Microsoft-Office-Alternativen: Tipps für den Umstieg

Für Firmen, die einen Umstieg von Microsoft Office auf kostengünstigere Alternativen erwägen, gab der Burton-Analyst folgende Tipps:

• Sie sollten anstelle einer vollständigen Migration ein Nebeneinander zwischen Microsoft Office und einer alternativen Suite in Betracht ziehen. Letztere wäre für User mit geringeren Ansprüchen, während Office-Experten mit Bedarf an vielen Funktionen bei Microsoft bleiben könnten.
• Bei der Segmentierung der Benutzer sollten die Kriterien Alter und Expertise angelegt werden. In Firmen mit einer Belegschaft, die mehrheitlich über 30 Jahre alt ist und großteils aus geübten Office-Anwendern besteht, kämen Microsoft-Alternativen am wenigsten in Frage. Dagegen stehen die Chancen für den Abschied von MS Office bei einem großen Anteil an jüngeren Gelegenheitsnutzern wesentlich besser.
• Bei der Evaluierung von Alternativen sollte nicht nur darauf geschaut werden, ob diese alle erforderlichen Funktionen bieten. Vielmehr müssen auch Workflows untersucht werden, weil diese in der Regel eine Interoperabilität zwischen Microsoft Office und einer zweiten Suite erfordern (typischerweise für die Freigabe von Dokumenten). Bei den heute üblichen asynchronen Prozessen werden die Dateien per Mail zwischen allen Beteiligten weitergereicht und der Autor muss die gewünschten Änderungen zum Schluss in einem Dokument konsolidieren.
• Bevor Microsoft-Alternativen ausgeschlossen werden, weil ihnen Funktionen für Abstimmungsprozesse fehlen oder diese nicht mit MS Office kompatibel sind, sollten Firmen in Erwägung ziehen, für Dokument-basierende Zusammenarbeit auf andere Tools umzusteigen. Statt Office-Suiten bieten sich dafür etwa Wikis oder generell Collaboration-Werkzeuge an, die etwa auch das synchrone Bearbeiten von Dokumenten durch mehrere Autoren zulassen.
• Bei der Standardisierung auf ein Dateiformat sollte bedacht werden, dass Microsofts Binärformat immer noch den besten Austausch zwischen den Produkten verschiedener Hersteller erlaubt. Dies steht etwa der Festlegung auf offene Formate wie ODF entgegen.

Insgeamt muss Microsoft trotz seiner dominierenden Position wieder mit mehr Konkurrenz rechnen. Die großen Anbieter sind entschlossen, den Funktionsumfang ihrer Software weiter auszubauen. So macht IBM mit Symphony einen großen Schritt vorwärts bei der Kompatibilität mit Microsoft, was ein Nebeneinander vereinfacht. Alleine die Existenz von ernsthaften Alternativen bringe größere Unternehmen laut Guy Creese in eine günstigere Verhandlungsposition gegenüber Microsoft, das in einigen Fällen größere Zugeständnisse beim Preis gemacht habe.

Die weitere Verbreitung von Cloud-Angeboten, etwa auch IBMs geplante SaaS-Version von Symphony, stellt zudem das herkömmliche Lizenzmodell in Frage. Cloud-Dienste können die Nutzung einzelner Funktionen exakt abrechnen, so dass Anwender immer weniger akzeptieren werden, dass sie eine gesamte Applikation als kleinstes Funktionsbündel angeboten bekommen.