Novell Filr im Test: Windows-Freigaben mit Mobilgeräten synchronisieren

    Anmelden am Windows-Client von FilrNovell Filr bietet Benutzern eine zentrale Sicht auf ihre Dateien, unabhängig von ihrem Speicherort. Es erlaubt den Zugriff durch verschiedene Clients, darunter auch von mobilen Geräten außerhalb der Firewall. Die eingebaute Synchronisierung macht Dateien offline verfügbar, außerdem kann man sie mit anderen Usern teilen oder sie per Volltext­suche durchforsten.

    Trotz der zunehmenden Verbreitung von Collaboration-Plattformen wie Sharepoint sind File-Server immer noch die wichtigste zentrale Ablage für gemeinsam genutzte Dokumente. Sie verlieren jedoch an Nutzen, weil Anwender immer öfter außerhalb des LANs mit unter­schiedlichen Endgeräten auf ihre Daten zugreifen möchten. Aber ohne VPN sind Netzlaufwerke von außerhalb der Firewall nicht erreichbar, außerdem wurden Protokolle wie SMB/CIFS nicht für die Verwendung über Mobilfunk konzipiert.

    Schleichende Verbreitung von Dropbox in Unternehmen

    Anwender suchen immer öfter nach Auswegen, um den limitierten Zugriff auf Netzlaufwerke zu umgehen, und finden sie in kostenlosen Synchronisierungs-Tools wie Dropbox. Sie helfen dabei, Dokumente zwischen ihren verschiedenen Endgeräten zu replizieren oder ins Home-Office zu übertragen.

    Der Einsatz von solchen Consumer-Tools erfolgt in der Regel ohne Abstimmung mit der IT. Problematisch daran ist vor allem, dass Firmendaten unkontrolliert und unverschlüsselt in die Cloud gelangen. Mangels Integration mit dem firmeneigenen Identity Management ist es nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen nicht so einfach möglich, die Daten wieder zurückzuholen und das Konto zu sperren.

    Filr bringt die Dateien von File-Server oder NAS auf verschiedene (mobile) Endgeräte.

    Die geschilderte Problematik veranlasste mehrere Hersteller, Enterprise-taugliche Alternativen ("Enterprise-Dropbox") zu entwickeln. Sie müssen nicht nur in der Lage sein, Dateien für unterschiedliche Endgeräte und Betriebssysteme zugänglich zu machen. Sie sollten Dokumente auf mobilen Geräten auch offline zur Verfügung stellen und sie verschlüsselt übertragen und speichern. Ebenso wünschenswert ist eine Integration mit Active Directory, so dass keine separate Benutzerverwaltung erforderlich ist.

    Das Konzept von Novell Filr

    Eines der neuesten Produkte, das für derartige Anforderungen entwickelt wurde, ist Novell Filr. Die Software kommt als vorkonfigurierte virtuelle Maschine für VMware, die alle wesentlichen Komponenten umfasst. Dazu zählen SuSE Linux als Betriebssystem, die in Java geschriebene Anwendung sowie MySQL als Datenbank. Letztere kann bei größeren Installationen auch außerhalb der VM laufen, wobei Filr in solchen Konfigurationen auch als Cluster eingerichtet werden kann.

    Für Installationen mit mehr als 300 aktiven Benutzern können die Komponenten von Filr auf mehrere Server verteilt werden.

    Im Backend kann Filr all jene Datenquellen integrieren, die über SMB/CIFS oder Novell Core Protocol (NCP) ansprechbar sind. Als Dateisysteme unterstützt Filr derzeit NTFS und Novells NSS, in künftigen Versionen sollen weitere File-Systeme und Protokolle folgen.

    Auf den Endgeräten bietet Novell native Clients für Windows, Mac, Android, Blackberry und iOS, hinzu kommt noch ein HTML5-Client für alle anderen Geräte oder für solche, die keine Software installieren dürfen. Der Verbindungsaufbau erfolgt durchgängig verschlüsselt über SSL. Da Filr die Datenquellen wie File-Server oder NAS nur unter einer Oberfläche aggregiert, bleiben deren Zugriffskontrollen weiter wirksam.

    File-Sharing plus Teamfunktionen

    Die Kernfunktion von Filr besteht zweifellos darin, die Datei-Server in Unternehmen für heterogene und mobile Clients zu öffnen. Die Konsolidierung und Synchronisierung von Dateien bildet aber auch die Basis für Collaboration-Features, die das Bearbeiten von Dokumenten im Team erlauben. Dazu gehört, dass Benutzer ihre Dateien für Kollegen wahlweise zum Lesen oder Schreiben freigeben oder sie mit Kommentaren versehen können. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass der Administrator einem Benutzer dieses Recht eingeräumt hat.

    Wenn man in Filr einen Ordner abonniert, dann wird man über alle Veränderungen in diesem Verzeichnis per Mail benachrichtigt.

    Darüber hinaus kann der Eigentümer eines Ordners festlegen, dass andere Benutzer, die Zugriffsrechte auf Dateien in diesem Ordner haben (Rolle "Mitwirkende"), eine Benachrichtigung bei Änderungen bekommen. Eine solche E-Mail enthält eine Verknüpfung zu diesem Ordner und fügt alle Benutzer, die Dateien im betreffenden Ordner besitzen, automatisch zur Empfängerliste hinzu.

    Konten für interne und externe Benutzer

    Filr unterscheidet interne und externe Benutzer sowie Gäste. Interne Nutzer werden vom Administrator mit einem entsprechenden Konto angelegt und mit den benötigten Rechten ausgestattet. Alternativ kann Filr die Konten aus einem LDAP-Verzeichnis wie dem AD importieren.

    Novell Filr beherrscht auch den Datenaustausch mit extenen Benutzern, wenn der Administrator diese Möglichkeit erlaubt.

    Zusätzlich lassen sich auch externen Benutzern Rechte zum Zugriff auf Dateien und Ordner, bzw. zur Zusammenarbeit einräumen. Sie können sich, sobald sie per E-Mail eine Einladung zu einer Freigabe erhalten, entweder über die OpenID-Authentifizierung anmelden, sofern sie über eine Google- oder Yahoo-Adresse verfügen, oder müssen sich explizit in Filr registrieren, indem Sie auf den in der E-Mail angegebenen Link klicken. Als Filr-ID gilt dann die E-Mail-Adresse des betreffenden Nutzers.

    Filr legt für Gäste automatisch ein Konto unter Verwendung der E-Mail-Adresse an.

    Gibt ein Nutzer erstmals ein Objekt für einen externen Nutzer frei, legt Filr für diesen automatisch ein Konto unter Verwendung der E-Mail-Adresse an. Ob externe Benutzer oder Gäste überhaupt Zugriff auf Filr haben, kann der Admin in der Verwaltungskonsole unter System => Benutzerzugriff festlegen.

    Dateien im Web-Client online oder offline bearbeiten

    Filr-Nutzer (interne wie externe) können Dateien direkt im Web-Interface oder offline nach dem Herunterladen bearbeiten. Mobilen Nutzern steht nur die Option des Herunterladens zur Verfügung. Dies erfolgt, indem man einfach den Dateinamen anklickt, so dass Filr einen "Speichern-unter"-Dialog öffnet, um das Dokument lokal abzulegen.

    Lädt man die Datei nach erfolgter Anpassung wieder hoch, bietet Filr im Dialog Dateikonflikte das Überschreiben an. Der Web-Client beherrscht übrigens den Upload ganzer Ordner oder Verzeichnisbäume nicht, sie ist dem nativen Agent vorbehalten.

    Der Web-Client unterstützt den Upload von lokalen Dateien per Drag & Drop.

    Wer die Datei über WebDAV (Funktion Vorort-Bearbeiten) direkt in Filr öffnet, braucht eine zum Dateityp passende Anwendung in seiner Desktop-Umgebung (etwa Microsoft Office für .docx) und die notwendigen Berechtigungen in Filr, um die Datei bearbeiten zu dürfen. Vor dem Editieren eines Dokuments kann man sich von Filr bei allen unterstützten Dateiformaten eine Vorschau im Browser anzeigen lassen.

    Neben dem manuellen Upload unterstützt Filr auch die Synchronisation von heruntergeladenen Dateien, und zwar entweder nach einem vom Filr-Admin festgelegten Zeitplan oder explizit durch den Benutzer. Dafür muss man einen nativen Client für die jeweilige Plattform installieren. Wenn man Ordnerstrukturen in ein Verzeichnis kopiert, das Filr überwacht, dann kann dieser auch ganze Verzeichnisbäume synchronisieren.

    Enge Integration mit Windows

    Eine Besonderheit von Filr besteht darin, dass der Zugriff nicht nur über den Web-Browser oder mobilen Client, sondern auch direkt über das Dateisystem eines PCs möglich ist. Zu diesem Zweck muss die native Software für die betreffende Plattform installiert werden. Bei deren Setup gibt man einen Ordner an (Standard beim Windows-Client ist C:\Users\<Benutzer>\Filr), der von Filr laufend überwacht wird.

    Der native Client für Windows erlaubt eine Nachverfolgung aller Filr-Aktivitäten.

    Sobald man sich am System und damit auch bei Filr anmeldet, dann signalisiert das Filr-Applet entdeckte Änderungen seit der letzten Sitzung und startet die Synchronisation. Der Filr-Nutzer kann diesen Vorgang aber auch jederzeit im das Kontextmenü des System-Tray-Applets mit Jetzt synchronisieren manuell anstoßen.

    Mobile Clients verwenden

    Die mobilen Clients für Filr finden sich in den jeweiligen App-Stores, im Fall von Android ist das Google Play. Allerdings reicht es nicht, wenn der User die Filr-App installiert. Der Administrator muss zusätzlich dem betreffenden Benutzer den Zugriff mittels Mobilgerät explizit erlauben. Er kann hier obendrein festlegen, ob aus der App ein Datei-Download möglich ist und ob die App mit anderen Anwendungen interagieren darf, um Dateien offline bearbeiten zu können. Ferner lässt sich auch das Synchronisations­intervall einstellen.

    Die bloße Installation einer App reicht nicht, um auf Filr zugreifen zu können. Der Admin muss Mobilgeräte erst zulassen.

    Die Filr-App verschlüsselt die Kommunikation wie der Web-Client standardmäßig mittels SSL. Hat der Filr-Admin das Herunterladen von Dateien erlaubt, sollt man auf dem Mobilgerät unbedingt die Verschlüsselung von Dateien aktivieren, damit nicht nur der Transport sicher ist, sondern auch das Speichern der Daten.

    Das Vorgehen dazu kann sich je nach Gerät unterscheiden, Ausgangspunkt ist aber stets das Menü Einstellungen => Systemsicherheit. Die Datenverschlüsselung sollte für das Gerät und für die SD- Karte eingerichtet sein, weil Filr die heruntergeladenen Dateien immer auf der SD-Karte ablegt.

    Dateien betrachten oder bearbeiten mit der Mobile App

    Die Mobile App bietet nicht alle Funktionen des Web-Interfaces oder gar des Windows-Clients. So fehlen beispielsweise die Funktionen zum Löschen und Freigeben von Dateien. Zum Bearbeiten von Dateien müssen diese zwingend heruntergeladen, offline in eine passende Anwendung geladen und anschließend wieder hochgeladen werden.

    Wer Dateien auf einem Smartphone nur ansehen, aber nicht editieren möchte, ist mit dem integrierten Viewer gut bedient. Dieser unterstützt eine große Anzahl von Dateitypen und kann Kommentare zur heruntergeladenen Datei anzeigen.

    Systemvoraussetzungen und Verfügbarkeit

    Die Software selbst läuft unter Suse Linux Enterprise Server (SLES), unterstützt neben lokalen Festplatten auch NFS, Network Attached Storage (NAS) (mit NetApp) oder Storage Area Networks (SAN) als Storage-Target.

    Als Verzeichnisdienste kommen Active Directory 2003/2008 oder Novell eDirectory 8.8 in Frage. Filr arbeitet mit File-Servern unter Windows 2003/2008, Novell Open Enterprise Server 11 oder NetWare 6.5.8 zusammen.

    Eine Lizenz von Filr inklusive einem Jahr Wartung kostet 104 Euro, 50 Lizenzen mit 1 Jahr Maintenance 5200 Euro.

    1 Kommentar

    Bild von Silvia Frank
    Silvia Frank sagt:
    23. Juli 2013 - 8:55

    Eine kostengünstigere Alternative zu Filr ist ownCloud. Einer der Vorteile von OwnCloud im Gegensatz zu Filr ist die leichte Erweiterbarkeit durch externe Apps dank seiner Plugin-API. So lassen sich bspw. mit der Version 5 externe Speicher, wie Dropbox, Swift, Google Docs, Amazon S3 oder WebDAV mit internen oder externen OwnCloud-Servern zu einer hybriden Cloud zusammenfassen. OwnCloud existiert sowohl in einer Community-, als auch in einer Enterprise-Version sowie als eine fertig benutzbare App für Univentions Corporate Server (UCS). Dadurch ist ownCloud auf Basis von UCS mit wenigen Clicks installiert. Eine kostenfreies iso- oder VMwareImage von UCS mit ownCloud kann unter: https://www.univention.de/produkte/ucs/app-katalog/app/details/owncloud herunter geladen werden.