Outlook: Aus freigegebenem Postfach versandte Mails landen nicht im Ordner "Gesendete Elemente"

    Freigegebenes Postfach in Exchange Wenn mehrere Per­sonen in Outlook auf ein freige­gebenes Exchange-Postfach zu­greifen und von dort E-Mails ­senden dürfen, dann finden sich die ver­schickte Nach­richten stets im Post­fach der Benutzer unter "Gesendete Elemente". Dies ist häufig jedoch nicht erwünscht und lässt sich über die Registry ändern.

    Dieses standard­mäßige Verhalten von Outlook macht es für Mitarbeiter einer Abteilung oder die Mitglieder eines Teams schwer nachvoll­ziehbar, was von wem auf welche E-Mail geant­wortet wurde. Auch der aktuelle Bearbeitungs­stand der Nachrichten ist dann nicht ohne weiteres erkennbar.

    Outlook-Konfiguration über Registry

    In den Einstellungen von Outlook gibt es keine Möglichkeit, diesen Zustand zu verändern. Aber durch das Setzen eines Registry-Schlüssels lässt sich verhindern, dass Outlook solche Nachrichten immer in das Postfach verschiebt, das die Nachricht abgeschickt hat. Die folgende Anleitung ist gültig für Microsoft Outlook 2007 bis 2016.

    Öffnen Sie den Editor für die Registrierung (regedit.exe) und navigieren Sie zu folgendem Ordner:

    HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences

    Der Ordner 14.0 steht für die Office-Version, allgemein gelten hier folgende Werte:

    • 13.0 = 2007
    • 14.0 = 2010
    • 15.0 = 2013
    • 16.0 = 2016

    Erstellen Sie hier einen neuen DWORT-Wert mit dem Namen DelegateSentItemsStyle. Weisen Sie diesem neu erstellten Eintrag den Wert 1 zu und schließen Sie danach den Registry-Editor.

    Outlook über Registry-Schlüssel so anpassen, dass gesendete Mails aus freigegebenen Postfächern dort gespeichert werden.

    Alternativ kann man folgenden Inhalt in einer Datei mit der Endung .reg speichern und diese dann mit einem Doppelklick starten:

    Die Versionsnummer im Pfad zu Outlook sollte man natürlich wie oben beschrieben anpassen. In zentral verwalteten Umgebungen lässt sich der Registry-Schlüssel auch über GPOs verteilen.

    Jetzt sollte Outlook in der Lage sein, die gesendeten E-Mails in den Ordnern der freige­gebenen Postfächer zu speichern.

    Für öffentliche Ordner gibt es leider keine solche schnelle Lösung. Hier kann bzw. muss man entweder die Transport-Rollen auf dem Exchange-Server konfigurieren, oder Sie setzen Software eines Drittherstellers ein.

    5 Kommentare

    Bild von René
    René sagt:
    16. Februar 2018 - 15:00

    Bei dieser Einstellung muss aber darauf geachtet werden, dass das Verhalten nicht bereits auf Exchange-Ebene angepasst wurde. Dort kann nämlich (über die PowerShell) sehr genau spezifiziert werden, wie mit den Mails umgegangen wird, welche über andere Benutzer versendet wurden. Siehe https://www.tech-faq.net/gesendete-objekte-in-richtigen-ordner-speichern/

    Bild von Oliver
    Oliver sagt:
    20. Februar 2018 - 8:19

    Ist leider bei Exchange 2016 nicht mehr über die Powershell möglich.

    Bild von Andreas
    Andreas sagt:
    23. Februar 2018 - 19:59

    Hallo zusammen,
    die serverseitige Konfiguration ist unter Exchange 2016 wieder möglich (zumindest seit CU5)

    https://blogs.technet.microsoft.com/exchange/2015/03/03/want-more-contro...

    Dabei ist darauf zu achten, dass im Falle der serverseitigen Konfiguration auf die clientseitige Konfiguration via Registry verzichtet werden muss/soll (sonst Duplikate im Gesendet-Ordner)

    Wir haben uns letztlich für die serverseitige Konfiguration entschieden, weil die Client-Konfiguration über Registry bei Outlook 2010 mit Cache Modus große Probleme macht (ist seitens MS auch dokumentiert). Bei neueren Outlook Versionen mag das aber besser gehen.

    Viele Grüße
    Andreas

    Bild von Christian Wimmer
    Christian Wimmer sagt:
    16. Februar 2018 - 16:20

    Bei Exchange 2010 kann man das sogar im OWA bei jedem Postfach einstellen. Bei Exchange 2013/2016 geht es dann technisch anders nur per Powershell. Wir haben das bei den Nutzern die dies wünschen am Postfach auf Exchange Ebene eingestellt.

    Bild von GM
    GM sagt:
    13. September 2018 - 13:49

    Danke für den Beitrag, hat auf Anhieb funktioniert. In unserem Fall unter 2013.