Häufige Fehler beim Lizenz-Management in Unternehmen

    Lizenz-ManagementDie Lizenzbedingungen vieler Hersteller sind kompliziert genug und erfordern oft die intensive Auseinandersetzung mit der Materie oder externe Beratung. Die Virtualisierung von x86-Rechnern sorgt dabei für zusätzliche Komplexität. Unnötige Kosten entstehen aber oft durch Nachlässigkeiten, die sich mit relativ geringem Aufwand abstellen ließen.

    Zu den gängigen Versäumnissen gehört der Verzicht auf Nutzungsanalysen, obwohl sich auf den meisten Firmen-PCs unbenutzte Software verbirgt. Ein solches Tracking ist indes mit einigem Aufwand verbunden, der besonders mittelständischen Unternehmen oft zu hoch erscheint. Manche Einsparung lässt sich jedoch mit einfacheren Maßnahmen erreichen.

    Patrick Gunn hat auf IT-Director.com die nach seiner Meinung 10 häufigsten Fehler zusammengestellt, die Firmen bei der Software-Lizenzierung begehen. Hier eine Auswahl von einigen gängigen Praktiken, die sich vergleichsweise einfach ändern lassen:

    • Ad-hoc-Käufe: Unternehmen erlauben ihren Angestellten, bei Bedarf einzelne Lizenzen einer Software zu bestellen. Der häppchenweise Erwerb kommt insgesamt wesentlich teurer als die Anschaffung der firmenweit benötigten Lizenzen unter einem Volumenprogramm. Eine Variante davon besteht darin, dass nur Client-Lizenzen für aktuell angeschaffte Server-Software erworben werden, obwohl in absehbarer Zeit weitere Produkte hinzukommen, und so der Kauf von CALs im Paket günstiger wäre.
    • Unzureichende Kontrolle von Vertragslaufzeiten: Wenn Wartungsverträge wie etwa Microsofts Software Assurance vorzeitig auslaufen, geht damit das Anrecht auf Updates verloren und hat unter Umständen zur Folge, dass Lizenzen neu gekauft werden müssen. Ein Fehler in diesem Zusammenhang besteht darin, derartige Verträge abzuschließen, ohne über die bevorstehende Software-Updates informiert zu sein. Beginnen Wartungsverträge zu spät oder enden sie zu früh, verpassen sie das Erscheinen neuer Versionen und damit das Anrechte auf günstigere Konditionen.
    • Änderungen in den Lizenzbedingungen werden nicht wahrgenommen: Hersteller ändern ihre Lizenzverträge immer wieder, besonders anlässlich neuer Produktversionen. Daraus resultieren nicht nur mögliche Verstöße gegen die Nutzungsbedingungen. Nachteile können besonders beim Einsatz von Software in virtualisierten Umgebungen entstehen, weil sich viele Hersteller erst allmählich auf die neue Entwicklung einstellen. Insgesamt geht der Trend zu liberaleren Bestimmungen bei der Nutzung in virtuellen Maschinen, nachdem viele Anbieter anfangs in der virtuellen Welt auf den gleichen Konditionen beharrten wie in der virtuellen.
    • Fehlende Kenntnisse der Nutzungsrechte: So genannte Use Rights definieren, wie Produkte im Rahmen des Lizenzvertrags eingesetzt werden dürfen. Dazu zählen unter anderem Downgrade-Rechte, der parallele Einsatz mehrerer Versionen oder der Weiterverkauf von Lizenzen.

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