OnlyOffice 7.3: Plugin für ChatGPT, erweiterte Formulare, granularer Schutz für Dokumente

Im Gegensatz zum herkömmlichen Office-Konzept ist OnlyOffice nicht primär für die persönliche Produktivität, sondern für die Team-Arbeit ausgelegt. Dokumente lassen sich von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeiten, wozu eine Anbindung an einen Collaboration-Server erforderlich ist.

Neben dem Community-Server von OnlyOffice-Hersteller Ascensio kommen dafür auch CMS oder Collaboration-Systeme wie Alfresco, Confluence, OwnCloud, Nextcloud und SharePoint in Frage. Als Dateiformate unterstützt es neben Microsofts DOCS, XLSX und PPTX auch OOXML von Open Office.

Formulare

Zur wichtigsten Neuerung von OnlyOffice 7.0 zählte die Unterstützung für Formulare. Diese lassen sich nicht nur innerhalb der Anwendungen auf den verschiedenen unterstützten Plattformen nutzen, sondern auch als PDF exportieren.

Anders als bei Microsoft Office verlieren sie dann aber nicht ihre interaktiven Fähigkeiten, so dass sich Felder dann auch dort ausfüllen lassen.

Die Version 7.3 führt  drei neue Feldtypen für Datum, Kredit­kartenn­ummern und Post­leitzahlen ein. Datumsangaben lassen sich über ein entsprechendes Widget einfügen. Die Textfelder für bestimmte Zwecke bieten eine entsprechend angepasste Eingabemaske.

Neu ist auch die Möglichkeit, Benutzerrollen für das Ausfüllen von Formularen zu definieren. Auf diese Weise kann man in Workflows einzelne Felder für bestimmte Benutzer vorsehen, wobei die Fomularfelder dann mit verschiedenen Farben gekennzeichnet werden.

Künftig sollen sich Rollen und Felder mit Berechtigungen verknüpfen lassen, so dass die User tatsächlich nur die für sie gedachten Felder ausfüllen können. Geplant ist zudem die Unterstützung für digitale Unterschriften in Formularen.

Plugin für ChatGPT

Um den Chat-Bot von OpenAI herrscht seit seiner Vorstellung ein großer Hype. Eine gängige Anwendung für ihn besteht darin, einen Basistext zu einem bestimmten Thema generieren zu lassen und diesen dann zu editieren bzw. zu ergänzen.

In diesem Fall ist es günstig, wenn man den Bot gleich aus der Umgebung starten kann, in der man seine Ausgabe anschließend bearbeiten möchte. Dies ist die Idee hinter dem neuen Plugin für OnlyOffice.

In der Online-Version der Editoren kann man neue Plugins direkt aus dem Plugin-Manager mit nur mit einem Klick installieren. Ihre Installation in der Desktop-App ist indes etwas umständlich.

Zuerst lädt man von dieser GitHub-Seite den Code für alle Plugins herunter, entnimmt daraus den Inhalt des Unter­ver­zeichnisses onlyoffice.github.io-master.zip\onlyoffice.github.io-master\sdkjs-plugins\content\openai und packt diesen in ein neues ZIP-Archiv.

Dessen Dateiendung ändert man von .zip auf .plugin.

Anschließend kann man auf der Registerkarte Plugins die Einstellungen öffnen und dort den Befehl Plugin hinzufügen ausführen. Um ChatGPT nutzen zu können, benötigt man einen API-Key, den Link dorthin zeigt OnlyOffice bei der Installation an.

Neben dem Plugin für ChatGPT bringt OnlyOffice 7.3 ein weiteres für Zoom-Meetings. Das von GitHub heruntergeladene Archiv umfasst zudem weitere Extensionen, etwa für den Übersetzer Deepl oder für Telegram-Chats.

Neuerungen in der Tabellenkalkulation

Wenn man in einer Tabelle den Inhalt einer Zelle ändert, dann aktualisiert dies häufig das Ergebnis einer Formel. Die betreffende Zelle kann aber oben oder unten außerhalb des sichtbaren Bereichs sein, so dass man immer scrollen muss, um das neue Ergebnis zu sehen.

OnlyOffice 7.3 führt für solche Situationen ein so genanntes Überwachungs­fenster ein. Dieses enthält den Inhalt einer zuvor ausgewählten Region und gibt alle Änderungen wieder, die durch Updates in anderen Abschnitten ausgelöst wurden.

Neu ist zudem die Möglichkeit, Zellen zwischen mehreren Spreadsheets zu verknüpfen, wenn sich diese im Datei-Manager des OnlyOffice Workspace befinden.

Hinzu kamen in der Version 7.3 noch mehrere Formeln, nämlich textbefore, textafter, textsplit, vstack, hstack, torow, tocol, wraprows, wrapcols, take, drop, chooserows und choosecols.

Grafiken und mathematische Formeln

In allen drei Anwendungen steht eine neue Bibliothek mit diversen Grafiken unter der Bezeichnung SmartArt zur Verfügung. Sie eignen sich besonders für die Erstellung von Infografiken, zum Lieferumfang gehören zahlreiche Elemente für Diagramme.

Die Textverarbeitung enthält einen Editor für mathematische Formeln, der nun auch die Eingabe von LaTex-Codes erlaubt.

Schutz für Dokumente

Die Textverarbeitung berücksichtigt nun beim Dokumentenschutz die Möglichkeit, dass Formulare in den Text eingebettet sein können. Daher kann man das Dokument sperren, aber das Ausfüllen der Formularfelder trotzdem zulassen. Alternativ erlaubt man nur das Überarbeiten und Kommentieren oder sperrt das Dokument komplett.

Alle drei Anwendungen unterstützen das Verschlüsseln und Signieren von Dateien. Bei der Tabellenkalkulation kann man die ganze Mappe oder Blätter sperren, dabei aber bestimmte Bereiche für das Bearbeiten freigeben.

Verfügbarkeit

OnlyOffice gibt es in mehreren Ausführungen, darunter in der kostenlosen Community Edition. Die Entwicklung erfolgt unter einer Open-Source-Lizenz.

Die Einschränkungen der kostenfreien Variante sind eher gering. Ein Funktions­vergleich zwischen den Editionen findet sich auf dieser Seite, diese lassen sich von dort auch gleich herunterladen.