ONLYOFFICE im Test: Dokumente (docx, xlsx, pptx) gemeinsam im Browser, in Desktop-Apps oder auf Mobilgeräten bearbeiten

    ONLYOFFICE TeaserIn dem von Microsoft dominierten Markt positioniert die Firma Ascensio System SIA ihre Anwen­dungen gleich mehr­fach als Alter­native zu MS Office. So liegt der Schwer­punkt der Editoren auf der Zusammen­arbeit von Teams, Web- und Desktop-Apps bieten die gleichen Funk­tionen und sie unter­liegen einer Open-Source-Lizenz.

    Die klassischen Office-Pakete entstanden in der frühen PC-Ära und waren als Werkzeuge für die persönliche Produktivität gedacht. Über die Jahre wuchs ihr Funktions­umfang enorm an, aber seit längerer Zeit kann Microsoft trotz halb­jährlicher Updates bei den Kern­anwendungen kaum noch nennens­werte Innovationen vorweisen.

    In der modernen vernetzten Welt besteht die Zusammen­arbeit auf Basis von Microsoft Office im Wesentlichen immer noch darin, Dokumente auf einem freigegebenen Laufwerk zu speichern oder sie per E-Mail auszutauschen. Gerade Letzteres führt bei größeren Teams regelmäßig zu Versions­konflikten.

    Neue Generation an Office-Anwendungen

    Neue Impulse erhielt der Office-Markt durch Web-Anwendungen wie Google Docs oder Zoho Office. Zum einen laufen sie auf jedem Betriebs­system, das über einen modernen Browser verfügt, zum anderen sind sie stärker auf Team-Arbeit ausgerichtet. Auch Microsoft ist seit geraumer Zeit mit den Office Web Apps in diesem Segment vertreten.

    Sowohl Google als auch Microsoft verknüpfen ihr Online-Office unauflöslich mit den eigenen Cloud-Diensten. Eine Anbindung an eine private Cloud ist nicht vorgesehen, so dass man letztlich immer auf Google Drive oder OneDrive arbeitet, auch wenn man die Dokumente dann herunter­laden kann.

    Microsoft Word für das Web gibt es grundsätzlich nur mit Cloud-Diensten von Microsoft

    Nachdem die Benutzer mit diesen Browser-basierten Anwendungen am gleichen Back-end hängen, ergeben sich aus dieser Architektur ganz neue Möglichkeiten der Zusammen­arbeit. Dazu zählt etwa das gemeinsame Editieren von Dokumenten in Echtzeit oder die Kommunikation per Chat.

    Beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit zeigt ONLYOFFICE beim Cursor den Namen des jeweiligen Users an.

    Gleichzeitig leiden einige dieser Office-Produkte unter diversen Einschränkungen. So besitzen sie einen geringeren Funktions­umfang als Microsofts ausge­wachsene Desktop-Anwendungen und eignen sich daher in der Regel nicht für komplexe Dokumente mit zahlreichen Abbildungen, Querverweisen und Fußnoten, beispielsweise für wissen­schaftliche Arbeiten oder Buch­manuskripte.

    Eine häufige Schwäche ist zudem die Unterstützung der Dateiformate von Microsoft Office. Diese ist unumgänglich, selbst wenn ein Unternehmen intern vollständig auf ein alternatives Produkt umsteigt, weil sich docx, xlsx oder pptx als das Austausch­format etabliert haben. Daher erhalten alle Organisationen regelmäßig solche Dokumente von Geschäfts­partnern oder Kunden.

    Offiziell sind alle Hersteller in der Lage, Office Open XML zu lesen und zu schreiben. In der Praxis weicht die Darstellung der Dokumente dann erheblich davon ab, wie sie in MS Office aussehen. Das gilt etwa auch für Desktop-Alternativen wie Libre Office, und auch Microsoft selbst liefert beim Austausch von Dateien zwischen den Desktop- und Web-Apps keine perfekten Ergebnisse.

    Ein Wechsel von den Web- auf die Desktop-Anwendungen ist bei Microsoft spätestens dann fällig, wenn User offline arbeiten müssen. Google bietet für diesen Zweck nur eine Extension für den Chrome-Browser an.

    Google Docs verlangt für die Offline-Bearbeitung von Dokumenten die Installation einer Chrome-Extension.

    Alternatives Konzept von ONLYOFFICE

    Diese Anforderungen an moderne Office-Pakete gelten natürlich auch für junge Anbieter wie Ascensio. Bereits bei Bereitstellung der Anwendungen unterscheidet sich ONLYOFFICE von Microsoft oder Google. Die Software ist nicht nur als Online-Service verfügbar, sondern kann auch im eigenen Rechen­zentrum installiert werden.

    Dort lassen sich die Editoren nicht bloß an ONLYOFFICE Workspace, einen Collaboration-Server des lettischen Herstellers, sondern über Konnektoren an mehrere gängige CMS oder Collaboration-Systeme anbinden. Dazu zählen unter anderem Alfresco, Confluence, OwnCloud, Nextcloud und SharePoint.

    Einen anderen Weg als Google und Microsoft geht ONLYOFFICE auch bei der Unterstützung verschiedener Plattformen und damit automatisch auch beim Support für das Offline-Arbeiten. Die drei Anwendungen, nämlich Text­verarbeitung, Tabellen­kalkulation und Präsentations­grafik, sehen als Web- und als Desktop-App identisch aus und bieten den gleichen Funktions­umfang.

    Nachdem die Web-Version auf allen gängigen Client-OS läuft, ist es nur konsequent, dort auch offline-fähige Desktop-Versionen anzubieten. Diese lokal installierten Apps von ONLYOFFICE sehen über alle Plattformen (Windows, macOS und Linux) ebenfalls gleich aus, so dass sich die Benutzer nie umstellen müssen.

    Desktop-Editoren

    Bei den Desktop-Anwendungen handelt es sich um Standalone-Programme, die sich mit den üblichen Mitteln der jeweiligen Plattform installieren lassen. Im Fall von Windows ist das ein EXE-Installer.

    Die Editoren benötigen keine Server-Komponente und lassen sich wie ein her­kömmliches Office-Paket rein lokal nutzen. Sie unterliegen der Open-Source-Lizenz AGPL und können hier herunter­geladen werden.

    Ihre Stärke spielen die Programme indes erst aus, wenn sie im Backend auf einen Collaboration-Server zugreifen, zum Beispiel auf die erwähnten Nextcloud, Owncloud oder den ONLYOFFICE-Server. Dann stehen Funktionen wie das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit, Versionierung oder Chats zur Verfügung.

    Beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten im Team unterstützt ONLYOFFICE zwei Varianten.

    Die Anwender müssen daher gar nicht zwischen der Browser- und der Desktop-Version wechseln, wie dies etwa bei Microsoft der Fall ist, sobald mehrere Autoren ein Dokument in Teams oder OneDrive editieren möchten. Die Desktop-Programme bieten nämlich alle Collaboration-Funktionen ebenso.

    Web-Apps

    Die Web-Version eignet sich primär für Umgebungen, wo man keine lokalen Anwendungen installieren möchte, also etwa für BYOD oder Extranets, wo man mit Kunden oder Partnern kooperiert. Sie lässt sich auf Server unter Linux sowie Windows installieren und steht in ver­schiedenen Formaten bereit, darunter auch als Docker-Container.

    Das Setup unter Windows Server setzt voraus, dass man dort vorher Erlang, RabbitMQ und PostgreSQL eingerichtet hat. Für ONLYOFFICE existiert dann wieder ein EXE-Installer.

    Die Web-Apps sind ohne Anbindung an einen Server für Storage und Collaboration nicht nutzbar. Zu ihrem Liefer­umfang gehört aber ein rudimentärer Example-Service, der es erlaubt, Dokumente zu erstellen, hochzuladen und schließlich wieder lokal abzulegen.

    Der in der Web-Version enthaltene Example-Service erlaubt eine eingeschränkte Nutzung der Apps.

    Mobile Apps

    Zusätzlich zu den Desktop- und Web-Versionen gibt es noch ONLYOFFICE-Apps für mobile Geräte, und zwar sowohl für Android als auch iOS. Aufgrund ihres Formfaktors sind Smartphones primär für das Konsumieren und nicht das Produzieren von Inhalten ausgelegt.

    Präsentation in der mobilen App von ONLYOFFICE

    Dieser Tatsache trägt auch ONLYOFFICE durch einen reduzierten Funktions­umfang Rechnung. Grundsätzlich lassen sich mit den mobilen Apps Dokumente editieren, und zwar auch in Echtzeit zusammen mit anderen Benutzern. Außerdem kann man dort Kommentare einfügen.

    Die typische Anwendung der mobilen Apps besteht aber im Prüfen, Korrigieren und Kommentieren von vorhandenen Dokumenten. Fort­geschrittene Formatierungs­funktionen sucht man daher dort vergebens.

    Leistungsfähigkeit

    Da sich Ascensio entschieden hat, auf allen Plattformen die gleichen Anwendungen anzubieten, stellt sich die Frage, was diese leisten, wenn die Limits der Web-basierten Tools den Funktions­umfang der ganzen Suite bestimmen. So ist es Microsoft bis dato nicht gelungen, die Web Apps mit sämtlichen Funktionen der Desktop-Programme auszustatten.

    Geht man eine Check-Liste mit den wichtigsten und am meisten genutzten Funktionen durch, dann wird man feststellen, dass die Text­verarbeitung von ONLYOFFICE für normale Ansprüche ausreichend ausgestattet ist. Sie dürfte bei einer Team-Arbeit auch die weitaus wichtigste Anwendung sein.

    Einfügen von Bildern aus dem Web, Tabellen oder Kopfzeilen sind selbstverständliche Funktionen in ONLYOFFICE.

    Grundlegende Features wie Tabellensatz, Einbinden von Grafiken, Diagramme, Kopf- und Fußzeilen oder Fuß- bzw. Endnoten sind erwartungs­gemäß vorhanden. Hinzu kommen eine Rechtschreib­prüfung für zahlreiche Sprachen, Auto­korrektur, Textfelder, Absatz­kontrolle, manuelle Seiten- und Abschnitts­umbrüche, mehrspaltiges Layout oder ein mathematischer Formelsatz.

    Recht schwach fällt die Funktion Suchen und Ersetzen aus, die keine Platzhalter oder regulären Ausdrücke akzeptiert. Die einzige Option bezieht sich auf das Ignorieren von Groß- und Kleinschreibung.

    Suchen und Ersetzen unterstützt nur Zeichenketten, aber keine RegEx.

    Die Textverarbeitung bietet zudem alle Funktionen aus dem Überprüfen-Menü von Word, so dass man Änderungen nachverfolgen, akzeptieren oder ablehnen sowie Kommentare hinterlassen kann. Die beiden anderen Anwendungen beschränken sich ähnlich wie die Pendants von MS Office hier auf Kommentare.

    ONLYOFFICE beherrscht den von MS Word bekannten Überarbeitungsmodus.

    Die Tabellen­kalkulation verfügt ebenfalls über eine ordentliche Grund­ausstattung, die gängigen Aufgaben genügt. Aber bekanntlich reizen viele Unternehmen die Möglichkeiten von Excel sehr weit aus und entwickeln mit Makros und externen Datenquellen komplexe Anwendungen.

    Solchen Ansprüchen wird ONLYOFFICE sicher nicht gerecht und kann für Power-User daher Excel nicht ersetzen.  Selbst der Austausch von Dokumenten dürfte in solchen Fällen an seine Grenzen stoßen, weil ONLYOFFICE keine VBA-Makros unterstützt, sondern auf Javascript und eigene API-Aufrufe setzt.

    Dateiformate

    ONLYOFFICE nutzt Microsofts Office Open XML nicht nur für den Import und Export, sondern als natives Format. Freilich ist das Lesen und Schreiben von .docx, .xlsx oder .pptx alleine noch keine Gewähr dafür, dass die entsprechenden Dokumente auch so dargestellt werden, wie sie in MS Office formatiert wurden.

    In dieser Disziplin gibt ONLYOFFICE eine gute Figur ab, soweit sich dies nach dem Test mit einigen Dokumenten sagen lässt. Aber immerhin erfolgte etwa der Import eines ca. 250 Seiten langen Buch­manuskripts sehr zügig, und die Darstellung ließ keine Mängel erkennen.

    Das Dokument enthielt unter anderem ein Inhalts­verzeichnis, mehrere Abschnitte und Gliederungs­ebenen, Fuß- und Kopfzeilen sowie zahlreiche Abbildungen. Klaglos übernimmt ONLYOFFICE auch die Änderungen, wenn diese in Word nachverfolgt wurden, sowie Kommentare der Bearbeiter.

    Neben den Dateiformaten von Microsoft unterstützt ONLYOFFICE auch noch jene von OpenOffice, RTF, PDF oder reinen Text. Hinzu kommt noch die Option HTML, aber dahinter verbirgt sich das Web-Format von Microsoft Office.

    ONLYOFFICE unterstützt beim Speichern mehrere populäre Dateiformate.

    Dieses strotzt vor Namespaces sowie Direkt­formatierungen und ist ein Graus für jeden Webmaster. Für die Integration in Content-Management-Systeme und das Publizieren im Web wäre ein Export in ein sauberes HTML sicherlich ein Vorteil.

    Erweiterung über Plugins

    Der Funktionsumfang von ONLYOFFICE lässt sich mit Hilfe von Plugins erweitern. Zum Lieferumfang des Pakets gehören etwa ein Foto-Editor, ein Tool zum Einbetten von Youtube-Videos, ein Übersetzer, der im Hintergrund Google Translate nutzt, ein Thesaurus und Syntax-Highlighter für diverse Programmier­sprachen.

    Interessant ist zudem das eingebettete OCR-Tool, das Schrift in Grafiken erkennen und in Text übersetzen kann.

    Texterkennung durch das OCR-Plugin von ONLYOFFICE

    Fazit

    ONLYOFFICE umfasst die drei Kern­anwendungen Text­verarbeitung, Tabellen­kalkulation und Präsentations­grafik. Die nativen Applikationen für Windows, macOS und Linux sowie die Web-basierten Apps sehen alle gleich aus und bieten überall dieselben Funktionen.

    Sie lassen sich nicht nur als Frontends für Cloud-Services nutzen, sondern auch on-prem installieren und an eine ganze Reihe von CMS-, Wiki- oder Collaboration-Systeme anbinden. Ihre besondere Stärke besteht in den Funktionen zur Zusammen­arbeit, insbesondere im gleichzeitigen Editieren von Dokumenten.

    Die Unterstützung für Office Open XML macht einen sehr soliden Eindruck, so dass der Austausch von Dokumenten mit MS Office in meisten Fällen reibungslos funktioniert (solange etwa keine VBA-Makros ausgeführt werden müssen).

    Dennoch dürfte sich das Paket in den meisten Organisationen nicht als vollständiger Ersatz für Microsoft Office eigenen. Kaufmännische Abteilungen beispielsweise werden Excel kaum zugunsten der Tabellen­kalkulation von ONLYOFFICE aufgeben und auch das Marketing wird schwerlich auf PowerPoint, eine seiner zentralen Anwendungen, verzichten.

    ONLYOFFICE empfiehlt sich aber als preisgünstige Alternative zu Microsoft für alle Arbeitsplätze, wo eher sporadisch nicht allzu komplexe Dokumente erstellt werden. Die Stärke der Software liegt aber auf projekt­bezogenen Arbeiten auf Basis von privaten Clouds wie OwnCloud oder Collaboration-Systemen.

    Verfügbarkeit

    ONLYOFFICE gibt es in mehreren Ausführungen, darunter in der kostenlosen Community Edition. Die Entwicklung erfolgt unter einer Open-Source-Lizenz und der Quellcode ist somit zugänglich. Die Einschränkungen der kostenfreien Variante sind eher gering. Einen Funktions­vergleich zwischen den Editionen findet sich auf dieser Seite, diese lassen sich von dort auch gleich herunter­laden.

    Auf der Website des Herstellers findet sich zudem eine umfangreiche Dokumentation, welche auch die Integration der Editoren in die verschiedenen Backends beschreibt und Code-Beispiele für Web-Anwendungen umfasst, für die es keine Konnektoren gibt.

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