Exchange Shared Mailbox Folder nach Verschieben unsichtbar

    Exchange 2016 freigegebene OrdnerBeim Ver­schieben von Ordnern in freige­gebenen Postfächern kommt es immer wieder vor, dass Folder nach dieser Aktion aus Outlook ver­schwinden. Sie tauchen nach ein paar Stunden meist wieder von selbst auf. Ursache für dieses Phänomen ist der Cached Mode, der sich aber für freige­gebene Postfächer deakti­vieren lässt.

    Ein Mitarbeiter wollte vor kurzem ein recht großes Freigabe­postfach neu organisieren und begann damit, die verschiedenen Ordner samt Inhalten neu zu strukturieren. Dabei fiel ihm auf, dass die Ordner, welche er verschoben hatte, verschwunden waren - und das nicht nur bei ihm, sondern auch bei anderen Benutzern, welche das gleiche Postfach verwenden.

    Warten oder Neustart als "Lösung"

    Es handelte sich hierbei nicht um einen Einzelfall, vielmehr waren auch andere freigegebene Postfächer davon betroffen. Die verschobenen Ordner tauchten nach Stunden irgendwann wieder in Outlook auf. Ab und an half auch, Outlook zu beenden und wieder zu öffnen.

    Grundsätzlich konnte das Warten oder ein Neustart aber keine Lösung sein, da eine Neustruk­turierung eines Postfaches ja etwas ganz Normales ist und tagtäglich erfolgt. Ein Test mit Outlook Web App bestätigte, dass es nicht am Exchange Server liegen konnte, denn im Browser trat dieses Problem nicht auf.

    Alle Versionen von Outlook und Exchange betroffen

    Neuere Outlook-Versionen einschließlich 2016 zeigten das gleiche Problem. Auch in Verbindung mit Exchange 2016 und verschiedenen Clients trat dieses Phänomen weiterhin auf. Nach langem Suchen entschied ich mich, mit das Cache-Verhalten von Outlook genauer anzusehen.

    Der Cache-Modus für Exchange ist in Outlook standardmäßig eingeschaltet.

    Der Cache von Outlook ist immer eingeschaltet, es sei denn man deaktiviert ihn explizit über eine Richtlinie. Er legt auf dem Computer eine lokale Kopie des Postfaches an, die regelmäßig mit der Server synchronisiert wird.

    Der Cache beschleunigt dann den Datenzugriff, wenn gerade die Verbindung zum Exchange-Server langsam sein sollte (ideal natürlich auch für Notebooks, mit denen man viel unterwegs ist).

    Das Deaktivieren des Exchange-Cache-Modus behebt zwar das Problem, aber um den Preis eines langsameren Zugriffs auf Postfächer.

    Nach der Deaktivierung des Cache tauchte der Fehler im Freigabe-Postfach nicht mehr auf. Allerdings hat diese Maßnahme den ungünstigen Nebeneffekt, dass der Zugriff auf Mailboxen nicht mehr optimiert erfolgt.

    Exchange-Cache-Modus für freigegebene Ordner

    Es gibt allerdings noch die Möglichkeit, den Cache nur für freige­gebene Postfächer ("Exchange-Cache-Modus für freigegebene Ordner") zu deaktivieren. Die Einstellungen dafür sind in Outlook nicht leicht zu finden, sie verbergen sich in den Konto­einstellungen.

    Dort klickt man erst auf Ändern und im anschließenden Fenster auf die Schaltfläche Weitere Einstellungen (siehe oberen Screenshot) Im folgenden Dialog wechselt man zur Registerkarte Erweitert.

    Der Cache lässt sich gezielt für freigegebene Ordner abschalten.

    Hier sehen wir, dass Freigegebene Ordner herunterladen aktiviert ist. Entfernt man den Haken bei dieser Option, dann sollte das Problem mit dem Verschwinden von Ordnern im Freigabe-Postfach erledigt sein.

    Bitte nehmen Sie nicht den Haken bei Exchange-Cache-Modus verwenden raus, da hiermit wieder der komplette Cache deaktiviert wird.

    1 Kommentar

    Bild von Andreas
    Andreas sagt:
    23. Februar 2018 - 21:22

    Kleine Ergänzung:
    Man kann den Cache Modus für freigegebene Postfächer auch über einen Registry-Key deaktivieren.
    Kontakte und Kalendereinträge aus freigegebenen Postfächern sind dann übrigens trotzdem offline verfügbar.

    Ich habe den Registrykey via GPO in unserer Domäne verteilt:

    https://support.microsoft.com/en-us/help/982697/by-default-shared-mail-f...