Offline-Dateien, Live Sync, Mesh und SharePoint Workspace im Vergleich

    MeshDas zunehmende mobile Arbeiten sowie die Vielfalt an Clients führen dazu, dass Daten immer öfter an mehreren Orten und auf verschiedenen Geräten verfügbar sein müssen. Im Zeitalter der globalen Vernetzung sollte es theoretisch zwar möglich sein, von überall auf einen zentralen Datenbestand zuzugreifen. In der Praxis müssen Daten aber immer wieder auch offline abrufbar sein, so dass Mechanismen zum Datenabgleich zwischen diversen Geräten benötigt werden. Microsoft bietet zu diesem Zweck gleich mehrere Produkte an, deren Funktionen sich teilweise überschneiden. Hier eine Übersicht, die bei der Auswahl helfen soll:

    Windows Offline-Dateien

    Dieser Mechanismus geht bereits auf Windows 2000 zurück und wurde in Vista etwas aufpoliert. Primäres Anliegen von Offline Files ist es, Dateien von einem File-Server lokal zwischenzuspeichern, so dass sie etwa auf einem Notebook auch unterwegs bearbeitet werden können. Nachdem sich der Client wieder mit dem Server verbunden hat, gleicht diese Funktionen die offline vorgenommenen Änderungen mit dem Backend ab.

    Das ganze Verfahren ist Datei-basierend, d.h., die kleinste synchronisierbare Einheit ist eine Datei. Werden während der Offline-Zeit des Clients sowohl das Original als auch die lokale Kopie verändert, führt das zu einem Replizierungskonflikt, den der Benutzer selbst auflösen muss, indem er sich für eine Version entscheidet.

    Aufgrund ihres Konzepts kann diese Windows-Funktion nur Dateien synchronisieren, die über Netzwerkfreigaben, also über SMB/CIFS, erreichbar sind. Dafür ist es in der Lage, die Pfade zu den Ursprungsdateien, sowohl über UNC als auch über Laufwerkskennungen, offline beizubehalten. Somit greifen die Benutzer und die Software offline transparent auf die lokalen Kopien zu.

    Der relativ schlichte Mechanismus ist hinsichtlich der Gegenstelle weitgehend anspruchslos, weil er nicht mehr braucht als den Zeitstempel der betroffenen Dateien. Deswegen klappt er auch mit Linux/Samba oder einem anderen Windows-Client, es muss also kein Windows Server sein.

    Wer allerdings erwartet, dass sich Offline Files dafür eignet, sein Benutzerprofil zwischen mehreren PCs oder Notebooks synchron zu halten, hegt zu hohe Erwartungen. Die Funktion ist für die temporäre lokale Zwischenspeicherung von ausgewählten Ordnern und Dateien gedacht, die standardmäßig unter c:\windows\csc abgelegt werden. Ein permanenter Abgleich etwa zwischen dem Ordner "Dokumente" auf dem Quell- und dem Zielsystem ist nicht vorgesehen.

    Als Feature, das für den Einsatz in Unternehmen gedacht ist, lässt es sich über Gruppenrichtlinien verwalten. Das betrifft nicht nur das generelle Aktivieren oder Deaktivieren dieser Funktion, sondern auch die Konfiguration ihres Verhaltens, etwa über langsame Verbindungen.

    SharePoint Workspace 2010 (ehemals Groove)

    Als die Windows Offline-Dateien eingeführt wurden, waren File-Server noch das Standardmittel, um Dokumente für die gemeinsame Bearbeitung zur Verfügung zu stellen. Diese berüchtigten Datengräber kommen indes immer mehr aus der Mode, weil moderne Datenbank-gestützte Collaboration-Tools dafür wesentlich besser geeignet sind. Microsoft beschleunigte diese Umstellung durch die Integration der Windows Sharepoint Services in das Betriebssystem.

    Während Exchange mit Outlook seit Jahren einen offline-fähigen Client besitzt, wies Sharepoint hier lange eine Lücke auf. Das lag auch daran, dass der Sharepoint Server über ein breites Spektrum an Funktionen verfügt, das sich offline nicht durch einen Client abbilden lässt. So sind elektronische Formulare eine Domäne für Infopath, während sich die BI-Funktionen am besten auf Excel abbilden lassen. Für das Portal oder das Web-CMS mangelt es dagegen an Offline-Clients.

    Der Zukauf von Groove vor fünf Jahren sollte die Client-Lücke schließen. Das Peer-to-Peer-Tool (P2P) von Ray Ozzie verfügt über einen ausgefeilten und sicheren Synchronisierungsmechanismus, der sich besonders dafür eignet, Daten mit Partnern außerhalb des Unternehmens unkompliziert auszutauschen. Microsoft positionierte bereits die mit Office 2007 ausgelieferte Version Groove 2007 als Sharepoint-Client. Allerdings lässt sich Groove auch als Alternative zu den Offline-Dateien einsetzen, weil es auch Dateisysteme synchronisieren kann.

    In Office 2010 ändert Groove seinen Namen auf Sharepoint Workspace 2010, womit das Tool für das Marketing primär als Sharepoint-Client fungiert. Zu den technischen Neuerungen gehören vor allem die engere Integration in Office 2010 und Windows (Authentifizierung über Anmeldeinformationen von Windows, Menüband, mit Desktop Search 4.0 durchsuchbar, etc.).

    Live Sync

    Unter dieser Bezeichnung bietet Microsoft das von Byte Taxi 2005 zugekaufte FolderShare an. Es handelt sich dabei zwar um ein kostenloses Consumer-Tool, aber es eignet sich durchaus auch für kleinere Unternehmen. Für die Synchronisierung von Dateien muss auf allen beteiligten Rechner eine entsprechende Software installiert werden. Neben Windows unterstützt Live Sync auch dem Mac, allerdings nur in einer nicht lokalisierten englischen Version. Zusätzlich wird eine Windows Live ID benötigt, da der Datenabgleich über einen Online-Service gesteuert wird.

    Die Synchronisierung erfolgt im P2P-Verfahren, so dass die beteiligten Rechner für den Datenabgleich online sein müssen. Die Übertragung erfolgt per Voreinstellung verschlüsselt. Wenn sich die zu synchronisierenden PCs innerhalb eines LANs befinden, dann ist Live Sync schlau genug, die Daten nicht über das Internet, sondern über das lokale Netz zu übertragen.

    Live Sync - Persönlichen Ordner erstellenDie Software wird zum Teil über eine Browser-Oberfläche und zum Teil über das Symbol im System Tray gesteuert. Diese Art der Bedienung ist nicht besonders intuitiv, weil die Synchronisierung eines Ordners auf dem ersten Rechner über den Browser angestoßen werden muss ("Persönlichen Ordner erstellen"), aber auf den anderen PCs über die Client-Software aktiviert wird.

    Die Zuordnung eines entfernten Ordners zu einem beliebigen lokalen Verzeichnis erlaubt jedoch, dass etwa Bilder oder Texte über verschiedene Windows-Versionen hinweg dorthin gespeichert werden, wo sie bedeutungsmäßig hingehören, auch wenn sich die Verzeichnisstruktur für die Benutzerdaten geändert hat.

    Neben der Synchronisierungsfunktion bietet Live Sync optional den Fernzugriff auf freigegebene Ordner via Browser an. Auf diesem Weg könnte man etwa Dokumente vom Bürorechner herunterzuladen, um sie zu Hause weiter zu bearbeiten. Dieser Download erfolgt allerdings unverschlüsselt.

    Live Mesh

    Mesh ist ein weiteres Projekt von Ray Ozzie, das nach Lotus Notes und Groove einen Schwerpunkt auf Datensynchronisierung legt. Microsofts Chief Software Architect hat sich dafür den Spott von Joel Spolsky eingehandelt.

    Salopp formuliert handelt es sich bei Mesh um die Funktionen von Live Sync plus einige zusätzliche Features - beziehungsweise das soll es in der endgültigen Form sein, wenn es die seit 2 Jahren dauernde Betaphase beendet hat. Zurzeit gibt es die Client-Software offiziell nur für XP und Vista, die Preview für den Mac ist eingeschränkt und die Unterstützung für mobile Geräte ist "coming soon". Im Gegensatz zu Live Sync lassen sich Ordner aber direkt über den Explorer für die Synchronisierung auswählen, während Ersteres dafür eine Web-Oberfläche bietet.

    Der wesentliche Unterschied zu Live Sync besteht jedoch darin, dass Mesh 5 GB Online-Speicherplatz bietet ("Live Desktop"), in den die beteiligten Clients Daten replizieren können. Auf sie kann mittels Web-Browser von überall zugegriffen werden. Bei Bedarf kann man die Online-Ordner auch für andere Benutzer freigeben. Allerdings muss der Cloud-Speicher nicht genutzt werden, vielmehr lässt sich Mesh im P2P-Modus betreiben wie Live Sync.

    Ein weiteres interessantes Feature von Mesh ist der Remote Desktop. Dabei handelt es sich um die Möglichkeit, auf PCs nach dem Muster der Terminaldienste via RDP zuzugreifen. Damit dient Mesh nicht nur als Synchronisierungs-Tool, sondern auch als Fernwartungsprogramm.

    Aufgrund der Überschneidungen zwischen Live Sync und Live Mesh gibt es Spekulationen darüber, ob die beiden Produkte zusammengelegt werden. Aufgrund seines größeren Funktionsumfangs wäre es naheliegend, dass Mesh der gemeinsame Nachfolger für beide Synchronisierungs-Tools wird. Auf Basis seines derzeitigen Entwicklungsstands kann es Live Sync aber noch nicht ablösen.

    2 Kommentare

    Bild von Juergen Hill
    Juergen Hill sagt:
    12. April 2010 - 4:28

    Schön,
    dass mal jemand auf das Thema Windows-Offline-Dateien eingeht. Arbeite bereits seit Jahren damit und stelle immer wieder fest, dass diese für viele Windows User - selbst Experten - ein Buch mit sieben Siegeln sind.

    Leider ist das Arbeiten mit Offline-Dateien nicht ganz so problemlos, wie es sich liest (evtl. mal eine Idee für einen kleinen Workshop?).

    Deshalb eine paar Anmerkungen aus der Praxis:

    1. Offline-Dateien werden leider nur ab den Professional-Varianten aufwärts unterstützt.

    2. Die Offline-Versionen verschiedener Windows-Versionen sind nur bedingt kompatibel. Beobachtung: In einem Windows-Verbund aus XP und Vista wurde der Ordner X:\test als offline definiert. Synchronisierung auch neu angelegter Dateien klappt super. NUN DAS ABER: Wird jetzt unter X:\test ein neuer Unterordner test2 angelegt, klappt die Synchronisation nicht mehr automatisch. Der Xp-Rechner kapierte es nur, wenn der neue Unterordner explizit als Offline neu definiert wurde.

    3. Wer mit Offline-Dateien in Verbindung mit Linux/Samba arbeitet, sollte genau prüfen, ob die Synchronisation wirklich zuverlässig klappt. Gerade das Zusammenspiel vieler NAS-Systeme (Linux) mit Windows 7 macht hier oft Probleme. Eine Ursache können veraltete Samba-Implmentierungen bzw. nachlässige Konfigurationen auf den NAS-Systemen sein.

    4. Eine Alternative zur Synchronisation sind eventuell die verschiedenen Groupware/CMS-Systeme für Linux oder auf Apache/MySQL aufsetzende Varianten. Häufig lässt sich damit auch Calendaring, Mail etc. synchronisieren. Je nach System ist so auch eine Anbinung mobiler Endgeräte (Handys, Smartphones) realisierbar sowie ein Browser-Zugriff, ohne einen MS-Server zu benötigen.

    Viele Spass beim Experimentieren
    Jürgen Hill

    Bild von Marco Rutzke
    Marco Rutzke sagt:
    14. Februar 2014 - 13:13

    Sehr guter Beitrag. Eine kleine Anmerkung habe ich zum Thema SharePoint Workspace dann doch. Leider ist dieser im SharePoint 2013 durch das sog. SkyDrive ersetzt wurden. Dadurch lassen sich ab SharePoint 2013 lediglich noch Dokumente und Bilder synchronisieren.

    Im SharePoint Workspace war es bislang immer möglich komplette Webseiten mit Listen und Dokumentenbibliotheken zu synchronisieren. Diese Funktion fehlt in SharePoint 2013 wirklich sehr.

    Ich hoffe, dass Microsoft mit der nächsten Sharepoint Version dieses Feature wieder bereitstellt.