Outlook: Aus freigegebenem Postfach versandte Mails landen nicht im Ordner "Gesendete Elemente"

Wenn mehrere Per­sonen in Outlook auf ein freige­gebenes Exchange-Postfach zu­greifen und von dort E-Mails ­senden dürfen, dann finden sich die ver­schickte Nach­richten stets im Post­fach der Benutzer unter "Gesendete Elemente". Dies ist häufig jedoch nicht erwünscht und lässt sich über die Registry ändern.

Dieses standard­mäßige Verhalten von Outlook macht es für Mitarbeiter einer Abteilung oder die Mitglieder eines Teams schwer nachvoll­ziehbar, was von wem auf welche E-Mail geant­wortet wurde. Auch der aktuelle Bearbeitungs­stand der Nachrichten ist dann nicht ohne weiteres erkennbar.

Outlook-Konfiguration über Registry

In den Einstellungen von Outlook gibt es keine Möglichkeit, diesen Zustand zu verändern. Aber durch das Setzen eines Registry-Schlüssels lässt sich verhindern, dass Outlook solche Nachrichten immer in das Postfach verschiebt, das die Nachricht abgeschickt hat. Die folgende Anleitung ist gültig für Microsoft Outlook 2007 bis 2016.

Öffnen Sie den Editor für die Registrierung (regedit.exe) und navigieren Sie zu folgendem Ordner:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences

Der Ordner 14.0 steht für die Office-Version, allgemein gelten hier folgende Werte:

• 13.0 = 2007
• 14.0 = 2010
• 15.0 = 2013
• 16.0 = 2016

Erstellen Sie hier einen neuen DWORT-Wert mit dem Namen DelegateSentItemsStyle. Weisen Sie diesem neu erstellten Eintrag den Wert 1 zu und schließen Sie danach den Registry-Editor.

Alternativ kann man folgenden Inhalt in einer Datei mit der Endung .reg speichern und diese dann mit einem Doppelklick starten:

Windows Registry Editor Version 5.00 [HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences] "DelegateSentItemsStyle"=dword:00000001

Die Versionsnummer im Pfad zu Outlook sollte man natürlich wie oben beschrieben anpassen. In zentral verwalteten Umgebungen lässt sich der Registry-Schlüssel auch über GPOs verteilen.

Jetzt sollte Outlook in der Lage sein, die gesendeten E-Mails in den Ordnern der freige­gebenen Postfächer zu speichern.

Für öffentliche Ordner gibt es leider keine solche schnelle Lösung. Hier kann bzw. muss man entweder die Transport-Rollen auf dem Exchange-Server konfigurieren, oder Sie setzen Software eines Drittherstellers ein.