherung der E-Mails sind daher für viele Unter­nehmen unerlässlich.*

E-Mails gehören nach wie vor zu den wichtigsten und am häufigsten erzeugten geschäftlichen Dokumenten. So prognostiziert die Radicati Group ein Auf­kommen von 139,4 Milliarden Business-Mails pro Tag in 2018. Von dem häufig prognostizierten Bedeutungs­verlust der E-Mail kann bisher also keine Rede sein.

Compliance, Vertraulichkeit, Revisionssicherheit

Die Notwendigkeit für die Archivierung von E-Mails ergibt sich schon aus umfangreichen gesetzlichen Regelungen: Der Gesetzgeber stuft einen Teil der E-Mails als Handelsbriefe oder steuerrechtlich relevante Informationen ein. Sie müssen gemäß diverser gesetzlicher Vorgaben (GdPdU, AO, HGB, GoB, GoBS) für mindestens 6 (Handelsbriefe) oder 10 (steuerliche Unterlagen) Jahre vollständig digital archiviert werden. Das betrifft sowohl ein- als auch ausgehende Mails.

Unternehmen sind verpflichtet, die archivierten Dokumente für Prüfzwecke auf Verlangen elektronisch zugänglich zu machen. Die geforderte Revisions­sicherheit schreibt dabei vor, dass archivierte E-Mails gegen nachträgliche Veränderungen geschützt sein müssen.

Technische und organisatorische Hürden überwinden

Den vielfältigen rechtlichen wie organisatorischen Anforderungen an den Umgang mit E-Mails stehen in Unternehmen diverse Hürden entgegen: Viele Mails fristen in lokalen Postfächern der Mail-Clients ihr Dasein, wo sie unstrukturiert abgelegt sind, so dass relevante von nicht relevanten Mails nicht ohne weiteres unterschieden werden können.

Eine gezielte Suche ist dann nicht eine Frage eines Mausklicks, sondern von zentraler Stelle aus dann schlicht nicht möglich. Unter Umständen werden so die Anforderungen an eine digitale Betriebs­prüfung und womöglich auch an interne Compliance-Regeln nicht erfüllt.

Archivierungslösungen bieten vielfältigen Nutzen

Die Hersteller moderner Archivierungs­software haben diese Probleme erkannt und adressieren mit ihren Lösungen die typischen Aufgaben und Probleme langfristiger E-Mail-Ablage. Sie kümmern sich um die automatisierte dauerhafte Speicherung, sorgen dabei für Revisions­sicherheit und machen die Inhalte über eine zentrale Suche schnell auffindbar.

Zumeist fügen sie sich dabei nahtlos in das Unternehmens­netzwerk ein, verstehen sich mit den gängigen Mail-Servern, bieten Web-basierenden Zugriff, abgestufte Berechtigungen und können alle Daten auf gängigen Speichermedien oder auf spezialisierten Archiv­systemen ablegen.

Ein willkommener Nebeneffekt solcher Lösungen ist ein verringerter Speicherbedarf, da E-Mails komprimiert und dedupliziert werden. Sie leisten zudem einen Beitrag zur Business Continuity, da alle Mails auch beim Ausfall von Mail-Servern oder bei Datenverlusten immer noch im Archiv vorgehalten werden.

Die Volltextsuche über Mail-Inhalte und in Anhängen erschließt zudem Informationen, wenn nötig, auch Jahre nach der Archivierung. Anwender müssen zudem weniger Arbeitszeit zur aufwändigen Postfach­organisation und -pflege aufwenden.

E-Mail-Archivierung hilft bei der Speicheroptimierung

Die automatische Archivierung von Mails erübrigt die vollständige Speicherung sämtlicher Mails auf den produktiven Mail-Servern. Das ermöglicht Einsparungen beim Speicherplatz und den damit verbundenen Kosten. Dadurch verkürzen sich die Zeiten für Erstellung und das Rückspielen von Backups.

Da Anwender sich auf die ständige Verfügbarkeit aller Nachrichten verlassen können, entfällt für sie die Notwendigkeit, E-Mails und Anhänge andernorts extern abzulegen. In der Konsequenz verringern sich damit die Speicher­mengen und zudem das Risiko, dass sensible Daten etwa in einem privaten Cloud-Speicher landen.

Im Falle eines Daten­verlustes können einzelne Nachrichten schnell aus dem Archiv wiederhergestellt werden. Dies spart Zeit gegenüber dem langwierigen Restore eines gesamten Mail-Backups.

Fazit

Automatisierte Mail-Archivierung verschafft Unternehmen zahlreiche Vorteile, allerdings stellen sich bei deren Einrichtung und Betrieb auch viele Fragen. Neben der optimalen technischen Einbindung sind weitreichende organi­satorische Regelungen aufzustellen, um den rechtlichen Ansprüchen Genüge zu tun.

Der Trend zu Unified Communications erfordert dabei unter Umständen auch den Blick über den Mail-Tellerrand hinaus: So können umfassendere Lösungen für Enterprise Information Archiving (EIA) erforderlich sein, um neben E-Mails auch Inhalte aus Chats, SMS und anderen elektronischen Medien mit geschäftlicher Relevanz dauerhaft zu speichern und per eDiscovery sichtbar zu machen.

*Dieser Text ist ein bezahlter Beitrag von CommuniGate Systems.