Dropbox: Synchronisierung, Online-Backup und File-Server in einem

    DropboxDropbox ist ein Online-Service, der es erlaubt, Dateien zwischen mehreren Rechnern zu synchronisieren, gleichzeitig die Daten im Web zwischenspeichert, und sie für ausgewählte Benutzer freigeben kann. Aufgrund seiner einfachen Bedienbarkeit und einer kostenlosen Basisversion mit 2GB Speicherplatz hat der Dienst schon in vielen Unternehmen Freunde gefunden, wo er als inoffizieller File-Server und Dokumentenspeicher für Projekte dient. Dropbox ist erst seit kurzem in der Version 1.0 verfügbar und bietet nun auch eine Teamversion an, die sich primär an Firmenkunden richtet.

    Das Konzept und die Features von Dropbox ähneln jenen von Microsofts Live Mesh, auch wenn im Detail teilweise erhebliche Unterschiede bestehen. Mit Hilfe einer Client-Software können die Dateien zwischen Rechnern und Smartphones über das Internet synchronisiert werden. Gleichzeitig verbleibt eine Kopie der Daten bei Dropbox, wo auf sie via Web-Browser zugegriffen werden kann. Dieses Feature eignet sich für das Backup der Benutzerdaten, die komplette Sicherung und Wiederherstellung eines PCs lässt damit nicht vernünftig realisieren. Die online gespeicherten Ordner können zur Mitbenutzung durch andere User freigegeben werden, so dass Dropbox besonders für mobile Anwender einen File-Server ersetzen kann.

    Einfacher Einstieg durch Wizard-geführte Installation

    Dropbox ist bis 2 GB gratis, mehr Speicherplatz muss bezahlt werden.Die ersten Schritte mit Dropbox sind einfach: Man lädt die Client-Software herunter und startet die leicht verständliche Installationsroutine. Nach dem Start der Desktop-Komponente, die es für Windows, Mac und Linux gibt, registriert man unter Angabe von Name, E-Mail und Passwort ein neues Konto, falls man noch keines besitzt. Bei dieser Gelegenheit muss man sich entscheiden, ob die freie Version mit 2 GB Storage reicht, oder ob es 50 GB (9,99 Dollar) oder 100 GB (19,99 Dollar) sein sollen.

    Die Software richtet während der Installation einen Dropbox-Ordner ein, aus dem alle neuen oder veränderten Dateien mit den gewählten Rechnern und dem Online-Speicher automatisch synchronisiert werden. Damit ist Dropbox einerseits einsatzbereit, andererseits zeigt sich nun, dass der praktische Einsatz doch mehr erfordert als die anfängliche Ausführung eines Wizards.

    An einer gewissen Unübersichtlichkeit ist die Administration von Dropbox verantwortlich, die teilweise über die Client-Software und zum Großteil über das Web-Interface erfolgt.

    Synchronisierung beschränkt sich auf Dropbox-Ordner

    In diversen Foren wird immer wieder das Prinzip beanstandet, dass man Dateien erst in das Dropbox-Verzeichnis kopieren muss, um sie zu synchronisieren. Das ist tatsächlich umständlicher als etwa die Möglichkeit, einfach die gesamten Ordner des Benutzerprofils abgleichen zu können. Andererseits bietet Dropbox aber ein Folder Sharing an, mit dem man anderen Benutzern Zugriff auf Verzeichnisse gewähren kann. Eine Option, mit der sich die gesamten Eigenen Dokumente transferieren ließen, würde jedoch die Gefahr erhöhen, dass anderen versehentlich Einblick in private Daten gewährt wird.

    Wenn man trotzdem möchte, dass möglichst alle persönlichen Daten synchronisiert werden, bieten sich unter Windows 7 mehrere Möglichkeiten an:

    • Vornehmlich auf privaten PCs kann man Eigene Dokumente oder Eigene Bilder auf einen Ordner im Dropbox-Verzeichnis umleiten (Eigenschaften von Eigene Dokumente => Pfad). Die Inhalte des ursprünglichen Verzeichnisses kann man an den neuen Ort verschieben.
    • Man bindet Ordner außerhalb des Dropbox-Verzeichnisses über NTFS-Links ein (Verknüpfungen mittels .lnk-Dateien auf Explorer-Ebene funktionieren nicht). Nach diversen Erfahrungsberichten synchronisiert Dropbox aber einen solcherart verknüpften Ordner nicht. Vielmehr muss er physisch in das Dropbox-Verzeichnis bewegt werden, und anschließend richtet man am ursprünglichen Ort mit mklink einen Verweis auf die neuen Position des Ordners ein, so dass das Verzeichnis dort weiterhin angesprochen werden kann.
    • Eine elegante Möglichkeit bieten die Bibliotheken von Windows 7.Standardspeicherort für Bibliothek festlegen Dazu legt man beispielsweise einen Ordner Dokumente im Dropbox-Verzeichnis an und nimmt ihn in die Bibliothek Dokumente auf (Rechtsklick auf den Ordner, Befehl In Bibliothek aufnehmen). Anschließend kann man Dokumente unterhalb des Dropbox-Verzeichnisses als standardmäßigen Speicherort der Bibliothek festlegen. Dazu öffnet man die Eigenschaften der Bibliothek und klickt mit der rechten Maustaste auf das eben aufgenommene Unterverzeichnis von Dropbox und aktiviert die Option Als Standardspeicherort festlegen. Wenn man künftig aus einer Anwendung direkt in die Bibliothek Dokumente speichert, landen sie im Dokumente-Ordner unterhalb von Dropbox und werden automatisch synchronisiert.

    Freigaben und Zugriffsrechte verwalten

    Wenn man Verzeichnisse von seinem PC anderen Benutzern für den Zugriff öffnet, ist naturgemäß Vorsicht geboten. Das gilt umso mehr für einen Service, der die Daten auch über das Internet zugänglich macht. Die von Dropbox gebotenen Mechanismen und Einstellungen sind überschaubar, sie bedürfen jedoch einer Prüfung, bei der sich herausstellen könnte, dass sie den Anforderungen eines Projekts möglicherweise nicht reichen.

    Dropbox Public LinkDie Installation von Dropbox richtet zwei Unterverzeichnisse ein, für die eigene Regeln gelten. Es handelt sich dabei um Public und Photos. Erwartungsgemäß sind alle Dateien im öffentlichen Ordner für alle Benutzer sichtbar, sie benötigen nicht einmal ein Dropbox-Konto. Jede Datei in diesem Ordner ist über einen public link erreichbar, den man via E-Mail oder auf einer Website bekannt machen kann.

    Auch Photos ist als Speicherort gedacht, auf den der per Voreinstellung alle Zugriff haben. Der Unterschied zu Public besteht darin, dass sämtliche Bilder in einem Unterverzeichnis zu einer Galerie zusammengefasst werden, und diese ist dann über eine öffentliche URL ansprechbar.

    Ordner, die man selbst unterhalb des Dropbox-Verzeichnisses anlegt, sind per Voreinstellung privat. Das bedeutet, dass niemand außer dem Besitzer auf die Online-Kopien zugreifen kann. Die Nutzungsmöglichkeiten der lokalen Daten hängen von den Zugriffsrechten für die Dateisysteme ab, die Dropbox-Software errichtet hier keine zusätzlichen Hürden, etwa durch Verschlüsselung.

    Um Verzeichnisse für andere Benutzer freizugeben, muss man ihnen eine Einladung per Mail schicken.Wenn man Verzeichnisse freigeben möchte, dann kann man sie nur registrierten Dropbox-Benutzern zur Verfügung stellen, indem man ihnen aus der Web-Oberfläche eine E-Mail-Einladung schickt. Diese haben anschließend vollen Zugriff auf alle Dateien dieses Ordners im Online-Speicher und erhalten über die Synchronisierung zudem lokale Kopien auf ihre Rechner. Wenn für ein Projekt differenzierte Zugriffsrechte benötigt werden, dann kann Dropbox diese zur Zeit nicht bieten. Der Anbieter kündigte ein solches Feature an, wobei noch unklar ist, wie die Dateirechte zwischen den verschiedenen Betriebssystemen bewahrt werden sollen.

    Versionierung, Zugriffskonflikte und Sicherheit

    Es ist ein offenes Geheimnis, dass Dropbox in vielen Unternehmen als inoffizieller File-Server genutzt wird. Die wichtigsten Gründe dafür sind, dass es den Zugriff auf einen gemeinsamen Datenbestand auch von unterwegs erlaubt und dabei auch diverse Smartphones (iPhone, Andoid, Blackberry) unterstützt. Derartige Anforderungen kann die IT-Abteilung auf Basis herkömmlicher File-Server meistens nicht erfüllen.

    Dropbox bewahrt bei Änderungen die älteren Versionen einer Datei auf.Neben der Frage nach differenzierten Zugriffsrechten stellt sich bei der Zusammenarbeit von Teams auch jene nach der Lösung von Zugriffskonflikten. Keinesfalls sollte das Prinzip "Wer zuletzt speichert, gewinnt" gelten. Dropbox bewahrt generell ältere Versionen aller Dateien auf, bietet aber kein Check- und Checkout. Die Lösung des Dienstes beim Auftreten von Zugriffskonflikten besteht darin, die betroffenen Dateiversionen entsprechend zu kennzeichnen. Die über mehrere Versionen verteilten Änderungen müssen die Benutzer dann selbst konsolidieren.

    Ein weiterer wichtiger Aspekt beim geschäftlichen Einsatz von Dropbox ist die Sicherheit, sowohl was den unbefugten Zugriff auf die Daten als auch ihre ständige Verfügbarkeit anlangt. Der Service erfüllt die grundlegenden Anforderungen nach verschlüsselter Übertragung und Speicherung der Daten. In puncto Verfügbarkeit profitiert Dropbox davon, dass das Unternehmen kein eigenes Rechenzentrum betreibt, sondern Amazon S3 verwendet. Der Anbieter fasst in diesem PDF-Dokument die wichtigsten Informationen zum Thema Security zusammen.

    Dropbox für die geschäftliche Nutzung

    Gleichzeitig mit der Version 1.0 gab Dropbox auch eine Ausführung für Teams frei. Einer ihr wesentlichen Vorteile besteht darin, dass sich mehrere User ein Speicherkontingent teilen können. Die Verwendung von individuellen Konten dagegen bestraft Dropbox damit, dass der Speicherbedarf von freigegebenen Ordnern jedem beteiligten Benutzer von seinem Guthaben abgezogen wird.

    Der zweite Vorzug von Dropbox for Teams ist seine zentrale Administration. Sie erlaubt das Hinzufügen und Entfernen von Benutzern, das Anpassen von Zugriffsrechten und die Delegierung von solchen Verwaltungsaufgaben. Die Basisversion für 5 Benutzer mit 350 GB Speicherplatz kostet 795 Dollar pro Jahr, die nun nicht mehr pro User, sondern über ein gemeinsames Konto abgerechnet werden.

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