Exchange Shared Mailbox Folder nach Verschieben unsichtbar

Es handelte sich hierbei nicht um einen Einzelfall, vielmehr waren auch andere freigegebene Postfächer davon betroffen. Die verschobenen Ordner tauchten nach Stunden irgendwann wieder in Outlook auf. Ab und an half auch, Outlook zu beenden und wieder zu öffnen.

Grundsätzlich konnte das Warten oder ein Neustart aber keine Lösung sein, da eine Neustruk­turierung eines Postfaches ja etwas ganz Normales ist und tagtäglich erfolgt. Ein Test mit Outlook Web App bestätigte, dass es nicht am Exchange Server liegen konnte, denn im Browser trat dieses Problem nicht auf.

Alle Versionen von Outlook und Exchange betroffen

Neuere Outlook-Versionen einschließlich 2016 zeigten das gleiche Problem. Auch in Verbindung mit Exchange 2016 und verschiedenen Clients trat dieses Phänomen weiterhin auf. Nach langem Suchen entschied ich mich, mit das Cache-Verhalten von Outlook genauer anzusehen.

Der Cache von Outlook ist immer eingeschaltet, es sei denn man deaktiviert ihn explizit über eine Richtlinie. Er legt auf dem Computer eine lokale Kopie des Postfaches an, die regelmäßig mit der Server synchronisiert wird.

Der Cache beschleunigt dann den Datenzugriff, wenn gerade die Verbindung zum Exchange-Server langsam sein sollte (ideal natürlich auch für Notebooks, mit denen man viel unterwegs ist).

Nach der Deaktivierung des Cache tauchte der Fehler im Freigabe-Postfach nicht mehr auf. Allerdings hat diese Maßnahme den ungünstigen Nebeneffekt, dass der Zugriff auf Mailboxen nicht mehr optimiert erfolgt.

Exchange-Cache-Modus für freigegebene Ordner

Es gibt allerdings noch die Möglichkeit, den Cache nur für freige­gebene Postfächer ("Exchange-Cache-Modus für freigegebene Ordner") zu deaktivieren. Die Einstellungen dafür sind in Outlook nicht leicht zu finden, sie verbergen sich in den Konto­einstellungen.

Dort klickt man erst auf Ändern und im anschließenden Fenster auf die Schaltfläche Weitere Einstellungen (siehe oberen Screenshot) Im folgenden Dialog wechselt man zur Registerkarte Erweitert.

Hier sehen wir, dass Freigegebene Ordner herunterladen aktiviert ist. Entfernt man den Haken bei dieser Option, dann sollte das Problem mit dem Verschwinden von Ordnern im Freigabe-Postfach erledigt sein.

Bitte nehmen Sie nicht den Haken bei Exchange-Cache-Modus verwenden raus, da hiermit wieder der komplette Cache deaktiviert wird.