Dokumente im Team online bearbeiten mit CommuniGate Pro und OnlyOffice

Collaboration-Software unter­stützt Teams mit Werk­zeugen wie Chat, Telefonie, Präsenz­anzeige oder E-Mail bei der Zusammen­arbeit. Etwas zu kurz kommt dabei oft die Möglich­keit, komplexe Doku­mente gleich­zeitig und online zu bear­beiten. CommuniGate Pro schließt diese Lücke mit dem Web-basierten Office-Paket OnlyOffice.*

Es ist immer noch eine weit verbreitete Praxis, dass Mitglieder von Arbeits­gruppen ihre Dokumente nach jeder Änderung per E-Mail oder Dropbox an die Kollegen schicken. Das Ergebnis sind häufig Versions­konflikte und umständ­liche Abstimmungs­prozesse.

Office-Lösung innerhalb der Groupware

Groupware-Tools, deren Zweck ja in der Optimierung der Teamarbeit besteht, unterstützen das gemeinsame Editieren von Dokumenten meist nur unvollständig. CommuniGate Pro ergänzt daher seine Unified Communications Software mit Version 6.2 um eine Web-basierte Office-Lösung.

Damit können Anwender Textver­arbeitung, Tabellen­kalkulation und Präsen­tationen nicht nur für das Erstellen und Bearbeiten von Office-Dateien nutzen, sondern zeit­gleich am selben Dokument arbeiten.

Die Macher von CommuniGate Pro haben sich dazu für OnlyOffice, eine webbasierte und Cloud-fähige Office-Suite entschieden. Die Open-Source-Software aus Lettland verfügt über einen großen Funktions­umfang und dürfte in Sachen Bedienung allen Microsoft-Usern schnell vertraut sein.

Hoher Bedienungskomfort im Browser

Anwender können damit Dateien im in den Formaten DOCX, XLSX und PPTX im Datei-Manager eDisc von CommuniGate Pro erstellen und bearbeiten. Beim Herunterladen auf das lokale Endgerät lassen sich die Dateien wahlweise in die Microsoft-Formate, PDF, HTML oder ODT konvertieren.

OnlyOffice ist als Anwendung in den HTML5-Client Pronto! integriert. Die Dokument-Fenster lassen sich wie bei einer Desktop-Anwendung minimieren, um zwischen verschiedenen geöffneten Dokumenten bequem hin- und herwechseln zu können.

Freigabe von Dokumenten für Co-Editieren

Beim gleichzeitigen Bearbeiten von Dokumenten nutzt OnlyOffice einen ähnlichen Mechanismus wie Google Docs, um den jeweils anderen Benutzern die Stelle kenntlich zu machen, an der gerade Inhalt bearbeitet wird.

Damit ein Dokument in diesem Modus editiert werden kann, muss es der Eigentümer in den Co-Editing-Modus schalten. Die weiteren Bearbeiter benötigen zudem eine Schreibfreigabe für das Dokument.

Durchgängiger Bearbeitungsprozess

Anwender können Dokumente auf den CommuniGate-Pro-Server hochladen oder gleich per OnlyOffice im Dateisystem von CommuniGate neu erstellen. Damit andere User Zugang zum Dokument erhalten, gibt man den betreffenden Ordner für die gewünschten Personen frei.

Dieser erscheint nun in deren Datei-Manager, von wo aus sie die betreffenden Dateien öffnen können. Dokumente, die nicht mehr oder gerade nicht bearbeitet werden sollen, lassen sich explizit sperren.

Mit Onlyoffice erstellte Dokumente können die Anwender wie alle anderen Dateien im Datei-Manager direkt per E-Mail oder auch Chat an andere Personen versenden. Nutzen die User desselben Server, dann wird nur ein Link versendet, nicht die Datei selbst.

Verfügbarkeit und Kosten

CommuniGate setzt voraus, dass Anwender Onlyoffice selbst hosten. Die Lizenzen dafür können sie direkt über CommuniGate zu den Listenpreisen des Herstellers beziehen. So kostet eine OnlyOffice-Lizenz für bis zu 50 gleichzeitige Nutzer einmalig 600 Euro.

Weitere Kosten fallen seitens CommuniGate nicht an. Wer die Cloud-Option von Onlyoffice nutzen möchte, kann den CommuniGate-Hersteller dazu direkt kontaktieren.

*Dieser Text ist ein bezahlter Beitrag von CommuniGate Systems.