Tags: Exchange, Office, E-Mail, Troubleshooting
Wenn mehrere Personen in Outlook auf ein freigegebenes Exchange-Postfach zugreifen und von dort E-Mails senden dürfen, dann finden sich die verschickte Nachrichten stets im Postfach der Benutzer unter "Gesendete Elemente". Dies ist häufig jedoch nicht erwünscht und lässt sich über die Registry ändern.
Dieses standardmäßige Verhalten von Outlook macht es für Mitarbeiter einer Abteilung oder die Mitglieder eines Teams schwer nachvollziehbar, was von wem auf welche E-Mail geantwortet wurde. Auch der aktuelle Bearbeitungsstand der Nachrichten ist dann nicht ohne weiteres erkennbar.
Outlook-Konfiguration über Registry
In den Einstellungen von Outlook gibt es keine Möglichkeit, diesen Zustand zu verändern. Aber durch das Setzen eines Registry-Schlüssels lässt sich verhindern, dass Outlook solche Nachrichten immer in das Postfach verschiebt, das die Nachricht abgeschickt hat. Die folgende Anleitung ist gültig für Microsoft Outlook 2007 bis 2016.
Öffnen Sie den Editor für die Registrierung (regedit.exe) und navigieren Sie zu folgendem Ordner:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences
Der Ordner 14.0 steht für die Office-Version, allgemein gelten hier folgende Werte:
- 13.0 = 2007
- 14.0 = 2010
- 15.0 = 2013
- 16.0 = 2016
Erstellen Sie hier einen neuen DWORT-Wert mit dem Namen DelegateSentItemsStyle. Weisen Sie diesem neu erstellten Eintrag den Wert 1 zu und schließen Sie danach den Registry-Editor.
Alternativ kann man folgenden Inhalt in einer Datei mit der Endung .reg speichern und diese dann mit einem Doppelklick starten:
Die Versionsnummer im Pfad zu Outlook sollte man natürlich wie oben beschrieben anpassen. In zentral verwalteten Umgebungen lässt sich der Registry-Schlüssel auch über GPOs verteilen.
Jetzt sollte Outlook in der Lage sein, die gesendeten E-Mails in den Ordnern der freigegebenen Postfächer zu speichern.
Für öffentliche Ordner gibt es leider keine solche schnelle Lösung. Hier kann bzw. muss man entweder die Transport-Rollen auf dem Exchange-Server konfigurieren, oder Sie setzen Software eines Drittherstellers ein.
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Roland Eich ist gelernter Fachinformatiker für Systemintegration und in der IT seit über 14 Jahren zu Hause. Roland deckt aufgrund seiner Erfahrungen ein breites Spektrum der Microsoft-Produktpalette ab.
Zudem besitzt er verschiedene Zertifizierungen (MCITP, MCSA und MCSE, ITIL, PRINCE2).
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10 Kommentare
Bei dieser Einstellung muss aber darauf geachtet werden, dass das Verhalten nicht bereits auf Exchange-Ebene angepasst wurde. Dort kann nämlich (über die PowerShell) sehr genau spezifiziert werden, wie mit den Mails umgegangen wird, welche über andere Benutzer versendet wurden. Siehe https://www.tech-faq.net/gesendete-objekte-in-richtigen-ordner-speichern/
Ist leider bei Exchange 2016 nicht mehr über die Powershell möglich.
Hallo zusammen,
die serverseitige Konfiguration ist unter Exchange 2016 wieder möglich (zumindest seit CU5)
https://blogs.technet.microsoft.com/exchange/2015/03/03/want-more-contro...
Dabei ist darauf zu achten, dass im Falle der serverseitigen Konfiguration auf die clientseitige Konfiguration via Registry verzichtet werden muss/soll (sonst Duplikate im Gesendet-Ordner)
Wir haben uns letztlich für die serverseitige Konfiguration entschieden, weil die Client-Konfiguration über Registry bei Outlook 2010 mit Cache Modus große Probleme macht (ist seitens MS auch dokumentiert). Bei neueren Outlook Versionen mag das aber besser gehen.
Viele Grüße
Andreas
Bei Exchange 2010 kann man das sogar im OWA bei jedem Postfach einstellen. Bei Exchange 2013/2016 geht es dann technisch anders nur per Powershell. Wir haben das bei den Nutzern die dies wünschen am Postfach auf Exchange Ebene eingestellt.
Danke für den Beitrag, hat auf Anhieb funktioniert. In unserem Fall unter 2013.
Hallo, das hat bei mir auch wunderbar geholfen, danke!
Gibt es dazu wohl auch irgendeine Möglichkeit dieses über die Office365 WebApp https://outlook.office.com/ hinzubekommen?
Habe die Antwort bereits selbst gefunden :)
Im Office365 Admin Center kann man unter Gruppen->Freigegebene Postfächer die Einstellung für Gesendete Elemente direkt dort anwählen. Ganz ohne Registry und ohne Powershell. Klappt im Outlook und in der Weboberfläche
Hallo,
für die gesendeten klappt das sehr gut (Admin-Center, Gruppen, Freigegebene Postfächer, gesendete Elemente....), aber die gelöschten Mails landen immer noch im Postfach des Benutzers und verbleiben nicht im freigegebenen Postfach.
Schade das dieses Verhalten nicht über das Admin-Center abgebildet ist (oder ich kann es nicht finden).
Schade ebenfalls das die Bezeichnungen der Ordner outofthebox in Englisch sind (inbox statt Posteingang) und da ist das admin-center auch machtlos.
Hallo Andreas,
danke für deinen Post. Leider ist mir da auch keine andere Lösung bekannt als die Gelöschten Elemente per Reg Key in das Funktionspostfach zu bewegen. Es würde sich hier anbieten diesen Key ggf. per GPO auszurollen für alle Clients, dann löst sich das Problem von selbst.
Bzgl. der Inbox hier habe ich mir angewöhnt bei der Useranlage ein Script laufen zu lassen, welcher die Mailbox gleich auf "deutsch" einstellt, damit läßt sich das Problem dann auch beseitigen. Das Script kann man auch automatisiert laufen lassen in dem dieses schaut, welche User neu angelegt wurden.
Beste Grüße
Roland Eich
Hallo,
wegen der Sprache des freigegebenes Postfaches geht es auch sehr schnell ohne script (endlich einen brauchbaren Tipp gefunden).
Im Outlook OWA (Webmailer) rechts auf das Profil tippen.
Hier den Eintrag "Weiteres Postfach öffnen" wählen und das zu ändernde freigegebene Postfach eingeben.
Anschließend über Einstellungen (Zahnradsymbol), alle Outlookeinstellungen anzeigen links wiederum auf das Zahnradsymbol mit den Einstellungen klicken.
Hier die richtige Zeitzone wählen - bzw. die Sprache korrigieren.
Nach ca. 10 Sekunden wird die Bezeichnung inbox durch Posteingang sowohl im Webmailer als auch in Outlook selbst ausgetauscht.
Gruß Andreas