Keine Dateien gefunden: Suche in Windows 7 richtig konfigurieren

Wenn man in das Suchfeld des Startmenüs oder in den Suchordner (Start-Taste + F) einen Begriff eingibt, bestehen gute Chancen, dass Windows 7 mit der Meldung

Keine Suchergebnisse wurden gefunden

antwortet - obwohl man sicher ist, dass die gesuchten Informationen auf der Platte sind.

Eine Ursache für ein solch unbefriedigendes Ergebnis kann sein, dass man im Inhalt von Dateien recherchieren wollte, deren Format der Suche von Windows nicht bekannt ist. In diesem Fall muss ein passender iFilter besorgt und installiert werden.

Keine vollständige Indizierung von Laufwerken

In den allermeisten Fällen sind keine exotischen Dateiformate schuld an unvollständigen Resultaten, sondern die Konfiguration der Suchfunktion. Die dafür wesentlichen Einstellungen erfolgen in der Systemsteuerung unter Indizierungsoptionen. Dort findet sich eine Liste von Ordnern, die in den Suchindex aufgenommen werden. Standardmäßig handelt es sich dabei um die Benutzerprofile, Offline-Dateien, das Startmenü und ein paar weitere Verzeichnisse mit Benutzerdaten.

Es zeigt sich also, dass Windows 7 längst nicht das gesamte Laufwerk indiziert. Man könnte dies nachholen, indem man auf Ändern klickt und im anschließenden Dialog das Hauptverzeichnis von c: auswählt. Microsoft rät davon ab, weil der Index auf gut gefüllten Festplatten zu groß werden könnte.

Man kann Indizierungsoptionen also nutzen, um einzelne Ordner hinzuzufügen, die per Voreinstellung nicht in der Liste sind, beispielsweise Datenverzeichnisse auf anderen Laufwerken. Alternativ gibt es ein implizites Verfahren, indem man einen Ordner in eine Bibliothek aufnimmt. Dann wird sein Inhalt indiziert, obwohl er in der Systemsteuerung nicht unter den indizierten Verzeichnissen auftaucht.

Lassen sich nicht indizierte Dateien durchsuchen?

Die Inkonsistenz der Suchfunktion in Windows 7 stammt unter anderem daher, dass sie Index-basierte und eine grep-ähnliche Suche kombiniert. Erstere ist schnell, Zweitere dagegen langsam, weil sie alle Objekte sequentiell durchwühlt. Aus diesem Grund ist bei den indizierten Verzeichnissen die Suche in den Namen und den Inhalten der Dateien aktiviert, bei allen anderen nur die Suche in den Dateinamen.

Möchte man unter diesen Bedingungen nur eine bestimmte Datei anhand ihres Namens finden, dann klappt das über das ganze Laufwerk - außer man benötigt dafür eine Substring-Suche. Fahndet man dagegen nach dem Inhalt einer Datei, wird standardmäßig jener in nicht indizierten Verzeichnissen ignoriert.

Diesen Zustand kann man für bestimmte Ordner bzw. Verzeichnisbäume ändern, indem man unter Organisieren => Ordner- und Suchoptionen die Registerkarte Suchen öffnet und dort die Option Immer Dateinamen und -inhalte suchen aktiviert. Sie wird ergänzt von der Anmerkung, dass diese Form der Recherche länger dauern kann. Das ist kein Wunder, weil sie sequenziell ist und nicht auf einem Index basiert.

Ein konsistentes Ergebnis ist auch damit nicht garantiert, weil die Suche im Startmenü die sequenzielle Suche für diese Ordner nicht einbezieht. Öffnet man hingegen einen derart konfigurierten, nicht indizierten Ordner und tippt einen Begriff dort in das Suchfeld, dann wird er gefunden.

Unterschiedliche Einstellungen für Dateitypen

Auch bei der Index-basierten Suche ist nicht garantiert, dass der Inhalt aller Dateien berücksichtigt wird. In den Indizierungsoptionen der Systemsteuerung kann man sich unter Erweitert => Registerkarte Dateitypen anzeigen lassen, welche Extensionen berücksichtigt werden. Allerdings werden nicht die Inhalte aller Dateitypen untersucht, sondern nur von jenen, deren Format die Suchfunktion versteht. Bei allen anderen ist die Option Nur Eigenschaften indizieren aktiv. Wenn man diese auf Eigenschaften und Dateiinhalte indizieren ändert, dann appliziert Windows 7 darauf den Klartextfilter und durchsucht die nicht binären Anteile einer Datei.

Übrigens lassen sich die Suchoptionen für einen bestimmten Dateityp nicht immer nur an dieser Stelle konfigurieren. So bietet die Suche von Windows 7 die interessante Möglichkeit, TIFF-Dateien per eingebautem OCR zu erkennen und zu indizieren. Nützlich ist diese Möglichkeit, wenn man etwa Faxe von einem Unified-Messaging-System als Mail-Anhänge in diesem Format zugeschickt bekommt. In diesem Fall kann man nach Texten suchen, die als TIFF-Anhänge in Outlook-Mails abgelegt sind.

Um diese Funktion zu aktivieren, wechselt man zu Systemsteuerung => Programme und wählt dort Windows-Funktionen aktivieren oder deaktivieren. Im folgenden Dialog findet sich die gewünschte Option Windows-TIFF-Filter.

Noch mehr Einstellungen

Eigentlich wäre die Frankenstein-artige Suchfunktion bis hierher schon mit ausreichend vielen Konfigur­ations­möglich­keiten ausgestattet. Aber zusätzlich existiert seit mehreren Windows-Versionen in den Eigenschaften von Laufwerken und Verzeichnissen eine Option, die sich auf das Indizieren von Inhalten bezieht. Unter Windows 7 heißt sie Zulassen, dass für Dateien auf diesem Laufwerk Inhalte zusätzlich zu Dateieigenschaften indiziert werden bzw. Zulassen, dass für Dateien in diesem Ordner Inhalte zusätzlich zu Dateieigenschaften indiziert werden.

Damit kann man offenbar ausschließen, dass der Inhalt von Dateien, die in indizierten Verzeichnissen liegen, von der Suchfunktion berücksichtigt wird. Allerdings machte der Indexer bei meinen Tests keine Anstalten, bereits erfasste Inhalte wieder zu entfernen, wenn man ihm nachträglich in den Einstellungen des Ordners die Erlaubnis entzieht.

Umgekehrt bedeutet es natürlich nicht, dass Ordner indiziert werden, nur weil diese Option ausgewählt wurde. Die Aufnahme in den Index erfolgt wie beschrieben in den Indizierungsoptionen der Systemsteuerung oder über das Hinzufügen zu Bibliotheken. Anschaulich wird diese Tatsache, wenn man auf der Kommandozeile den Befehl

attrib "Program Files"

eingibt. Das Attribut "I" (steht merkwürdigerweise für "nicht indizieren") fehlt hier, so dass eine Indizierung der Inhalte möglich wäre, auf Basis der Standardeinstellungen in der Praxis jedoch nicht erfolgt.