PST-Dateien importieren nach Exchange mit dem kostenlosen PST Capture


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    Microsoft veröffentlichte ein kostenloses Tool namens PST Capture, das Outlook-PST-Dateien auf Clients entdecken und ihren Inhalt in Exchange 2010 oder Exchange Online (Office 365) übertragen kann. Die Software soll Unternehmen in der Lage versetzen, die auf lokalen Laufwerken verstreuten Informationen an zentraler Stelle zusammenzuführen, um diese besser verwalten zu können.

    Auf vielen PCs wachsen sich die Personal-Store-Dateien (.pst) von Outlook zu einem Dateisystem im Dateisystem aus: User horten dort in tief verschachtelten Ordnerstrukturen Unmengen an Daten und nutzen den Mail-Client für eine Art Dokumenten-Management. Das Problem für Firmen besteht bei diesem Modell vor allem darin, dass sie kaum Kontrolle über die Mails der Mitarbeiter haben. Sie können daher ihrer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nicht vollständig nachkommen, sie nicht mit einem Backup gegen Verlust sichern oder alte Nachrichten in einem Archivsystem speichern.

    PST als Ausgleich für niedrige Quotas

    Der Bedarf an lokalen .pst-Dateien stammt aus einer Zeit, als Speicher für Mail-Server noch knapp und teuer war. Um der zumeist niedrig angesetzten Quota für Mailboxen auf dem Exchange-Server zu entkommen, konnten die Benutzer ihre Mails auf die lokale Festplatte in .pst-Dateien auslagern. Eine zentrale Datenhaltung etwa durch Verlagerung der .pst-Dateien auf File-Server bzw. Netzlaufwerken war jedoch nicht möglich, da Microsoft diese Konfiguration nicht unterstützt.

    Exchange 2010 führte Personal Archives ein, die lokale .pst-Dateien durch eine persönliche Archiv-Mailbox auf dem Exchange-Server ablösen sollen. Microsoft vollzieht damit offiziell eine Abkehr von den .pst-Dateien auf dem Client und nennt als Gründe dafür die zahlreichen Nachteile lokaler Archive. Dennoch werden die Personal Stores unter Outlook weiterhin unterstützt.

    PST Capture entdeckt Outlook-Archive auf den Clients

    Wenn Unternehmen die dezentrale Speicherung von Mails zugunsten einer zentralen Lösung aufgeben wollen, dann hilft das kostenlose PST Capture dabei, die Daten von den Clients einzusammeln und auf dem Exchange-Server zusammenzuführen. Die Software besteht aus 3 Komponenten:

    • Agents, die auf den PCs installiert werden, um .pst-Dateien auf lokalen Festplatten oder auf USB-Speicher zu finden. PST Capture unterstützt auch eine agentenlose Konfiguration, dabei müssen jedoch die Client-Laufwerke im Netz freigegeben werden.
    • Die Capture-Konsole, ein grafisches Management-Interface, um entdeckte PST-Dateien mit Exchange-Mailboxen zu assoziieren und den Import zu veranlassen. Der Vorgang lässt sich auch zeitgesteuert ausführen und der Administrator kann dort die Fortschritte der aktiven Jobs verfolgen.
    • Ein zentraler Service, der für den eigentlichen Import zuständig ist.

    Über die PST Capture Console lassen sich entdeckte PST-Dateien den passenden Exchange-Mailboxen zuordnen und importieren.

    Entdeckte .pst-Dateien, die importiert werden sollen, kopiert PST Capture auf den Rechner, auf dem der zentrale Import-Service läuft. Angesichts der Größe mancher Personal Stores kann dieser Transfer das Netz erheblich belasten, vor allem wenn die Dateien von Außenstellen über ein WAN in das Rechenzentrum übertragen werden soll. Außerdem muss sichergestellt werden, dass die Mailbox-Quotas ausreichen, um anschließend die Daten aus den .pst-Dateien zu importieren.

    Eine wesentliche Einschränkung von PST Capture besteht darin, dass es neben dem gehosteten Exchange nur die aktuelle Version 2010 unterstützt. Das Tool kann kostenlos von Microsofts Download-Site heruntergeladen werden.

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